Strumenti

In che modo il PMO può riferire lo stato dei progetti al management dell'azienda in modo più efficace?

Nel mio precedente lavoro, ho ricoperto la posizione di Direttore Strategico presso una grande azienda polacca. In quel periodo, nell’area da me gestita è stato istituito un ufficio di gestione dei progetti (PMO). L’azienda dava grande importanza a una solida strategia aziendale e si impegnava a fondo per attuarla in modo efficace. È risaputo che quando un’azienda sviluppa una serie di obiettivi strategici, per ogni obiettivo vengono identificati dei progetti che aiutano a raggiungerli. Con l’aumento del numero di progetti nell’azienda in cui lavoravo, questo ha portato alla creazione del PMO. La direzione dell’azienda decise di dedicare un giorno al mese alla revisione dell’implementazione dei progetti strategici: il risultato fu un evento di un’intera giornata chiamato “Strategic Project’s Review” che ogni mese compariva nel calendario di ogni membro del team di gestione. Nell’articolo ti spiegherò come questa iniziativa ha avuto un impatto sull’efficienza dell’esecuzione dei progetti e le sfide che abbiamo affrontato durante la sua implementazione – ti invito a continuare a leggere per saperne di più sui dettagli di questo processo.

Il contesto di creazione e le sfide del Project Management Office

La direzione dell’azienda decise di dedicare un’intera giornata al mese alla revisione dell’implementazione dei progetti strategici. Di conseguenza, ogni mese ogni membro del team di gestione aveva in calendario un evento di un’intera giornata chiamato “Revisione dei progetti strategici”. La direzione richiedeva al direttore del PMO di preparare una presentazione in PowerPoint per ogni revisione mensile dei progetti, in cui lo stato di ogni progetto veniva descritto in due diapositive, seguendo un formato standardizzato sviluppato in anticipo. Ed è qui che sono iniziate le prime sfide per il direttore del PMO. Per creare questa presentazione in PowerPoint per la direzione, il direttore del PMO cercava di incontrare in anticipo ogni project manager per discutere lo stato del progetto e aggiornare di conseguenza le due diapositive sullo stato. Un problema significativo era la programmazione di questi incontri. Spesso i project manager non riuscivano a trovare il tempo per incontrarsi e, anche quando veniva fissato un incontro, questo veniva spesso riprogrammato più volte perché “qualcos’altro aveva la priorità”. Di conseguenza, ci sono state situazioni in cui, durante la revisione del progetto strategico, la direzione ha espresso insoddisfazione per il lavoro del PMO, nonostante quest’ultimo si sia impegnato a fondo per preparare tutto prima della riunione. Credo che situazioni simili possano verificarsi in molte organizzazioni.

Una soluzione: La funzionalità delle revisioni automatizzate dei progetti

Quando abbiamo deciso di sviluppare il software di gestione dei progetti e del portafoglioFlexiProject , il nostro obiettivo strategico era quello di creare uno strumento che facilitasse in modo significativo il lavoro del PMO nel riportare lo stato dei progetti dell’azienda, in particolare lo stato dei progetti per il team di gestione. Per raggiungere questo obiettivo, abbiamo introdotto la funzionalità di revisione automatica dei progetti. Prima di descrivere nel dettaglio il funzionamento delle revisioni automatizzate dei progetti, voglio sottolineare che nella pratica si sono dimostrate molto efficaci. Alcune grandi aziende che utilizzano FlexiProject da tempo (sia nel settore produttivo che in quello finanziario) hanno integrato le revisioni automatizzate dei progetti nei loro meccanismi di reporting sullo stato dei progetti per la direzione. Ciò significa che quando un project manager o un PMO riferiscono lo stato di un progetto allo sponsor del progetto, al comitato direttivo o alla direzione dell’azienda, sono tenuti a farlo utilizzando le revisioni automatiche di FlexiProject.

Come funziona in pratica il reporting dello stato del progetto alla direzione?

Quando tutti i project manager segnalano la loro disponibilità alla revisione, sia il PMO che il consiglio di amministrazione possono visualizzare tutti gli stati del progetto insieme ai commenti dei project manager in un’unica pagina. I commenti dei project manager vengono riportati direttamente al consiglio di amministrazione e agli altri stakeholder. Se il cruscotto contiene troppi progetti ed è difficile navigare nell’elenco, ad esempio, l’amministratore delegato può filtrare solo i progetti che hanno una condizione media o scarsa e concentrarsi sui progetti problematici per i quali è necessaria una risposta e una decisione da parte di un membro del consiglio. Nelle organizzazioni è utile la possibilità di rivedere gli storici di One Pager e, ad esempio, vedere cosa ha detto il project manager sul suo progetto tre o sei mesi fa. Le revisioni automatizzate dei progetti migliorano notevolmente il comfort e l’efficacia del lavoro del PMO, oltre a fornire chiaramente al consiglio di amministrazione informazioni sulla situazione dei progetti dell’azienda.