Wie erstellen Sie ein Projektbudget?
Die Projektcharta, der Zeitplan, der Kommunikationsplan und das Budget sind die häufigsten Bestandteile eines Projektplans. Das Projektbudget ist wichtig, weil es sich oft direkt auf den Gewinn des Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum auswirkt. Außerdem müssen die Personen, die sich für das Projekt entscheiden, wissen, für welche finanzielle Investition sie sich entscheiden.
Entwicklung eines Projektbudgetplans
Bevor sie mit der Detailplanung beginnen, müssen viele Unternehmen den Rahmen des geplanten Projekts beschreiben, um zu entscheiden, ob sie es starten wollen. Zu diesem Zweck wird häufig eine Projektcharta ausgefüllt, zu der auch eine Schätzung der Kosten für das geplante Projekt sowie die wesentlichen Elemente des so genannten Business Case des Projekts gehören. In der Projektcharta geben wir oft eine einzige Zahl für die Summe der geplanten Kosten oder nur „dicke“ Budgetposten an. Ein Beispiel für eine Projektcharta aus der Projektmanagement-Software FlexiProject, die das geplante Projektbudget zeigt, finden Sie in der folgenden Abbildung:
Schritt für Schritt das Projektbudget erstellen
Schritt 1: Identifizieren Sie die Kostenpositionen während der Arbeit am Projektplan
Bei der Festlegung von Projektphasen und Aufgabenmeilensteinen sollten wir immer auch an die potenziellen Kosten denken, die mit der Umsetzung dieser Elemente verbunden sind. Hier geht es um solche Kostenbestandteile, die sich direkt auf die Umsetzung bestimmter Zeitplanelemente auswirken. Hier bietet das FlexiProject Projektmanagementsystem die Möglichkeit, Kosten direkt aus dem Terminsatz hinzuzufügen, wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist:
Wenn wir auf diese Weise arbeiten, haben wir nach der Erstellung des Projektzeitplans bereits mehrere Kostenpositionen identifiziert, aus denen sich das spätere Projektbudget zusammensetzt. Dieser Ansatz ist insofern wertvoll, als er sich auf die Genauigkeit des Budgets auswirkt und die Wahrscheinlichkeit minimiert, dass einige Kosten gänzlich vergessen werden. Wenn wir Ausgaben auf diese Weise mit bestimmten Aufgaben verknüpfen, erscheint neben jeder Aufgabe ein Dollar $ Stempel, der uns mitteilt, dass für diese Aufgabe eine Ausgabe identifiziert wurde:
Schritt 2: Entwickeln Sie ein Zielbudget
Jetzt können wir ein endgültiges Budget erstellen. Es lohnt sich, ein solches Budget in große Kostenkategorien und Unterkategorien aufzuteilen, und nur innerhalb dieser Kategorien sollten spezifische Ausgaben geplant werden. Der auf diese Weise entwickelte Projektbudgetplan ist in der folgenden Abbildung dargestellt.
Durch die Erstellung eines detaillierten Projektbudgets können wir Details für die kommenden Projektphasen entwickeln und die nachfolgenden Phasen im Laufe des Projekts vervollständigen, sobald uns mehr Informationen vorliegen. Dennoch sollten Sie sich bemühen, das Projektbudget so präzise wie möglich zu gestalten.
Die Abbildung oben zeigt eine Spalte, in der wir das Ausgabedatum eingeben. In vielen Unternehmen werden diese Informationen benötigt, weil sie sich auf den Cashflow des Unternehmens auswirken, und oft werden solche Informationen von der Finanzabteilung des Unternehmens benötigt. Hier sehen wir auch eine Büroklammer-Markierung neben einigen Daten. Das bedeutet, dass eine bestimmte Ausgabe, genau das Datum, an dem sie angefallen ist, dynamisch mit dem Abschlussdatum einer bestimmten Projektaufgabe verknüpft wurde. In der Praxis bedeutet das: Wenn sich das Datum der Aufgabe ändert, korrigiert das System automatisch das Ausgabendatum im Budget. Die Verteilung der Projektausgaben über die Zeit ist unten dargestellt:
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Überwachung der Ausführung des Budgets während des Projekts
Wir müssen die während des Projekts anfallenden Ausgaben systematisch überwachen und sie mit dem genehmigten Plan in Beziehung setzen. In der Praxis sollte jede Ausgabe, die getätigt wird, mit einem zuvor geplanten Posten in Verbindung stehen – sofern wir dies im Voraus geplant haben. Viele Projektmanager erledigen dies manuell, aber es ist auch möglich, das Projektmanagementsystem in das FK-System des Unternehmens zu integrieren, so dass diese Aktivität automatisch abläuft. Ein Beispiel für ein Projektbudget, das Abweichungen von der angenommenen Planung zeigt, finden Sie in der folgenden Abbildung:
Oft möchte der Vorstand oder der Lenkungsausschuss eines Unternehmens jedoch keine detaillierten Projektbudgets sehen, sondern nur wissen, wie das Projekt in Bezug auf die Budgetausführung verläuft und wo es erhebliche Abweichungen gibt. Zu diesem Zweck ermöglicht Ihnen das FlexiProject System, die Budgetsituation mehrerer Projekte auf der Registerkarte Budget im Projektportfolio anzuzeigen. Eine solche Situation wird in der folgenden Illustration dargestellt:
Darüber hinaus können Sie für jedes Projekt den Projektstatus auf einem speziellen so genannten One Pager ausarbeiten. Hier sieht die Unternehmensleitung die Budgetsituation eines bestimmten Projekts in sehr knapper und konkreter Form, zusammen mit den Kommentaren des Projektleiters.
Wenn Ihnen diese Informationen nicht ausreichen, können Sie im System mehrere detaillierte Berichte erstellen, die sehr ausführliche Finanzinformationen enthalten:
Präzision bei der Projektbudgetierung: der Schlüssel zum Erfolg
Die Erstellung eines Projektbudgets ist nicht schwierig, erfordert aber Genauigkeit und Akribie. In jeder Phase sollte das Budget den aktuellen Kenntnisstand des Projektteams über die anfallenden Kosten widerspiegeln. Es ist auch notwendig, den Projektbudgetstatus systematisch zu analysieren und zu überwachen, um potenzielle Risiken so früh wie möglich zu erkennen.
