Wie vereinfacht die FlexiProject-Jira Integration das Projektmanagement?

Jira ist eine der am weitesten verbreiteten Lösungen zur Unterstützung des Projektmanagements mit agilen Methoden. Es ist auch eine der führenden Lösungen, die von Entwicklungsteams für die Erstellung neuer und die Verbesserung bestehender IT-Programme verwendet wird. Bei der Verwaltung von Projekten, die mit traditionellen, d.h. Waterfall-Methoden umgesetzt werden, ist diese Lösung jedoch weit weniger beliebt. In vielen Unternehmen gibt es jedoch eine Mischung aus Projekten im Zusammenhang mit der Entwicklung von IT-Systemen und „normalen“ Organisations- oder Optimierungsprojekten. Bei letzteren verwenden die Projektteams eher Software wie FlexiProject und weniger Jira. In solchen Situationen ist die Integration von FlexiProject mit Jira ein großer Vorteil für die Organisation. Dieser Vorteil besteht darin, dass der Fortschritt aller Projekte in einem einzigen System, d.h. FlexiProject, überwacht werden kann. Eine besonders beliebte Lösung im Projektmanagement ist das Gantt-Diagramm. Unternehmensleitung, Projektsponsoren und Lenkungsausschüsse erwarten, dass der Fortschritt eines Projekts visuell in einem Gantt-Diagramm dargestellt wird, was FlexiProject bietet.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr:

Wie die Integration mit Jira die Projekttransparenz verbessert
Wie hybride Teams nahtlos in beiden Systemen arbeiten können
Wie Jira Aufgaben im Gantt-Diagramm von FlexiProject erscheinen
Wie Sie alle Projekte an einem Ort verwalten und überwachen können
Wie die Integration doppelte Dateneingabe vermeidet
Welche Portfolio- und Berichtsfunktionen FlexiProject bietet

Warum lohnt es sich, FlexiProject in Jira zu integrieren?

Wenn Ihr Unternehmen, wie in der Einleitung beschrieben, verschiedene Arten von Projekten durchführt, von denen einige mit agilen Methoden und andere mit Waterfall-Methoden umgesetzt werden, dann macht die Integration von Jira mit FlexiProject, einer Software für das Projekt- und Projektportfoliomanagement, sehr viel Sinn. Denn in vielen Fällen ist die Verwendung eines so genannten hybriden Ansatzes bei der Projektumsetzung von großem Wert. Lassen Sie uns dies anhand eines Beispiels verdeutlichen: Ein Unternehmen aus dem Finanzsektor entwickelt und lanciert ein neues PayFlow-System, eine Anwendung für elektronische Zahlungen. Es ist leicht vorstellbar, dass an der Umsetzung eines solchen Projekts Mitarbeiter aus den Bereichen Marketing, Finanzen, Programmierung und Vertrieb beteiligt sind. Bei einem solchen Projekt erwartet die Geschäftsleitung die Vorlage eines Rahmenplans, der in FlexiProject erstellt und zur Genehmigung vorgelegt werden sollte. FlexiProject verfügt über ein System für die Projektcharta, ein Modul zur Erstellung von Budgets, ein Gantt-Diagramm und ermöglicht die einfache Erstellung von Entscheidungswegen. Sobald der Projektplan genehmigt ist, führen die Entwickler ihre Aufgaben in Jira aus, während die Geschäftsteams in FlexiProject arbeiten. Der Vorstand, der Projektsponsor oder der Lenkungsausschuss möchte einen umfassenden Überblick darüber haben, wie das Projekt umgesetzt wird, und möchte dafür nicht sowohl Jira als auch FlexiProject einsehen müssen. Diese Situation wird durch die Integration von FlexiProject mit Jira gelöst. Manager haben dann einen offensichtlichen Überblick darüber, wie das Projekt umgesetzt wird, in einem einzigen, leicht zu lesenden Gantt-Diagramm. Ein solches Gantt-Diagramm ist in der folgenden Abbildung zu sehen. Alle Aufgaben aus Phase 3 „Entwicklung“ werden automatisch aus Jira importiert – Aufgaben aus Jira sind mit einer blauen Raute neben dem Aufgabennamen gekennzeichnet.

