Conducerea companiei a decis să dedice o zi întreagă în fiecare lună revizuirii implementării proiectelor strategice. Ca urmare, în fiecare lună, fiecare membru al echipei de conducere avea programat în calendar un eveniment de o zi întreagă numit Revizuirea proiectelor strategice. Conducerea a solicitat directorului PMO să pregătească o prezentare PowerPoint pentru fiecare revizuire lunară a proiectelor, în care starea fiecărui proiect era descrisă pe două slide-uri, urmând un format standardizat elaborat în prealabil. Și aici au început primele provocări pentru directorul PMO. Pentru a crea această prezentare PowerPoint pentru conducere, directorul PMO a încercat să se întâlnească în prealabil cu fiecare manager de proiect pentru a discuta despre stadiul proiectului și apoi să actualizeze în consecință cele două slide-uri privind stadiul. O problemă semnificativă a fost programarea acestor întâlniri. Adesea, managerii de proiect nu găseau timp pentru a se întâlni și, chiar și atunci când era programată o întâlnire, aceasta era frecvent reprogramată de mai multe ori deoarece „altceva avea prioritate”. Ca urmare, au existat situații în care, în timpul revizuirii proiectului strategic, conducerea și-a exprimat nemulțumirea față de activitatea PMO – în ciuda faptului că PMO a depus eforturi semnificative pentru a pregăti totul înainte de întâlnire. Cred că situații similare pot apărea în multe organizații.
Atunci când am decis să dezvoltăm software-ul de gestionare a proiectelor și portofoliilorFlexiProject , obiectivul nostru strategic a fost să creăm un instrument care să faciliteze în mod semnificativ activitatea PMO de raportare a stadiului proiectelor companiei – în special, stadiile proiectelor pentru echipa de management. Pentru a realiza acest lucru, am introdus funcționalitatea de revizuire automată a proiectelor. Înainte de a descrie în detaliu modul în care funcționează revizuirile automate ale proiectelor, doresc să subliniez faptul că acestea s-au dovedit foarte eficiente în practică. Unele companii mari care utilizează FlexiProject de ceva timp (atât în industriile de producție, cât și în instituțiile financiare) au integrat revizuirile automate ale proiectelor în mecanismele lor de raportare a stadiului proiectelor pentru conducere. Aceasta înseamnă că, atunci când un manager de proiect sau un PMO raportează stadiul unui proiect sponsorului de proiect, comitetului director sau conducerii companiei, aceștia sunt obligați să facă acest lucru utilizând analizele automate de la FlexiProject.
Atunci când toți managerii de proiect își raportează disponibilitatea pentru revizuire, atât PMO, cât și consiliul de administrație pot afișa pe o singură pagină toate statusurile proiectului, împreună cu comentariile managerilor de proiect. Comentariile managerilor de proiect sunt raportate direct consiliului și altor părți interesate. Dacă există prea multe proiecte pe acest tablou de bord și este dificil să navigați pe listă, de exemplu, CEO-ul poate filtra doar acele proiecte care au o stare medie sau slabă și se poate concentra pe proiectele problematice pentru care sunt necesare un răspuns și o decizie din partea unui membru al consiliului. Ceea ce este util în organizații este capacitatea de a revizui istoricul One Pagers și, de exemplu, de a vedea ce a spus managerul de proiect despre proiectul său în urmă cu trei sau șase luni. Revizuirile automatizate ale proiectelor îmbunătățesc în mod semnificativ confortul și eficiența activității PMO, precum și furnizează în mod clar consiliului informații despre situația proiectelor companiei.