Cum se elaborează un buget de proiect?

Carta proiectului, calendarul, planul de comunicare și bugetul sunt cele mai comune părți ale unui plan de proiect. Bugetul proiectului este important, deoarece adesea afectează în mod direct profitul companiei într-o anumită perioadă. De asemenea, persoanele care decid să lanseze proiectul trebuie să știe ce investiție financiară vor face.

Elaborarea unui plan de buget al proiectului

Înainte de a începe planificarea detaliată, multe companii trebuie să descrie cadrul proiectului planificat pentru a decide să îl lanseze. În acest scop, se completează adesea o Cartă de proiect, din care face parte o estimare a costului proiectului planificat, precum și elementele esențiale ale așa-numitului Business Case al proiectului. În Carta de proiect, furnizăm adesea o singură cifră pentru suma costurilor planificate sau doar posturi bugetare „groase”. În ilustrația de mai jos este prezentat un exemplu de Cartă de proiect din programul informatic de gestionare a proiectelor FlexiProject, care arată bugetul planificat al proiectului:

Elaborarea pas cu pas a bugetului proiectului

Pasul 1: Identificați elementele de cost în timp ce lucrați la programul proiectului

Pe măsură ce identificăm fazele proiectului și etapele sarcinilor, ar trebui să ne gândim în permanență la costurile potențiale asociate cu implementarea acestor elemente. Este vorba despre astfel de elemente de cost care afectează în mod direct punerea în aplicare a unor elemente specifice ale programului. În acest caz, sistemul de gestionare a proiectelor FlexiProject oferă funcționalitatea de a adăuga costuri direct din sentința de planificare, așa cum se arată în ilustrația următoare:

Lucrând în acest fel, după elaborarea programului proiectului, vom fi identificat deja mai multe elemente de cost care alcătuiesc bugetul ulterior al proiectului. Această abordare este valoroasă în sensul că afectează acuratețea bugetului și minimizează probabilitatea ca unele costuri să fie uitate cu totul. Dacă legăm cheltuielile de sarcini specifice în acest mod, atunci va apărea o ștampilă în dolari lângă fiecare sarcină, ceea ce ne va comunica faptul că a fost identificată o cheltuială pentru sarcina respectivă:

Pasul 2: Elaborați un buget țintă

Acum, putem crea un buget final. Un astfel de buget merită împărțit în categorii și subcategorii mari de costuri, iar cheltuielile specifice trebuie planificate numai în cadrul acestora. Planul de buget al proiectului elaborat în acest mod este prezentat în următoarea ilustrație.

Prin crearea unui buget detaliat al proiectului, putem dezvolta detalii pentru etapele viitoare ale proiectelor și le putem completa pe cele ulterioare pe măsură ce proiectul continuă, atunci când avem mai multe informații disponibile. Cu toate acestea, trebuie depuse toate eforturile pentru ca bugetul proiectului să fie cât mai precis posibil.

Ilustrația de mai sus prezintă o coloană în care se introduce data cheltuielilor. În multe companii, acest lucru este necesar deoarece afectează fluxul de numerar al companiei și, adesea, aceste informații sunt solicitate de departamentul financiar al companiei. Aici, vedem și un semn de agrafe de hârtie lângă unele date. Aceasta înseamnă că o anumită cheltuială, cu exactitatea datei la care a fost efectuată, a fost legată în mod dinamic de data finalizării unei sarcini specifice a proiectului. În practică, acest lucru înseamnă că, dacă data sarcinii se modifică, sistemul va corecta automat data cheltuielilor în buget. Distribuția în timp a cheltuielilor proiectului este prezentată mai jos:

Monitorizarea execuției bugetului pe parcursul proiectului

Trebuie să monitorizăm în mod sistematic cheltuielile efectuate în timpul proiectului și să le raportăm la planul aprobat. În practică, fiecare cheltuială efectuată ar trebui să fie legată de un element planificat anterior – atât timp cât am anticipat acest lucru în prealabil. Mulți manageri de proiect fac acest lucru manual, dar este posibilă și integrarea sistemului de management al proiectului cu sistemul FK al companiei, iar această activitate va funcționa automat. Un exemplu de buget al unui proiect care prezintă abateri de la planul presupus este prezentat în ilustrația următoare:

Cu toate acestea, de multe ori, consiliul de administrație sau comitetul director al unei companii dorește să evite să vadă bugetele detaliate ale proiectelor, ci doar să știe cum decurge proiectul în ceea ce privește execuția bugetară și unde există abateri semnificative. În acest scop, sistemul FlexiProject vă permite să vizualizați situația bugetară a mai multor proiecte în fila de buget inclusă în portofoliul de proiecte. O astfel de situație este prezentată în următoarea ilustrație:

Mai mult, pentru fiecare proiect, puteți afla situația acestuia pe un așa-numit One Pager dedicat, iar aici, conducerea companiei va vedea situația bugetară a unui anumit proiect într-o formă foarte concisă și concretă, împreună cu comentariile managerului de proiect.

Dacă aceste informații prezentate mai sus sunt insuficiente, puteți crea în sistem mai multe rapoarte detaliate care prezintă informații financiare foarte detaliate:

Precizia în bugetarea proiectelor: cheia succesului

Elaborarea unui buget de proiect nu este dificilă, dar necesită acuratețe și meticulozitate. În fiecare etapă, bugetul ar trebui să reflecte cunoștințele actuale ale echipei de proiect cu privire la costurile suportate. De asemenea, este necesar să se analizeze și să se monitorizeze în mod sistematic starea bugetului proiectului pentru a identifica cât mai curând posibil riscurile potențiale.