Jak sestavit rozpočet projektu?

Charta projektu, harmonogram, komunikační plán a rozpočet jsou nejčastějšími součástmi projektového plánu. Rozpočet projektu je důležitý, protože často přímo ovlivňuje zisk společnosti v daném období. Lidé, kteří se rozhodují o zahájení projektu, musí také vědět, pro jakou finanční investici se rozhodují.

Vypracování plánu rozpočtu projektu

Před zahájením podrobného plánování potřebuje mnoho společností popsat rámec plánovaného projektu, aby se mohly rozhodnout o jeho spuštění. Za tímto účelem se často vyplňuje projektová charta, jejíž součástí je odhad nákladů na plánovaný projekt a také základní prvky tzv. business case projektu. V Chartě projektu často uvádíme jedinou částku pro součet plánovaných nákladů nebo pouze „tlusté“ položky rozpočtu. Příklad projektové charty ze softwaru pro řízení projektů FlexiProject zobrazující plánovaný rozpočet projektu je uveden na obrázku níže:

Vypracování rozpočtu projektu krok za krokem

Krok 1: Identifikace nákladových položek při práci na harmonogramu projektu

Při určování fází projektu a milníků úkolů bychom měli neustále myslet na potenciální náklady spojené s realizací těchto prvků. Jedná se o takové nákladové položky, které přímo ovlivňují realizaci konkrétních prvků harmonogramu. Systém pro řízení projektů FlexiProject zde nabízí funkci přidávání nákladů přímo z věty harmonogramu, jak je znázorněno na následujícím obrázku:

Tímto způsobem budeme po vypracování harmonogramu projektu již identifikovat několik nákladových položek, které tvoří pozdější rozpočet projektu. Tento přístup je cenný v tom, že ovlivňuje přesnost rozpočtu a minimalizuje pravděpodobnost, že se na některé náklady zcela zapomene. Pokud tímto způsobem přiřadíme výdaje ke konkrétním úkolům, pak se u každého úkolu objeví razítko $, které nám sdělí, že pro daný úkol byl identifikován výdaj:

Krok 2: Stanovení cílového rozpočtu

Nyní můžeme vytvořit konečný rozpočet. Takový rozpočet je vhodné rozdělit do velkých nákladových kategorií a podkategorií a konkrétní výdaje plánovat pouze v jejich rámci. Takto vytvořený plán rozpočtu projektu je znázorněn na následujícím obrázku.

Vytvořením podrobného rozpočtu projektu můžeme vypracovat podrobnosti pro nadcházející fáze projektů a doplnit další fáze v průběhu projektu, až budeme mít k dispozici více informací. Přesto je třeba vynaložit veškeré úsilí, aby byl rozpočet projektu co nejpřesnější.

Na obrázku výše je zobrazen sloupec, do kterého zadáváme datum výdaje. V mnoha společnostech je to nutné, protože to ovlivňuje peněžní toky společnosti a často tyto informace vyžaduje finanční oddělení společnosti. Vedle některých dat vidíme také značku sponky. To znamená, že daný výdaj, přesně datum jeho vzniku, byl dynamicky spojen s datem dokončení konkrétního projektového úkolu. V praxi to znamená, že pokud se změní datum úkolu, systém automaticky opraví datum výdaje v rozpočtu. Rozložení výdajů na projekt v čase je uvedeno níže:

Sledování plnění rozpočtu v průběhu projektu

Musíme systematicky sledovat výdaje vzniklé v průběhu projektu a dávat je do souvislosti se schváleným plánem. V praxi by měl každý vynaložený výdaj souviset s předem naplánovanou položkou – pokud jsme to předem předpokládali. Mnoho projektových manažerů tuto činnost provádí ručně, ale je také možné integrovat systém řízení projektů s firemním systémem FK a tato činnost bude fungovat automaticky. Příklad rozpočtu projektu, který ukazuje odchylky od předpokládaného plánu, je uveden na následujícím obrázku:

Často se však představenstvo nebo řídící výbor společnosti chce vyhnout nahlížení do podrobných rozpočtů projektů, ale chce pouze vědět, jak projekt probíhá, pokud jde o plnění rozpočtu, a kde jsou významné odchylky. Za tímto účelem systém FlexiProject umožňuje zobrazit stav rozpočtu více projektů na kartě rozpočtu, která je součástí portfolia projektů. Taková situace je znázorněna na následujícím obrázku:

A co víc – pro každý projekt můžete zpracovat jeho stav na speciální takzvané One Pager, a zde vedení společnosti uvidí situaci rozpočtu konkrétního projektu ve velmi stručné a konkrétní podobě, spolu s komentáři projektového manažera.

Pokud vám výše uvedené informace nestačí, můžete si v systému vytvořit několik podrobných sestav, které zobrazují velmi podrobné finanční informace:

Přesnost při sestavování rozpočtu projektu: klíč k úspěchu

Sestavení rozpočtu projektu není obtížné, ale vyžaduje přesnost a pečlivost. V každé fázi by měl rozpočet odrážet aktuální znalosti projektového týmu o vzniklých nákladech. Je také nutné systematicky analyzovat a sledovat stav rozpočtu projektu, aby bylo možné co nejdříve zachytit případná rizika.