Budżet projektu

Jak opracować budżet projektu?

Karta Projektu, harmonogram, plan komunikacji oraz budżet to najczęstsze elementy planu projektu. Budżet projektu jest bardzo ważną częścią ponieważ często bezpośrednio wpływa na zysk firmy w danym okresie, ale też osoby podejmujące decyzje o uruchomieniu projektu muszą wiedzieć na jaką inwestycję finansową się decydują.

Opracowanie planu budżetu projektu

Wiele firm zanim rozpocznie szczegółowe planowanie potrzebuje opisania ram planowanego projektu po to, aby podjąć decyzję o uruchomieniu projektu. W tym celu często wypełniana jest Karta Projektu, której elementem jest szacunek kosztów planowanego projektu, a także najważniejsze elementy tzw. Business Case projektu. W Karcie Projektu często podajemy: albo jedną liczbę dotyczącą sumy planowanych kosztów, albo tylko „grube” pozycje budżetu. Przykład Karty Projektu pochodzącej z programu do zarządzania projektami FlexiProject z pokazaniem planowanego budżetu projektu pokazano na ilustracji poniżej:

W momencie kiedy Karta Projektu zostanie zaakceptowana wówczas kolejnym krokiem jest opracowanie bardziej szczegółowego budżetu projektu. Można to zrobić w dwóch krokach.

Opracowanie budżetu projektu krok po kroku

Krok 1: Identyfikacja pozycji kosztowych podczas pracy nad harmonogramem projektu

W momencie kiedy określamy fazy projektu, etapy zadania i kamienie milowe powinniśmy cały czas myśleć o potencjalnych kosztach związanych z realizacją tych elementów. Chodzi tu o takie pozycje kosztowe, które bezpośrednio wpływają na realizację konkretnych elementów harmonogramu. System do zarządzania projektami FlexiProject oferuje tutaj funkcjonalność umożliwiającą dodawanie kosztów bezpośrednio z poziomu zdania harmonogramu, tak jak pokazano na poniższej ilustracji:

Pracując w ten sposób, po opracowaniu harmonogramu projektu, będziemy mieli już zidentyfikowany szereg pozycji kosztowych składających się na późniejszy budżet projektu. Takie podejście jest o tyle wartościowe, że wpływa na dokładność budżetu oraz minimalizuje prawdopodobieństwo, że o jakiś kosztach w ogóle zapomnimy. Jeśli w ten sposób powiążemy wydatki z konkretnymi zadaniami, to wówczas przy każdym zadaniu pojawi nam się znaczek dolara $, który będzie nam komunikował, że dla danego zadania został zidentyfikowany wydatek:

Krok 2: Opracowanie budżetu docelowego

Teraz możemy stworzyć finalny budżet. Taki budżet warto podzielić na duże kategorie kosztów, podkategorie i dopiero w ramach nich należy planować konkretne wydatki. Tak opracowany plan budżetu projektu pokazano na poniższej ilustracji.

Tworząc szczegółowy budżet projektu, możemy stworzyć szczegóły dla najbliższych etapów projektów, a kolejne uzupełniać wraz z kontynuacją projektu, kiedy będziemy mieli więcej dostępnych informacji. Niemniej jednak należy dołożyć wszelkich starań, aby od początku budżet projektu był jak najbardziej precyzyjny.

Na powyższej ilustracji widzimy kolumnę, w której podajemy datę wydatku. W wielu firmach jest to potrzebne, ponieważ wpływa to na przepływy pieniężne w firmie i często taka informacja jest wymagana przez dział finansowy w firmie. Tutaj też widzimy, że przy niektórych datach pokazany jest znak spinacza. Oznacza on, że dany wydatek, a konkretnie data jego poniesienia została w sposób dynamiczny powiązana z datą realizacji konkretnego zadania w projekcie. W praktyce oznacza to tyle, że jeśli zmieni się termin realizacji zadania, to system automatycznie skoryguje datę wydatku w budżecie. Poniżej pokazano rozkład wydatków projektu w czasie:

Monitorowanie realizacji budżetu w trakcie trwania projektu

W trakcie realizacji projektu musimy systematycznie monitorować ponoszone wydatki i odnosić je do zaakceptowanego planu. W praktyce każdy poniesiony wydatek powinien być odniesiony do planowanej wcześniej pozycji –o ile to wcześniej przewidzieliśmy. Wielu Kierowników Projektów robi to ręcznie, ale można też zintegrować system do zarządzania projektami z systemem FK firmy i ta czynność będzie się działa w sposób automatyczny. Przykład budżetu projektu z pokazaniem odchyleń od założonego planu pokazano na poniższej ilustracji:

Często jednak Zarząd firmy czy też Komitet Sterujący nie chcą oglądać szczegółowych budżetów projektów, a jedynie chcą wiedzieć, jak idzie projekt pod kątem realizacji budżetu i gdzie są istotne odchylenia. W tym celu system FlexiProject pozwala wyświetlić sytuację budżetową wielu projektów w zakładce budżet wchodzącej w skład portfela projektów. Taką sytuację zaprezentowano na poniższej ilustracji:

Co więcej-dla każdego projektu można opracować jego status na dedykowanym tzw. One Pager i tutaj zarząd firmy w bardzo zwięzłej i konkretnej formie zobaczy sytuację budżetową konkretnego projektu wraz z komentarzem kierownika projektu.

Jeśli te informacje zaprezentowane powyżej są niewystarczające to mona stworzyć w systemie szereg szczegółowych raportów, które pokazują bardzo detaliczne informacje finansowe:

Precyzja w budżetowaniu projektów: klucz do sukcesu

Opracowanie budżetu projektu nie jest trudne ale wymaga dokładności i skrupulatności. Na każdym etapie budżet powinien odzwierciedlać aktualną wiedzę zespołu projektowego o ponoszonych kosztach. Systematycznie też należy analizować i monitorować status realizacji budżetu projektu aby potencjalne zagrożenia jak najszybciej wychwytywać.