Hogyan dolgozza ki a projekt költségvetését?

A projektterv leggyakoribb részei a projekt charta, az ütemterv, a kommunikációs terv és a költségvetés. A projektköltségvetés azért fontos, mert gyakran közvetlenül befolyásolja a vállalat nyereségét egy adott időszakban. A projekt elindításáról döntő embereknek is tudniuk kell, hogy milyen pénzügyi befektetés mellett döntenek.

Projektköltségvetési terv kidolgozása

A részletes tervezés megkezdése előtt sok vállalatnak le kell írnia a tervezett projekt kereteit, hogy dönteni tudjon a projekt elindításáról. Ebből a célból gyakran kitöltenek egy Projekt Chartát, amelynek része a tervezett projekt költségbecslése, valamint a projekt úgynevezett Business Case-jének lényeges elemei. A Projekt Chartában gyakran egyetlen számot adunk meg a tervezett költségek összegére, vagy csak „vastag” költségvetési tételeket. A FlexiProject projektmenedzsment-szoftverből származó, a tervezett projektköltségvetést bemutató Projekt Charta példája az alábbi ábrán látható:

A projekt költségvetésének lépésről lépésre történő kidolgozása

1. lépés: A költségtételek azonosítása a projekt ütemezésének kidolgozása során

A projektfázisok és a feladatok mérföldköveinek meghatározása során mindig gondolnunk kell az ezen elemek megvalósításával kapcsolatos lehetséges költségekre. Olyan költségtételekről van szó, amelyek közvetlenül befolyásolják az egyes ütemezési elemek végrehajtását. Itt a FlexiProject projektmenedzsment rendszer olyan funkciókat kínál, amelyekkel a költségeket közvetlenül az ütemterv mondatból adhatja hozzá, ahogyan az a következő ábrán látható:

Ha így dolgozunk, a projekt ütemtervének kidolgozása után már számos olyan költségtételt azonosítottunk, amelyek a későbbi projekt költségvetését alkotják. Ez a megközelítés azért értékes, mert befolyásolja a költségvetés pontosságát, és minimalizálja annak valószínűségét, hogy egyes költségek teljesen elfelejtődnek. Ha a kiadásokat ilyen módon konkrét feladatokhoz kötjük, akkor minden feladat mellett egy dollár $ bélyegző jelenik meg, ami azt jelzi számunkra, hogy az adott feladathoz költséget azonosítottunk:

2. lépés: Célköltségvetés kidolgozása

Most már elkészíthetjük a végleges költségvetést. Egy ilyen költségvetést érdemes nagy költségkategóriákra és alkategóriákra osztani, és csak ezeken belül kell konkrét kiadásokat tervezni. Az így kialakított projektköltségvetési tervet a következő ábra mutatja.

A részletes projektköltségvetés elkészítésével részleteket dolgozhatunk ki a projektek elkövetkező szakaszaira, és a projekt előrehaladtával, amikor már több információ áll rendelkezésünkre, a további szakaszokat is befejezhetjük. Mindazonáltal mindent meg kell tenni annak érdekében, hogy a projekt költségvetése a lehető legpontosabb legyen.

A fenti ábrán látható oszlopban a kiadás dátumát adjuk meg. Sok vállalatnál erre azért van szükség, mert ez befolyásolja a vállalat pénzforgalmát, és gyakran a vállalat pénzügyi osztálya kéri az ilyen információkat. Itt is látunk egy gemkapocs jelet néhány dátum mellett. Ez azt jelenti, hogy egy adott költséget, pontosan a felmerülésének időpontját dinamikusan összekötötték egy adott projektfeladat befejezésének időpontjával. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy ha a feladat dátuma megváltozik, akkor a rendszer automatikusan korrigálja a költség dátumát a költségvetésben. A projekt kiadásainak időbeli megoszlása az alábbiakban látható:

A költségvetés végrehajtásának nyomon követése a projekt során

Szisztematikusan nyomon kell követnünk a projekt során felmerült kiadásokat, és azokat a jóváhagyott tervhez kell viszonyítanunk. A gyakorlatban minden felmerülő kiadásnak egy korábban tervezett tételhez kell kapcsolódnia – feltéve, hogy ezt előre láttuk. Sok projektmenedzser ezt manuálisan végzi, de lehetőség van arra is, hogy a projektmenedzsment rendszert integráljuk a vállalat FK rendszerével, és ez a tevékenység automatikusan működik. Az alábbi ábra egy olyan projektköltségvetésre mutat példát, amely a feltételezett tervtől való eltéréseket mutatja:

Gyakran előfordul azonban, hogy a vállalat igazgatótanácsa vagy irányítóbizottsága nem akarja látni a részletes projektköltségvetést, hanem csak azt szeretné tudni, hogy a projekt hogyan halad a költségvetés végrehajtása tekintetében, és hol vannak jelentős eltérések. Ebből a célból a FlexiProject rendszer lehetővé teszi, hogy a projektportfólióhoz tartozó költségvetési lapon több projekt költségvetési helyzetét is megtekinthesse. Egy ilyen helyzetet mutat be a következő ábra:

Mi több – minden egyes projekt esetében egy külön erre a célra létrehozott, úgynevezett One Pager oldalon dolgozhatja ki annak állapotát, és itt a vállalat vezetése nagyon tömören és konkrétan láthatja az adott projekt költségvetési helyzetét, a projektmenedzser megjegyzéseivel együtt.

Ha ez a fent bemutatott információ nem elegendő, akkor a rendszerben több részletes jelentést is létrehozhat, amelyek nagyon részletes pénzügyi információkat mutatnak:

A projektköltségvetés pontossága: a siker kulcsa

A projektköltségvetés kidolgozása nem nehéz, de pontosságot és aprólékosságot igényel. A költségvetésnek minden egyes szakaszban tükröznie kell a projektcsoport aktuális ismereteit a felmerülő költségekről. Szükséges továbbá a projekt költségvetésének szisztematikus elemzése és nyomon követése a lehetséges kockázatok mielőbbi felismerése érdekében.