Hogyan tud a PMO hatékonyabban beszámolni a projekt állapotáról a vállalat vezetésének?
Előző munkahelyemen egy nagy lengyel vállalatnál töltöttem be a stratégiai igazgatói pozíciót. Ez idő alatt az általam irányított területen létrehoztak egy projektmenedzsment irodát (PMO). A vállalat nagy jelentőséget tulajdonított a szilárd üzleti stratégiának, és jelentős erőfeszítéseket tett annak hatékony megvalósítása érdekében. Széles körben ismert, hogy amikor egy vállalat stratégiai célokat dolgoz ki, akkor minden egyes célhoz projekteket határoznak meg, amelyek segítik a célok elérését. Mivel a vállalatnál, ahol dolgoztam, nőtt a projektek száma, ez vezetett a PMO létrehozásához. A vállalat vezetősége úgy döntött, hogy minden hónapban egy napot szentel annak, hogy felülvizsgálják, hogyan valósulnak meg a stratégiai projektek – ennek eredményeképpen minden hónapban megjelent a vezetői csapat minden tagjának naptárában egy egész napos esemény, a Stratégiai projektek felülvizsgálata. A cikkben kifejtem, hogy ez a kezdeményezés hogyan hatott a projektek végrehajtásának hatékonyságára, és milyen kihívásokkal szembesültünk a megvalósítás során – bátorítom, hogy olvassa tovább, ha többet szeretne megtudni a folyamat részleteiről.
A projektmenedzsment iroda létrehozásának háttere és kihívásai
A vállalat vezetősége úgy döntött, hogy minden hónapban egy teljes napot szentel a stratégiai projektek végrehajtásának felülvizsgálatára. Ennek eredményeképpen a vezetőség minden tagjának minden hónapban be volt ütemezve a naptárába egy egész napos esemény, a stratégiai projektek felülvizsgálata. A vezetőség előírta a PMO igazgatójának, hogy minden egyes havi projektáttekintésre készítsen egy PowerPoint prezentációt, amelyben minden egyes projekt állapotát két dián ismertette, egy előre kidolgozott szabványosított formátumot követve. És itt kezdődtek az első kihívások a PMO igazgatója számára. Ahhoz, hogy ezt a PowerPoint prezentációt elkészítse a vezetőség számára, a PMO igazgató igyekezett minden egyes projektvezetővel előzetesen találkozni, hogy megbeszéljék a projekt állapotát, majd ennek megfelelően frissítse a két állapotfóliát. Jelentős problémát jelentett ezeknek a találkozóknak az ütemezése. A projektvezetők gyakran nem találtak időt a találkozóra, és még ha be is volt ütemezve egy találkozó, azt gyakran többször is átütemezték, mert „valami más elsőbbséget kapott”. Ennek eredményeként előfordult, hogy a stratégiai projekt felülvizsgálata során a vezetőség elégedetlenségét fejezte ki a PMO munkájával kapcsolatban – annak ellenére, hogy a PMO jelentős erőfeszítéseket tett annak érdekében, hogy mindent előkészítsen a megbeszélés előtt. Úgy vélem, hasonló helyzetek sok szervezetben előfordulhatnak.
Megoldás: Az automatizált projektfelülvizsgálatok funkcionalitása
Amikor a FlexiProject projekt- és portfóliómenedzsment szoftver kifejlesztése mellett döntöttünk, stratégiai célunk az volt, hogy olyan eszközt hozzunk létre, amely jelentősen megkönnyíti a PMO munkáját a vállalat projektállapotának – pontosabban a projektek állapotának – a vezetői csapat számára történő jelentésében. Ennek elérése érdekében bevezettük az automatizált projektértékelések funkcióját. Mielőtt részletesen leírnám, hogyan működnek az automatizált projektértékelések, szeretném hangsúlyozni, hogy a gyakorlatban rendkívül hatékonynak bizonyultak. Néhány nagyvállalat, amely már egy ideje használja a FlexiProject oldalt (mind a gyártóiparban, mind a pénzügyi intézményekben), integrálta az automatizált projektáttekintéseket a vezetőség számára készített projektállapot-jelentési mechanizmusokba. Ez azt jelenti, hogy amikor a projektmenedzser vagy a PMO jelentést tesz a projekt állapotáról a projekt szponzorának, az irányítóbizottságnak vagy a vállalat vezetőségének, akkor ezt a FlexiProjectautomatizált felülvizsgálatok segítségével kell megtennie.
Enhance project management efficiency with a integrated tool for complex projects, quick wins, and daily tasks, boosting productivity significantly.
Hogyan működik a gyakorlatban a projekt állapotáról szóló jelentés a vezetőség felé?
A FlexiProject rendszerben egy új projektfelülvizsgálat létrehozásakor a PMO megadja a felülvizsgálat nevét, a felülvizsgálat időpontját, és kiválasztja a felülvizsgálandó projekteket. Ekkor minden projektmenedzser kap egy e-mail értesítést a rendszerből, amelyben tájékoztatja őket arról, hogy projektjüket a megadott napon az igazgatótanács, a szponzor vagy az irányítóbizottság fogja felülvizsgálni. A felülvizsgálat időpontja előtt a projektmenedzsernek frissítenie kell az összes adatot a rendszerben, és ki kell töltenie az úgynevezett One Pager-t, amely a cikkben korábban leírtak szerint két .ppt formátumú diának felel meg. A FlexiProject rendszerben azonban ez a folyamat sokkal egyszerűbb, mivel a One Pager űrlap számos eleme automatikusan kitöltődik, és a projektmenedzser feladata csak annyi, hogy megfelelően kommentálja a projektje helyzetét. Miután a projektmenedzser kitöltötte a One Pager-t, a „felülvizsgálatra kész” gombra kattint, és abban a pillanatban a PMO látja ezt az információt. Az alábbi ábra egy minta One Pager-t mutat:
Amikor a projektmenedzserek kitöltik a One Pagereket és bejelentik a felülvizsgálatra való készenlétet, a PMO azonnal láthatja a műszerfalon, hogy mely projektek állnak készen a felülvizsgálatra. Amint az alábbi ábrán látható, ahol a bal oldalon egy kis zöld jelzés látható, az azt jelenti, hogy a projektvezető értesítette a felülvizsgálatra való készenlétről.
Amikor az összes projektmenedzser jelenti a felülvizsgálatra való felkészültségét, mind a PMO, mind az igazgatóság egyetlen oldalon megjelenítheti az összes projekt állapotát a projektmenedzserek megjegyzéseivel együtt. A projektmenedzserek észrevételei közvetlenül az igazgatótanács és más érdekelt felek számára kerülnek jelentésre. Ha túl sok projekt van ezen a műszerfalon, és nehéz a listában navigálni, a vezérigazgató például csak az átlagos vagy rossz állapotú projekteket szűrheti ki, és a problémás projektekre összpontosíthat, amelyeknél az igazgatótanács valamelyik tagjának válaszára és döntésére van szükség. Ami hasznos a szervezeteknél, az a lehetőség, hogy a korábbi One Pagereket is átnézhetik, és például láthatják, hogy a projektvezető mit mondott a projektjéről három vagy hat hónappal ezelőtt. Az automatizált projektáttekintések jelentősen javítják a PMO munkájának kényelmét és hatékonyságát, valamint egyértelműen tájékoztatják az igazgatótanácsot a vállalat projekthelyzetéről.
