Como criar e controlar um orçamento de projeto na fase de execução?

É importante compreender que não existe uma abordagem única para criar um orçamento de projeto. O processo é altamente adaptável, dependendo do tipo de projeto, da dimensão e da utilização de recursos. Vamos explorar dois tipos de projectos e a forma como podes criar e controlar eficazmente um orçamento de projeto, sabendo que o processo pode ser adaptado às tuas necessidades.

Projectos de I&D, projectos de inovação

Muitas vezes, realizamos estes projectos utilizando a metodologia Stage-Gate. Esta metodologia caracteriza-se pelo facto de o projeto ser inicialmente dividido em fases. Depois de cada fase, há uma porta de decisão (a chamada porta Go, no Go) onde decidimos se continuamos o projeto ou se o interrompemos. Os projectos de I&D caracterizam-se pelo facto de que, ao iniciar um projeto, várias coisas são desconhecidas. Com o passar do tempo, a situação torna-se mais evidente. Sabemos cada vez mais, o que deve refletir-se continuamente no orçamento do projeto. O que é que isto significa na prática? Bem, no início de um projeto de I&D, devemos planear a Fase 1 do projeto com bastante detalhe, enquanto que para as outras Fases, devemos apenas criar orçamentos estimados. É claro que tudo o que já sabemos no início do projeto deve ser refletido no plano. Quando o projeto chega à porta de decisão que termina a Fase 1, o Gestor de Projeto deve desenvolver um orçamento detalhado para a Fase 2 e ajustar os orçamentos para as Fases subsequentes com os conhecimentos disponíveis. O Comité de Direção autoriza, no momento do Gat 1, a gastar apenas os fundos relativos à Fase 2. A situação repete-se de forma análoga quando o projeto atinge o Gat 2.

Projectos de melhoria organizacional e de processos

Muitas empresas planeiam uma estimativa orçamental inicial que é posteriormente aperfeiçoada durante o projeto em projectos organizacionais ou de melhoria de processos. A Carta de Projeto é frequentemente desenvolvida antes de ser tomada a decisão de implementar o projeto. Quem decide realizar o projeto precisa, pelo menos, de uma estimativa do seu orçamento. Não há necessidade de criar orçamentos pormenorizados porque podemos gastar muito trabalho nisto, e a decisão de lançar não será tomada. Na prática, vale a pena concentrar-se nos itens mais críticos e que exigem mais recursos e fazer uma estimativa dos mesmos. Se for tomada uma decisão favorável para um projeto deste tipo, este orçamento deve ser devidamente detalhado na fase de planeamento. Por exemplo, no orçamento estimado, podemos incluir a rubrica “viagens de negócios” e estimar o seu custo em 200 mil PLN. Podemos dividir esta rubrica em viagens nacionais e estrangeiras no orçamento detalhado. O nível de pormenor deve ser o máximo que o nosso conhecimento nesta fase permitir.

Controlo orçamental durante a execução do projeto

A ilustração seguinte mostra a situação orçamental de um projeto durante a sua execução. Esta ilustração foi retirada do sistema de gestão de projectos FlexiProject.

Quando o plano completo para este projeto específico foi aprovado, o plano orçamental também foi aprovado – isto encontra-se na coluna “Plano”. Todos os custos já incorridos durante o projeto e todas as despesas prováveis que sabemos que iremos incorrer até ao final do projeto estão na coluna “Montante”. Se compararmos a coluna Montante com a coluna Plano, veremos o “Desvio” que podemos esperar no final do projeto.

A ilustração abaixo mostra uma repartição dos custos do projeto ao longo do tempo.

Durante o projeto, os documentos comprovativos das despesas aparecem e são registados no sistema – estes são apresentados abaixo para a rubrica orçamental selecionada.

À medida que surgem novas despesas, o Gestor de Projectos obtém um conhecimento mais preciso dos outros custos que podem ser esperados durante o projeto. O gestor de projeto deve também registar todas as novas informações na linha Previsão. Desta forma, teremos sempre informações actualizadas sobre o orçamento do projeto. Praticamente todas as empresas prestam muita atenção à gestão dos custos. O mesmo se deve aplicar aos orçamentos dos custos do projeto, uma vez que contribuem para a rentabilidade global da empresa, que todas as empresas se esforçam por maximizar.