Cum poate PMO să raporteze mai eficient stadiul proiectelor către conducerea companiei?
În locul meu de muncă anterior, am deținut funcția de director de strategie la o mare companie poloneză. În acea perioadă, a fost înființat un birou de gestionare a proiectelor (PMO) în zona pe care o gestionam. Compania a acordat o mare importanță unei strategii de afaceri solide și a depus eforturi semnificative pentru a o pune în aplicare în mod eficient. Este cunoscut faptul că, atunci când o companie dezvoltă un set de obiective strategice, sunt identificate proiecte pentru fiecare obiectiv, pentru a contribui la atingerea acestora. Pe măsură ce numărul de proiecte din compania în care am lucrat a crescut, acest lucru a dus la crearea PMO. Conducerea companiei a decis să dedice o zi în fiecare lună pentru a analiza modul în care proiectele strategice erau puse în aplicare – ca urmare, în calendarul fiecărui membru al echipei de conducere a apărut în fiecare lună un eveniment de o zi întreagă numit Analiza proiectelor strategice. În articol, voi explica modul în care această inițiativă a influențat eficiența executării proiectelor și provocările cu care ne-am confruntat în timpul implementării sale – vă încurajez să citiți mai departe pentru a afla mai multe detalii despre acest proces.
Contextul înființării și provocările Biroului de gestionare a proiectelor
Conducerea companiei a decis să dedice o zi întreagă în fiecare lună revizuirii implementării proiectelor strategice. Ca urmare, în fiecare lună, fiecare membru al echipei de conducere avea programat în calendar un eveniment de o zi întreagă numit Revizuirea proiectelor strategice. Conducerea a solicitat directorului PMO să pregătească o prezentare PowerPoint pentru fiecare revizuire lunară a proiectelor, în care starea fiecărui proiect era descrisă pe două slide-uri, urmând un format standardizat elaborat în prealabil. Și aici au început primele provocări pentru directorul PMO. Pentru a crea această prezentare PowerPoint pentru conducere, directorul PMO a încercat să se întâlnească în prealabil cu fiecare manager de proiect pentru a discuta despre stadiul proiectului și apoi să actualizeze în consecință cele două slide-uri privind stadiul. O problemă semnificativă a fost programarea acestor întâlniri. Adesea, managerii de proiect nu găseau timp pentru a se întâlni și, chiar și atunci când era programată o întâlnire, aceasta era frecvent reprogramată de mai multe ori deoarece „altceva avea prioritate”. Ca urmare, au existat situații în care, în timpul revizuirii proiectului strategic, conducerea și-a exprimat nemulțumirea față de activitatea PMO – în ciuda faptului că PMO a depus eforturi semnificative pentru a pregăti totul înainte de întâlnire. Cred că situații similare pot apărea în multe organizații.
O soluție: Funcționalitatea revizuirii automate a proiectelor
Atunci când am decis să dezvoltăm software-ul de gestionare a proiectelor și portofoliilorFlexiProject , obiectivul nostru strategic a fost să creăm un instrument care să faciliteze în mod semnificativ activitatea PMO de raportare a stadiului proiectelor companiei – în special, stadiile proiectelor pentru echipa de management. Pentru a realiza acest lucru, am introdus funcționalitatea de revizuire automată a proiectelor. Înainte de a descrie în detaliu modul în care funcționează revizuirile automate ale proiectelor, doresc să subliniez faptul că acestea s-au dovedit foarte eficiente în practică. Unele companii mari care utilizează FlexiProject de ceva timp (atât în industriile de producție, cât și în instituțiile financiare) au integrat revizuirile automate ale proiectelor în mecanismele lor de raportare a stadiului proiectelor pentru conducere. Aceasta înseamnă că, atunci când un manager de proiect sau un PMO raportează stadiul unui proiect sponsorului de proiect, comitetului director sau conducerii companiei, aceștia sunt obligați să facă acest lucru utilizând analizele automate de la FlexiProject.
Enhance project management efficiency with a integrated tool for complex projects, quick wins, and daily tasks, boosting productivity significantly.
Cum funcționează în practică raportarea stadiului proiectului către conducere?
În sistemul FlexiProject, la crearea unei noi revizuiri de proiect, PMO introduce numele revizuirii, data la care aceasta urmează să aibă loc și selectează proiectele care urmează să fie revizuite. În acest moment, fiecare manager de proiect primește o notificare prin e-mail din partea sistemului prin care este informat că proiectul său va fi examinat de consiliu, sponsor sau comitet director în ziua specificată. Înainte de data revizuirii, managerul de proiect trebuie să actualizeze toate datele din sistem și să completeze așa-numitul One Pager, care este echivalent cu două diapozitive în .ppt, așa cum s-a descris mai devreme în articol. Cu toate acestea, în sistemul FlexiProject, acest proces este mult mai ușor, deoarece multe elemente din formularul One Pager sunt completate automat, iar rolul managerului de proiect este doar de a comenta în mod corespunzător situația proiectului său. După ce managerul de proiect a completat formularul One Pager, acesta face clic pe butonul „gata pentru revizuire”, iar în acel moment, PMO vede aceste informații. Următoarea ilustrație prezintă un exemplu de One Pager:
Atunci când managerii de proiect își completează One Pagers și notifică disponibilitatea pentru revizuire, PMO poate vedea imediat pe tabloul său de bord care proiecte sunt pregătite pentru revizuire. După cum se arată în ilustrația de mai jos, ori de câte ori există un mic marker verde în partea stângă, înseamnă că managerul de proiect a informat cu privire la pregătirea pentru revizuire.
Atunci când toți managerii de proiect își raportează disponibilitatea pentru revizuire, atât PMO, cât și consiliul de administrație pot afișa pe o singură pagină toate statusurile proiectului, împreună cu comentariile managerilor de proiect. Comentariile managerilor de proiect sunt raportate direct consiliului și altor părți interesate. Dacă există prea multe proiecte pe acest tablou de bord și este dificil să navigați pe listă, de exemplu, CEO-ul poate filtra doar acele proiecte care au o stare medie sau slabă și se poate concentra pe proiectele problematice pentru care sunt necesare un răspuns și o decizie din partea unui membru al consiliului. Ceea ce este util în organizații este capacitatea de a revizui istoricul One Pagers și, de exemplu, de a vedea ce a spus managerul de proiect despre proiectul său în urmă cu trei sau șase luni. Revizuirile automatizate ale proiectelor îmbunătățesc în mod semnificativ confortul și eficiența activității PMO, precum și furnizează în mod clar consiliului informații despre situația proiectelor companiei.
