Comment élaborer le budget d'un projet ?

La charte de projet, le calendrier, le plan de communication et le budget sont les éléments les plus courants d’un plan de projet. Le budget du projet est important car il affecte souvent directement le bénéfice de l’entreprise pour une période donnée. En outre, les personnes qui décident de lancer le projet doivent savoir quel est l’investissement financier qu’elles décident d’effectuer.

Élaborer un plan budgétaire pour le projet

Avant de commencer la planification détaillée, de nombreuses entreprises ont besoin de décrire le cadre du projet prévu pour décider de le lancer. À cette fin, une charte de projet est souvent remplie, dont une partie est une estimation du coût du projet prévu, ainsi que les éléments essentiels de ce que l’on appelle l’analyse de rentabilité du projet. Dans la charte du projet, nous fournissons souvent un seul chiffre pour la somme des coûts prévus ou seulement des postes budgétaires « épais ». L’illustration ci-dessous présente un exemple de charte de projet provenant du logiciel de gestion de projet FlexiProject et indiquant le budget prévu pour le projet :

Élaborer le budget du projet étape par étape

Étape 1 : Identifier les éléments de coût tout en travaillant sur le calendrier du projet

Lorsque nous identifions les phases du projet et les étapes des tâches, nous devons réfléchir aux coûts potentiels associés à la mise en œuvre de ces éléments en permanence. Il s’agit des éléments de coût qui affectent directement la mise en œuvre d’éléments spécifiques du calendrier. Ici, le système de gestion de projet FlexiProject offre une fonctionnalité permettant d’ajouter des coûts directement à partir de la phrase du calendrier, comme le montre l’illustration suivante :

De cette manière, après avoir élaboré le calendrier du projet, nous aurons déjà identifié plusieurs postes de coûts qui constitueront le budget ultérieur du projet. Cette approche est intéressante dans la mesure où elle influe sur la précision du budget et minimise la probabilité que certains coûts soient complètement oubliés. Si nous lions les dépenses à des tâches spécifiques de cette manière, un timbre en dollars apparaîtra à côté de chaque tâche, ce qui nous indiquera qu’une dépense a été identifiée pour cette tâche :

Étape 2 : Établir un budget cible

Nous pouvons maintenant établir un budget définitif. Un tel budget mérite d’être divisé en grandes catégories et sous-catégories de coûts, et les dépenses spécifiques ne doivent être planifiées qu’à l’intérieur de ces catégories. Le plan budgétaire du projet ainsi élaboré est présenté dans l’illustration suivante.

En créant un budget de projet détaillé, nous pouvons élaborer des détails pour les étapes à venir des projets et compléter les étapes suivantes au fur et à mesure que le projet avance, lorsque nous disposons de plus d’informations. Néanmoins, tout doit être mis en œuvre pour que le budget du projet soit aussi précis que possible.

L’illustration ci-dessus montre une colonne dans laquelle nous introduisons la date de la dépense. Dans de nombreuses entreprises, ces informations sont nécessaires parce qu’elles affectent les flux de trésorerie de l’entreprise, et elles sont souvent requises par le département financier de l’entreprise. Ici, nous voyons également une marque de trombone à côté de certaines dates. Cela signifie qu’une dépense donnée, précisément la date à laquelle elle a été engagée, a été dynamiquement liée à la date d’achèvement d’une tâche spécifique du projet. En pratique, cela signifie que si la date de la tâche change, le système corrigera automatiquement la date de la dépense dans le budget. La répartition des dépenses du projet dans le temps est présentée ci-dessous :

Contrôle de l'exécution du budget pendant le projet

Nous devons systématiquement contrôler les dépenses encourues au cours du projet et les mettre en relation avec le plan approuvé. Dans la pratique, chaque dépense encourue devrait être liée à un élément préalablement planifié, pour autant que nous l’ayons anticipé à l’avance. De nombreux chefs de projet le font manuellement, mais il est également possible d’intégrer le système de gestion de projet au système FK de l’entreprise, et cette activité fonctionnera automatiquement. L’illustration suivante présente un exemple de budget de projet montrant des écarts par rapport au plan supposé :

Souvent, cependant, le conseil d’administration ou le comité de pilotage d’une entreprise souhaite éviter de consulter les budgets détaillés des projets, mais veut seulement savoir comment le projet se déroule en ce qui concerne l’exécution du budget et où il y a des écarts importants. A cette fin, le système FlexiProject vous permet de visualiser la situation budgétaire de plusieurs projets dans l’onglet budget inclus dans le portefeuille de projets. Une telle situation est présentée dans l’illustration suivante :

De plus, pour chaque projet, vous pouvez déterminer son statut sur un « One Pager » dédié. La direction de l’entreprise y verra la situation budgétaire d’un projet spécifique sous une forme très concise et concrète, ainsi que les commentaires du chef de projet.

Si les informations présentées ci-dessus sont insuffisantes, vous pouvez créer plusieurs rapports détaillés dans le système qui présentent des informations financières très détaillées :

La précision dans la budgétisation des projets : la clé du succès

L’élaboration d’un budget de projet n’est pas difficile mais nécessite précision et méticulosité. À chaque étape, le budget doit refléter les connaissances actuelles de l’équipe de projet sur les coûts encourus. Il est également nécessaire d’analyser et de contrôler systématiquement l’état du budget du projet afin de détecter les risques potentiels le plus tôt possible.