Como é que a integração do FlexiProject Jira simplifica a gestão de projectos?
O Jira é uma das soluções mais utilizadas para apoiar a gestão de projectos utilizando métodos Agile. É também uma das principais soluções utilizadas pelas equipas de desenvolvimento para criar novos programas de TI e melhorar os já existentes. No entanto, esta solução é muito menos popular na gestão de projectos que são implementados utilizando métodos tradicionais, ou seja, Waterfall. Em muitas organizações, no entanto, existe uma mistura de projectos relacionados com o desenvolvimento de sistemas de TI e projectos organizacionais ou de otimização “normais”. Quando implementas estes últimos, as equipas de projeto são menos propensas a usar o Jira e mais propensas a usar software como o FlexiProject. Em tais situações, a integração do FlexiProject com o Jira é uma grande vantagem para a organização. Esta vantagem é que o progresso de todos os projectos pode ser monitorizado num único sistema, ou seja, o FlexiProject. Uma solução particularmente popular na gestão de projectos é o gráfico de Gantt. A gestão da empresa, os patrocinadores do projeto e os comités de direção esperam ver o progresso de um projeto visualmente num gráfico de Gantt, que o FlexiProject oferece.
Principais conclusões:
- Como a integração com o Jira melhora a visibilidade do projeto
- Como é que as equipas híbridas podem trabalhar em ambos os sistemas sem problemas
- Como as tarefas do Jira aparecem no gráfico de Gantt do FlexiProject
- Como gerir e monitorizar todos os projectos num único local
- Como a integração elimina a duplicação de dados
- Quais as funcionalidades de portfólio e relatórios que o FlexiProject oferece
Porque é que vale a pena integrar o FlexiProject com o Jira?
Se, como descrito na introdução, a tua organização realiza vários tipos de projetos, alguns dos quais são implementados usando metodologias ágeis e outros usando metodologias Waterfall, então a integração do Jira com o FlexiProject, um software de gestão de projetos e portfólio de projetos, faz muito sentido. Isto porque, em muitos casos, a utilização da chamada abordagem híbrida é de grande valia na implementação de projectos. Vamos ilustrar esta questão com um exemplo relevante: uma empresa do sector financeiro desenvolve e lança um novo sistema PayFlow, uma aplicação para pagamentos electrónicos. É fácil imaginar que pessoas das áreas de marketing, finanças, programação e vendas estejam envolvidas na implementação de um projeto deste tipo. No caso de um projeto deste tipo, a gestão espera que seja apresentado um plano de estrutura, e este plano deve ser preparado e submetido para aprovação no FlexiProject. O FlexiProject tem um sistema de Carta de Projeto, um módulo para criar orçamentos, um gráfico de Gantt, e permite-te construir caminhos de decisão facilmente. Assim que o plano do projeto é aprovado, os programadores executam as suas tarefas no Jira, enquanto as equipas de negócio trabalham no FlexiProject. O conselho de administração, o patrocinador do projeto ou o comité de direção pretende uma visão geral abrangente da forma como o projeto está a ser implementado e não quer ter de consultar o Jira e o FlexiProject para o fazer. Esta situação é resolvida pela integração do FlexiProject com o Jira. Os gerentes têm então uma visão geral de como o projeto está sendo implementado em um único gráfico de Gantt, de fácil leitura. Esse gráfico de Gantt é mostrado na ilustração abaixo. Todas as tarefas da Fase 3 “Desenvolvimento” são automaticamente importadas do Jira – as tarefas do Jira são marcadas com um diamante azul ao lado do nome da tarefa.
Um benefício adicional da integração do Jira e do FlexiProject é a capacidade de informar regularmente sobre o estado do projeto através de Revisões Automáticas do Projeto, uma caraterística oferecida pelo FlexiProject. Esta visão abrangente do projeto é inestimável porque no mundo dos negócios, existem prazos com os quais os gestores se comprometem, e estes prazos são melhor controlados no FlexiProject, que está integrado com o Jira.
