Comment le PMO peut-il rendre compte plus efficacement de l’état d’avancement des projets à la direction de l’entreprise ?
Dans mon précédent emploi, j’occupais le poste de directeur de la stratégie dans une grande entreprise polonaise. À cette époque, un bureau de gestion de projet (PMO) a été créé dans le secteur que je dirigeais. L’entreprise accordait une grande importance à l’existence d’une stratégie commerciale solide et déployait des efforts considérables pour la mettre en œuvre de manière efficace. Il est bien connu que lorsqu’une entreprise développe un ensemble d’objectifs stratégiques, des projets sont ensuite identifiés pour chaque objectif afin de contribuer à leur réalisation. L’augmentation du nombre de projets dans l’entreprise où je travaillais a conduit à la création du PMO. La direction de l’entreprise a décidé de consacrer une journée par mois à l’examen de la mise en œuvre des projets stratégiques. C’est ainsi qu’un événement d’une journée entière, appelé « examen des projets stratégiques », est apparu chaque mois dans le calendrier de chaque membre de l’équipe de direction. Dans cet article, j’expliquerai comment cette initiative a eu un impact sur l’efficacité de l’exécution des projets et les défis auxquels nous avons été confrontés lors de sa mise en œuvre – je vous encourage à lire la suite pour en savoir plus sur les détails de ce processus.
Le contexte de la mise en place du Bureau de gestion de projet et les défis qu’il doit relever
La direction de l’entreprise a décidé de consacrer une journée entière chaque mois à l’examen de la mise en œuvre des projets stratégiques. En conséquence, chaque membre de l’équipe de direction a programmé chaque mois dans son calendrier un événement d’une journée entière appelé « revue des projets stratégiques ». La direction a demandé au directeur du PMO de préparer une présentation PowerPoint pour chaque revue de projet mensuelle, dans laquelle l’état d’avancement de chaque projet était décrit sur deux diapositives, selon un format standardisé élaboré à l’avance. Et c’est là que les premiers défis pour le directeur du PMO ont commencé. Pour créer cette présentation PowerPoint à l’intention de la direction, le directeur du PMO a tenté de rencontrer chaque chef de projet au préalable pour discuter de l’état d’avancement du projet et mettre à jour les deux diapositives d’état en conséquence. La programmation de ces réunions a posé un problème important. Souvent, les chefs de projet ne trouvaient pas le temps de se rencontrer, et même lorsqu’une réunion était programmée, elle était souvent reportée à plusieurs reprises parce que « quelque chose d’autre était prioritaire ». Par conséquent, il y a eu des situations où, au cours de l’examen du projet stratégique, la direction a exprimé son mécontentement à l’égard du travail du PMO, bien que ce dernier ait déployé des efforts considérables pour tout préparer avant la réunion. Je pense que des situations similaires peuvent se produire dans de nombreuses organisations.
Une solution : La fonctionnalité des revues de projet automatisées
Lorsque nous avons décidé de développer le logiciel de gestion de projets et de portefeuillesFlexiProject , notre objectif stratégique était de créer un outil qui faciliterait considérablement le travail du PMO en ce qui concerne la communication de l’état des projets de l’entreprise – en particulier, l’état des projets pour l’équipe de direction. Pour y parvenir, nous avons introduit la fonctionnalité des revues de projet automatisées. Avant de décrire en détail le fonctionnement des revues de projet automatisées, je tiens à souligner qu’elles se sont avérées très efficaces dans la pratique. Certaines grandes entreprises qui utilisent FlexiProject depuis un certain temps (tant dans les industries de production que dans les institutions financières) ont intégré les revues de projet automatisées dans leurs mécanismes de rapport sur l’état d’avancement des projets pour la direction. Cela signifie que lorsqu’un chef de projet ou un PMO rend compte de l’état d’un projet au sponsor du projet, au comité de pilotage ou à la direction de l’entreprise, il est tenu de le faire en utilisant les revues automatisées de FlexiProject.
Enhance project management efficiency with a integrated tool for complex projects, quick wins, and daily tasks, boosting productivity significantly.
Comment fonctionne en pratique la communication de l’état d’avancement du projet à la direction ?
Dans le système FlexiProject, lors de la création d’une nouvelle revue de projet, le PMO saisit le nom de la revue, la date à laquelle elle doit avoir lieu et sélectionne les projets à revoir. À ce stade, chaque chef de projet reçoit une notification par courrier électronique l’informant que son projet sera examiné par le conseil, le sponsor ou le comité de pilotage à la date spécifiée. Avant la date d’examen, le chef de projet doit mettre à jour toutes les données dans le système et remplir le « One Pager », qui équivaut à deux diapositives en .ppt, comme décrit plus haut dans l’article. Cependant, dans le système FlexiProject, ce processus est beaucoup plus facile, car de nombreux éléments du formulaire One Pager sont automatiquement remplis, et le rôle du chef de projet consiste uniquement à commenter la situation de son projet de manière appropriée. Une fois que le chef de projet a rempli son One Pager, il clique sur le bouton « prêt à être examiné » et le PMO voit alors ces informations. L’illustration suivante montre un exemple de One Pager :
Lorsque les chefs de projet remplissent leur One Pager et indiquent qu’ils sont prêts à être examinés, le PMO peut immédiatement voir sur son tableau de bord quels projets sont prêts à être examinés. Comme le montre l’illustration ci-dessous, chaque fois qu’il y a un petit marqueur vert sur le côté gauche, cela signifie que le chef de projet a informé de l’état de préparation à l’examen.
Lorsque tous les chefs de projet signalent qu’ils sont prêts à être examinés, le PMO et le conseil d’administration peuvent afficher tous les états des projets ainsi que les commentaires des chefs de projet sur une seule page. Les commentaires des chefs de projet sont transmis directement au conseil d’administration et aux autres parties prenantes. S’il y a trop de projets sur ce tableau de bord et qu’il est difficile de naviguer dans la liste, par exemple, le PDG peut filtrer uniquement les projets dont l’état est moyen ou mauvais et se concentrer sur les projets problématiques pour lesquels une réponse et une décision de la part d’un membre du conseil d’administration sont nécessaires. Ce qui est utile dans les organisations, c’est la possibilité de consulter l’historique des One Pagers et, par exemple, de voir ce que le chef de projet a dit à propos de son projet il y a trois ou six mois. Les revues de projet automatisées améliorent considérablement le confort et l’efficacité du travail du PMO, et fournissent clairement au conseil d’administration des informations sur la situation des projets de l’entreprise.
