Jak může PMO efektivněji informovat vedení společnosti o stavu projektů?
Ve svém předchozím zaměstnání jsem zastával pozici ředitele pro strategii ve velké polské společnosti. V té době byla v oblasti, kterou jsem řídil, zřízena kancelář pro řízení projektů (PMO). Společnost kladla velký důraz na to, aby měla pevnou obchodní strategii, a vynakládala značné úsilí na její efektivní realizaci. Je všeobecně známo, že když společnost vypracuje soubor strategických cílů, jsou následně ke každému cíli určeny projekty, které mají pomoci k jejich dosažení. Protože počet projektů ve společnosti, kde jsem pracoval, rostl, vedlo to k vytvoření PMO. Vedení společnosti se rozhodlo věnovat každý měsíc jeden den přezkoumání toho, jak jsou strategické projekty realizovány – výsledkem bylo, že se v kalendáři každého člena vedení každý měsíc objevila celodenní akce nazvaná Přezkum strategických projektů. V článku vysvětlím, jak tato iniciativa ovlivnila efektivitu realizace projektů a s jakými problémy jsme se při její realizaci potýkali – doporučuji vám číst dál, abyste se dozvěděli více o podrobnostech tohoto procesu.
Kontext vzniku a výzvy kanceláře projektového řízení
Vedení společnosti se rozhodlo věnovat každý měsíc jeden celý den kontrole realizace strategických projektů. Výsledkem bylo, že každý člen vedení měl každý měsíc ve svém kalendáři naplánovanou celodenní akci nazvanou Přezkum strategických projektů. Vedení požadovalo, aby ředitel PMO připravil pro každý měsíční přezkum projektů prezentaci v PowerPointu, kde byl na dvou slajdech popsán stav každého projektu podle předem vypracovaného standardizovaného formátu. A zde začaly pro ředitele PMO první problémy. Aby mohl ředitel PMO tuto prezentaci v PowerPointu pro vedení vytvořit, snažil se předem sejít s každým projektovým manažerem, aby s ním probral stav projektu a poté odpovídajícím způsobem aktualizoval dva slajdy se stavem. Značným problémem bylo plánování těchto schůzek. Projektoví manažeři si často nemohli najít čas na schůzku, a i když byla schůzka naplánována, často byla několikrát přeložena, protože „něco jiného mělo přednost“. V důsledku toho docházelo k situacím, kdy během přezkoumání strategického projektu vedení vyjádřilo nespokojenost s prací PMO – přestože PMO vynaložilo značné úsilí, aby vše před schůzkou připravilo. Domnívám se, že podobné situace mohou nastat v mnoha organizacích.
Řešení: Funkce automatizovaných revizí projektů
Když jsme se rozhodli vyvinout software pro správu projektů a portfoliaFlexiProject , naším strategickým cílem bylo vytvořit nástroj, který by významně usnadnil práci PMO při vykazování stavu projektů ve společnosti – konkrétně stavů projektů pro řídící tým. Abychom toho dosáhli, zavedli jsme funkci automatických přehledů projektů. Než podrobně popíšu, jak automatizované revize projektů fungují, chci zdůraznit, že se v praxi ukázaly jako velmi efektivní. Některé velké společnosti, které již delší dobu používají web FlexiProject (jak ve výrobních odvětvích, tak ve finančních institucích), začlenily automatizované revize projektů do svých mechanismů pro vykazování stavu projektů pro management. To znamená, že když projektový manažer nebo PMO podává zprávu o stavu projektu sponzorovi projektu, řídicímu výboru nebo vedení společnosti, musí tak činit s využitím automatizovaných recenzí FlexiProject.
Enhance project management efficiency with a integrated tool for complex projects, quick wins, and daily tasks, boosting productivity significantly.
Jak v praxi funguje podávání zpráv o stavu projektu vedení?
V systému FlexiProject zadá PMO při vytváření nového přezkumu projektu název přezkumu, datum jeho konání a vybere projekty, které mají být přezkoumány. V tomto okamžiku obdrží každý projektový manažer ze systému e-mailové oznámení, které ho informuje o tom, že jeho projekt bude v určený den přezkoumán radou, sponzorem nebo řídicím výborem. Před datem přezkoumání musí projektový manažer aktualizovat všechny údaje v systému a vyplnit takzvaný One Pager, který odpovídá dvěma slidům ve formátu .ppt, jak bylo popsáno dříve v článku. V systému FlexiProject je však tento proces mnohem jednodušší, protože mnoho prvků ve formuláři One Pager je vyplněno automaticky a úkolem projektového manažera je pouze vhodně okomentovat situaci svého projektu. Jakmile projektový manažer vyplní svůj One Pager, klikne na tlačítko „připraveno ke kontrole“ a v tu chvíli tuto informaci vidí PMO. Následující obrázek ukazuje vzorový One Pager:
Když projektoví manažeři dokončí své One Pagery a oznámí připravenost ke kontrole, PMO může na svém řídicím panelu okamžitě vidět, které projekty jsou připraveny ke kontrole. Jak je znázorněno na obrázku níže, všude tam, kde je na levé straně malá zelená značka, to znamená, že projektový manažer informoval o připravenosti k přezkumu.
Když všichni projektoví manažeři nahlásí svou připravenost ke kontrole, může PMO i rada zobrazit všechny stavy projektů spolu s komentáři projektových manažerů na jedné stránce. Komentáře projektových manažerů jsou hlášeny přímo radě a dalším zúčastněným stranám. Pokud je na tomto panelu příliš mnoho projektů a je obtížné se v seznamu orientovat, může například generální ředitel vyfiltrovat pouze ty projekty, které mají průměrný nebo špatný stav, a zaměřit se na problematické projekty, u nichž je nutná reakce a rozhodnutí člena představenstva. Co je v organizacích užitečné, je možnost procházet historické One Pagery a například se podívat, co o svém projektu řekl projektový manažer před třemi nebo šesti měsíci. Automatizované přehledy projektů výrazně zvyšují komfort a efektivitu práce PMO a také přehledně poskytují představenstvu informace o projektové situaci ve firmě.
