¿Cómo se elabora el presupuesto de un proyecto?

La Carta del Proyecto, el calendario, el plan de comunicación y el presupuesto son las partes más comunes de un plan de proyecto. El presupuesto del proyecto es importante porque a menudo afecta directamente al beneficio de la empresa en un periodo determinado. Además, las personas que deciden poner en marcha el proyecto tienen que saber qué inversión financiera están decidiendo.

Desarrollar un plan presupuestario del proyecto

Antes de iniciar una planificación detallada, muchas empresas necesitan describir el marco del proyecto previsto para decidir su lanzamiento. Para ello, se suele rellenar una Carta de Proyecto, parte de la cual es una estimación del coste del proyecto previsto, así como los elementos esenciales del llamado Business Case del proyecto. En la Carta del Proyecto, a menudo proporcionamos una sola cifra para la suma de los costes previstos o sólo partidas presupuestarias «gruesas». En la siguiente ilustración se muestra un ejemplo de Carta de Proyecto del software de gestión de proyectos FlexiProject que muestra el presupuesto previsto del proyecto:

Elaborar el presupuesto del proyecto paso a paso

Paso 1: Identificar las partidas de costes mientras se trabaja en el calendario del proyecto

Al identificar las fases del proyecto y los hitos de las tareas, debemos pensar en todo momento en los costes potenciales asociados a la aplicación de estos elementos. Se trata de las partidas de costes que afectan directamente a la ejecución de elementos concretos del programa. En este caso, el sistema de gestión de proyectos FlexiProject ofrece la funcionalidad de añadir costes directamente desde la sentencia de planificación, como se muestra en la siguiente ilustración:

Trabajando de este modo, tras desarrollar el calendario del proyecto, ya habremos identificado varias partidas de costes que conforman el posterior presupuesto del proyecto. Este enfoque es valioso porque afecta a la exactitud del presupuesto y minimiza la probabilidad de que algunos costes se olviden por completo. Si vinculamos los gastos a tareas concretas de esta forma, aparecerá un sello de $ junto a cada tarea, lo que nos comunicará que se ha identificado un gasto para esa tarea:

Paso 2: Elaborar un presupuesto objetivo

Ahora, podemos crear un presupuesto final. Merece la pena dividir ese presupuesto en grandes categorías y subcategorías de costes, y planificar los gastos específicos sólo dentro de ellas. El plan presupuestario del proyecto elaborado de este modo se muestra en la siguiente ilustración.

Al crear un presupuesto detallado del proyecto, podemos desarrollar detalles para las próximas fases de los proyectos y completar las siguientes a medida que el proyecto avance, cuando dispongamos de más información. No obstante, hay que hacer todo lo posible para que el presupuesto del proyecto sea lo más preciso posible.

La ilustración anterior muestra una columna en la que introducimos la fecha del gasto. En muchas empresas, esto es necesario porque afecta al flujo de caja de la empresa, y a menudo, dicha información es requerida por el departamento financiero de la empresa. Aquí también vemos una marca de clip junto a algunas fechas. Significa que un gasto determinado, precisamente la fecha en que se produjo, se ha vinculado dinámicamente a la fecha de finalización de una tarea específica del proyecto. En la práctica, esto significa que si la fecha de la tarea cambia, el sistema corregirá automáticamente la fecha del gasto en el presupuesto. A continuación se muestra la distribución de los gastos del proyecto a lo largo del tiempo:

Supervisar la ejecución del presupuesto durante el proyecto

Debemos controlar sistemáticamente los gastos realizados durante el proyecto y relacionarlos con el plan aprobado. En la práctica, todo gasto realizado debe estar relacionado con una partida previamente planificada, siempre que lo hayamos previsto de antemano. Muchos Jefes de Proyecto lo hacen manualmente, pero también es posible integrar el sistema de gestión de proyectos con el sistema FK de la empresa, y esta actividad funcionará automáticamente. En la siguiente ilustración se muestra un ejemplo de presupuesto de proyecto con desviaciones respecto al plan previsto:

A menudo, sin embargo, el Consejo de Administración o el Comité de Dirección de una empresa quieren evitar ver los presupuestos detallados de los proyectos, sino que sólo quieren saber cómo va el proyecto en cuanto a la ejecución del presupuesto y dónde hay desviaciones significativas. Para ello, el sistema FlexiProject te permite ver la situación presupuestaria de varios proyectos en la pestaña de presupuesto incluida en la cartera de proyectos. Esta situación se presenta en la siguiente ilustración:

Y lo que es más: para cada proyecto, puedes consultar su estado en el llamado One Pager dedicado, y aquí la dirección de la empresa verá la situación presupuestaria de un proyecto específico de forma muy concisa y concreta, junto con los comentarios del gestor del proyecto.

Si esta información presentada anteriormente es insuficiente, puedes crear varios informes detallados en el sistema que muestren información financiera muy detallada:

Precisión en la presupuestación de proyectos: clave del éxito

Elaborar el presupuesto de un proyecto no es difícil, pero requiere precisión y meticulosidad. En cada fase, el presupuesto debe reflejar el conocimiento actual del equipo del proyecto sobre los costes incurridos. También es necesario analizar y supervisar sistemáticamente el estado del presupuesto del proyecto para detectar posibles riesgos lo antes posible.