Come si sviluppa un budget di progetto?

La Carta del progetto, il calendario, il piano di comunicazione e il budget sono le parti più comuni di un piano di progetto. Il budget del progetto è importante perché spesso influisce direttamente sul profitto dell’azienda in un determinato periodo. Inoltre, le persone che decidono di lanciare il progetto devono sapere quale investimento finanziario stanno decidendo di fare.

Sviluppare un piano di budget per il progetto

Prima di iniziare la pianificazione dettagliata, molte aziende hanno bisogno di descrivere il quadro del progetto pianificato per decidere di lanciarlo. A questo scopo, spesso viene compilata una Carta del Progetto, di cui fanno parte una stima dei costi del progetto previsto e gli elementi essenziali del cosiddetto Business Case del progetto. Nella Carta del progetto, spesso forniamo un’unica cifra per la somma dei costi pianificati o solo voci di bilancio “spesse”. Un esempio di Carta del Progetto dal software di gestione dei progetti FlexiProject che mostra il budget previsto per il progetto è mostrato nell’illustrazione seguente:

Sviluppare il budget del progetto passo dopo passo

Fase 1: Identificare le voci di costo mentre si lavora alla schedulazione del progetto

Mentre identifichiamo le fasi del progetto e le milestone, dobbiamo pensare ai potenziali costi associati all’implementazione di questi elementi in ogni momento. Si tratta di voci di costo che influiscono direttamente sull’attuazione di specifici elementi del programma. In questo caso, il sistema di gestione dei progetti FlexiProject offre la possibilità di aggiungere i costi direttamente dalla frase di pianificazione, come mostrato nella seguente illustrazione:

Lavorando in questo modo, dopo aver sviluppato il calendario del progetto, avremo già identificato diverse voci di costo che costituiranno il successivo budget del progetto. Questo approccio è prezioso perché influisce sull’accuratezza del budget e riduce al minimo la possibilità che alcuni costi vengano dimenticati del tutto. Se leghiamo le spese a compiti specifici in questo modo, accanto a ciascun compito apparirà un timbro in dollari, che ci comunicherà che è stata identificata una spesa per quel compito:

Fase 2: Sviluppare un budget di riferimento

Ora possiamo creare un budget finale. Un budget di questo tipo va suddiviso in grandi categorie e sottocategorie di costo, e le spese specifiche vanno pianificate solo all’interno di queste. Il piano di budget del progetto sviluppato in questo modo è mostrato nella seguente illustrazione.

Creando un budget di progetto dettagliato, possiamo sviluppare i dettagli per le fasi successive del progetto e completare quelle successive man mano che il progetto prosegue, quando abbiamo a disposizione maggiori informazioni. Tuttavia, è necessario fare ogni sforzo per rendere il budget del progetto il più preciso possibile.

L’illustrazione qui sopra mostra una colonna in cui inserire la data della spesa. In molte aziende questo è necessario perché influisce sul flusso di cassa dell’azienda e spesso queste informazioni sono richieste dal dipartimento finanziario dell’azienda. Qui vediamo anche il segno di una graffetta accanto ad alcune date. Significa che una determinata spesa, precisamente la data in cui è stata sostenuta, è stata collegata dinamicamente alla data di completamento di una specifica attività del progetto. In pratica, questo significa che se la data dell’attività cambia, il sistema correggerà automaticamente la data di spesa nel budget. Di seguito è riportata la distribuzione delle spese del progetto nel tempo:

Monitoraggio dell'attuazione del budget durante il progetto

Dobbiamo monitorare sistematicamente le spese sostenute durante il progetto e metterle in relazione con il piano approvato. In pratica, ogni spesa sostenuta dovrebbe essere correlata a una voce precedentemente pianificata, a patto di averla prevista in anticipo. Molti Project Manager lo fanno manualmente, ma è anche possibile integrare il sistema di gestione del progetto con il sistema FK dell’azienda e questa attività funzionerà automaticamente. Un esempio di budget di progetto che mostra le deviazioni dal piano ipotizzato è mostrato nella seguente illustrazione:

Spesso, però, il Consiglio di Amministrazione o il Comitato Direttivo di un’azienda vuole evitare di vedere i bilanci dettagliati del progetto, ma vuole solo sapere come sta andando il progetto per quanto riguarda l’esecuzione del budget e dove ci sono scostamenti significativi. A questo scopo, il sistema FlexiProject ti permette di visualizzare la situazione del budget di più progetti nella scheda budget inclusa nel portafoglio progetti. Una situazione del genere è presentata nella seguente illustrazione:

Inoltre, per ogni progetto, è possibile verificare lo stato di avanzamento su un apposito One Pager, dove il management dell’azienda potrà vedere la situazione del budget di uno specifico progetto in forma molto concisa e concreta, insieme ai commenti del project manager.

Se le informazioni presentate sopra non sono sufficienti, puoi creare diversi report dettagliati nel sistema che mostrano informazioni finanziarie molto dettagliate:

Precisione nella definizione del budget di progetto: la chiave del successo

Sviluppare un budget di progetto non è difficile, ma richiede precisione e meticolosità. In ogni fase, il budget deve riflettere la conoscenza attuale del team di progetto sui costi da sostenere. È inoltre necessario analizzare e monitorare sistematicamente lo stato di avanzamento del budget del progetto per cogliere i potenziali rischi il prima possibile.