Jak opracować budżet projektu?

Karta Projektu, harmonogram, plan komunikacji oraz budżet to najczęstsze elementy planu projektu. Budżet projektu jest bardzo ważną częścią ponieważ często bezpośrednio wpływa na zysk firmy w danym okresie, ale też osoby podejmujące decyzje o uruchomieniu projektu muszą wiedzieć na jaką inwestycję finansową się decydują.

Opracowanie planu budżetu projektu

Wiele firm zanim rozpocznie szczegółowe planowanie potrzebuje opisania ram planowanego projektu po to, aby podjąć decyzję o uruchomieniu projektu. W tym celu często wypełniana jest Karta Projektu, której elementem jest szacunek kosztów planowanego projektu, a także najważniejsze elementy tzw. Business Case projektu. W Karcie Projektu często podajemy: albo jedną liczbę dotyczącą sumy planowanych kosztów, albo tylko „grube” pozycje budżetu. Przykład Karty Projektu pochodzącej z programu do zarządzania projektami FlexiProject z pokazaniem planowanego budżetu projektu pokazano na ilustracji poniżej:

W momencie kiedy Karta Projektu zostanie zaakceptowana wówczas kolejnym krokiem jest opracowanie bardziej szczegółowego budżetu projektu. Można to zrobić w dwóch krokach.

Opracowanie budżetu projektu krok po kroku

Krok 1: Identyfikacja pozycji kosztowych podczas pracy nad harmonogramem projektu

W momencie kiedy określamy fazy projektu, etapy zadania i kamienie milowe powinniśmy cały czas myśleć o potencjalnych kosztach związanych z realizacją tych elementów. Chodzi tu o takie pozycje kosztowe, które bezpośrednio wpływają na realizację konkretnych elementów harmonogramu. System do zarządzania projektami FlexiProject oferuje tutaj funkcjonalność umożliwiającą dodawanie kosztów bezpośrednio z poziomu zdania harmonogramu, tak jak pokazano na poniższej ilustracji:

Pracując w ten sposób, po opracowaniu harmonogramu projektu, będziemy mieli już zidentyfikowany szereg pozycji kosztowych składających się na późniejszy budżet projektu. Takie podejście jest o tyle wartościowe, że wpływa na dokładność budżetu oraz minimalizuje prawdopodobieństwo, że o jakiś kosztach w ogóle zapomnimy. Jeśli w ten sposób powiążemy wydatki z konkretnymi zadaniami, to wówczas przy każdym zadaniu pojawi nam się znaczek dolara $, który będzie nam komunikował, że dla danego zadania został zidentyfikowany wydatek:

Krok 2: Opracowanie budżetu docelowego

Teraz możemy stworzyć finalny budżet. Taki budżet warto podzielić na duże kategorie kosztów, podkategorie i dopiero w ramach nich należy planować konkretne wydatki. Tak opracowany plan budżetu projektu pokazano na poniższej ilustracji.

Tworząc szczegółowy budżet projektu, możemy stworzyć szczegóły dla najbliższych etapów projektów, a kolejne uzupełniać wraz z kontynuacją projektu, kiedy będziemy mieli więcej dostępnych informacji. Niemniej jednak należy dołożyć wszelkich starań, aby od początku budżet projektu był jak najbardziej precyzyjny.

Na powyższej ilustracji widzimy kolumnę, w której podajemy datę wydatku. W wielu firmach jest to potrzebne, ponieważ wpływa to na przepływy pieniężne w firmie i często taka informacja jest wymagana przez dział finansowy w firmie. Tutaj też widzimy, że przy niektórych datach pokazany jest znak spinacza. Oznacza on, że dany wydatek, a konkretnie data jego poniesienia została w sposób dynamiczny powiązana z datą realizacji konkretnego zadania w projekcie. W praktyce oznacza to tyle, że jeśli zmieni się termin realizacji zadania, to system automatycznie skoryguje datę wydatku w budżecie. Poniżej pokazano rozkład wydatków projektu w czasie:

Monitorowanie realizacji budżetu w trakcie trwania projektu

W trakcie realizacji projektu musimy systematycznie monitorować ponoszone wydatki i odnosić je do zaakceptowanego planu. W praktyce każdy poniesiony wydatek powinien być odniesiony do planowanej wcześniej pozycji –o ile to wcześniej przewidzieliśmy. Wielu Kierowników Projektów robi to ręcznie, ale można też zintegrować system do zarządzania projektami z systemem FK firmy i ta czynność będzie się działa w sposób automatyczny. Przykład budżetu projektu z pokazaniem odchyleń od założonego planu pokazano na poniższej ilustracji:

Często jednak Zarząd firmy czy też Komitet Sterujący nie chcą oglądać szczegółowych budżetów projektów, a jedynie chcą wiedzieć, jak idzie projekt pod kątem realizacji budżetu i gdzie są istotne odchylenia. W tym celu system FlexiProject pozwala wyświetlić sytuację budżetową wielu projektów w zakładce budżet wchodzącej w skład portfela projektów. Taką sytuację zaprezentowano na poniższej ilustracji:

Co więcej-dla każdego projektu można opracować jego status na dedykowanym tzw. One Pager i tutaj zarząd firmy w bardzo zwięzłej i konkretnej formie zobaczy sytuację budżetową konkretnego projektu wraz z komentarzem kierownika projektu.

Jeśli te informacje zaprezentowane powyżej są niewystarczające to mona stworzyć w systemie szereg szczegółowych raportów, które pokazują bardzo detaliczne informacje finansowe:

Precyzja w budżetowaniu projektów: klucz do sukcesu

Opracowanie budżetu projektu nie jest trudne ale wymaga dokładności i skrupulatności. Na każdym etapie budżet powinien odzwierciedlać aktualną wiedzę zespołu projektowego o ponoszonych kosztach. Systematycznie też należy analizować i monitorować status realizacji budżetu projektu aby potencjalne zagrożenia jak najszybciej wychwytywać.