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Aplicação prática da integração na gestão da carteira de projectos
Os utilizadores de sistemas informáticos não gostam de ter de introduzir os mesmos dados em sistemas diferentes. Esta situação normalmente causa frustração e raramente é sustentável a longo prazo. Esta situação pode ser evitada através da integração do Jira com o FlexiProject. As equipas de desenvolvimento – ou outras equipas – trabalham apenas no Jira, enquanto os funcionários do PMO, gestores e executivos da empresa podem monitorizar os resultados do seu trabalho no FlexiProject. O FlexiProject oferece uma gama de caraterísticas que te permitem gerir projectos a um nível estratégico, independentemente de serem implementados no Jira ou diretamente no FlexiProject – o único requisito é que o FlexiProject esteja integrado com o Jira:
- Gestão de portfólio de projectos e programas – Gráfico de Gantt disponível
- Revisões automáticas de projectos
- Gestão do plano de projeto
- Gestão dos principais recursos
- Ligar os objectivos estratégicos a projectos e KPIs
O roteiro do projeto disponível no módulo Portfólios de projectos permite-lhe avaliar rapidamente se os projectos estão a ser implementados de acordo com o plano aprovado ou se estão atrasados. Pode também monitorizar facilmente a situação financeira de todo o portfólio ou criar os seus painéis de controlo gráficos.
Uma caraterística valiosa é a capacidade de gerir os riscos ao nível de toda a carteira de projectos.
Se a tua empresa implementa programas de projectos abrangentes, o FlexiProject permite-te ligar diferentes projectos para formar um programa de projectos.
Muitas empresas realizam revisões regulares dos projectos. A administração da empresa, os comités de direção ou os patrocinadores do projeto participam nestas revisões. Na maioria das vezes, os funcionários do Escritório de Gerenciamento de Projetos são responsáveis pela preparação dessas revisões. O FlexiProject automatiza significativamente este processo.
Todas as ferramentas acima referidas proporcionam aos intervenientes no projeto um elevado nível de conforto quando gerem vários projectos em simultâneo. Toda a informação é consistente e está disponível numa única ferramenta, o que ajuda a evitar erros e poupa tempo, especialmente aos funcionários do PMO.
Como é que a integração com o Jira apoia o agendamento de projectos?
Na gestão de projectos tradicional, o calendário do projeto é construído com base na WBS (Work Breakdown Structure), enquanto na gestão de projectos Agile, fazemos um backlog e dividimo-lo em sprints. Na maioria dos casos, as partes interessadas do projeto estão mais acostumadas a – e esperam ver – um cronograma de projeto de alto nível em um gráfico de Gantt claro. Construir um cronograma de projeto no FlexiProject é muito fácil, mesmo para projetos muito complexos e grandes. Não importa se estes são projectos implementados inteiramente no FlexiProject, em ambos os sistemas simultaneamente, ou apenas no Jira.
A figura acima mostra um projeto implementado utilizando um método híbrido. Dependendo do nível de detalhe que pretende incluir no calendário do projeto, pode decidir quais os elementos a recuperar do Jira. Se pretender manter o calendário do projeto a um nível elevado e não ser demasiado detalhado, é suficiente obter apenas Épicos e Histórias do Jira. Nesta figura, podemos ver a responsabilidade pela implementação de tarefas individuais, as suas datas e a estrutura PEP necessária. Uma vez criado todo o calendário do projeto, este pode ser aprovado como um plano e depois monitorizado quanto a desvios durante a implementação do projeto. O cronograma do projeto com o plano aprovado é mostrado na figura abaixo.
Learn how to create a project schedule to achievement of the project goals.
Gestão estratégica e operacional de projectos com FlexiProject e Jira
Atualmente, ao criar os seus ecossistemas de TI, as empresas fazem todos os esforços para evitar introduzir os mesmos dados duas vezes em sistemas de TI diferentes. Isto não é diferente quando uma organização utiliza o Jira e outro programa de gestão de projectos. Nestes casos, vale a pena escolher um programa que se integre bem com o Jira. O FlexiProject é um desses programas. Uma vantagem particular desta solução é o facto de os projectos poderem ser geridos operacionalmente no Jira e a um nível estratégico no FlexiProject. Uma das tendências de desenvolvimento mais rápido na gestão de projectos a nível mundial é a gestão híbrida, que o FlexiProject suporta através da sua integração com o Jira.