Gantt-Diagramm im FlexiProject System mit den Entwicklungsaufgaben der Phase 3 aus Jira, markiert mit blauen Rauten

Ein zusätzlicher Vorteil der Integration von Jira und FlexiProject ist die Möglichkeit, regelmäßig über den Projektstatus zu berichten, und zwar durch automatische Projektüberprüfungen, eine Funktion, die FlexiProject bietet. Ein solch umfassender Überblick über das Projekt ist von unschätzbarem Wert, denn in der Geschäftswelt gibt es Fristen, zu denen sich Manager verpflichten, und diese Fristen lassen sich in FlexiProject, das mit Jira integriert ist, besser kontrollieren.

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Praktische Anwendung der Integration im Projektportfolio-Management

IT-Systembenutzer geben ungern dieselben Daten in verschiedene Systeme ein. Diese Situation führt in der Regel zu Frustration und ist auf lange Sicht kaum tragbar. Diese Situation kann durch die Integration von Jira mit FlexiProject vermieden werden. Entwicklungsteams – oder andere Teams – arbeiten nur in Jira, während PMO-Mitarbeiter, Manager und Führungskräfte des Unternehmens die Ergebnisse ihrer Arbeit in FlexiProject überwachen können. FlexiProject bietet eine Reihe von Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, Projekte auf strategischer Ebene zu verwalten, unabhängig davon, ob sie in Jira oder direkt in FlexiProject implementiert sind – die einzige Voraussetzung ist, dass FlexiProject mit Jira integriert ist:

Projektportfolio und Programmmanagement – Gantt-Diagramm verfügbar
Automatische Projektüberprüfungen
Verwaltung des Projektplans
Verwaltung von Schlüsselressourcen
Verknüpfung strategischer Ziele mit Projekten und KPIs

Mit der im Modul Projektportfolios verfügbaren Projekt-Roadmap können Sie schnell beurteilen, ob die Projekte gemäß dem genehmigten Plan umgesetzt werden oder hinter dem Zeitplan zurückbleiben. Sie können auch ganz einfach die finanzielle Situation des gesamten Portfolios überwachen oder Ihre grafischen Dashboards erstellen.

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Eine wertvolle Funktion ist die Möglichkeit, Risiken auf der Ebene des gesamten Projektportfolios zu verwalten.

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Wenn Ihr Unternehmen umfassende Projektprogramme implementiert, können Sie mit FlexiProject verschiedene Projekte zu einem Projektprogramm verknüpfen.

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Viele Unternehmen führen regelmäßige Projektüberprüfungen durch. Die Unternehmensleitung, Lenkungsausschüsse oder Projektsponsoren nehmen an diesen Überprüfungen teil. Meistens sind die Mitarbeiter des Project Management Office für die Vorbereitung solcher Überprüfungen verantwortlich. FlexiProject automatisiert diesen Prozess erheblich.

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Alle oben genannten Tools bieten den Projektbeteiligten ein hohes Maß an Komfort bei der gleichzeitigen Verwaltung mehrerer Projekte. Alle Informationen sind konsistent und in einem einzigen Tool verfügbar. Das hilft, Fehler zu vermeiden und spart Zeit, insbesondere für PMO-Mitarbeiter.

Wie unterstützt die Integration mit Jira die Projektplanung?

Im traditionellen Projektmanagement wird der Projektplan auf der Grundlage der Work Breakdown Structure (WBS) erstellt, während wir im agilen Projektmanagement ein Backlog erstellen und es in Sprints unterteilen. In den meisten Fällen sind die Projektbeteiligten eher an einen übersichtlichen Projektplan in Form eines Gantt-Diagramms gewöhnt und erwarten diesen auch. Die Erstellung eines Projektplans in FlexiProject ist sehr einfach, sogar für sehr komplexe und große Projekte. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Projekte handelt, die vollständig in FlexiProject, in beiden Systemen gleichzeitig oder nur in Jira durchgeführt werden.

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Die Abbildung oben zeigt ein Projekt, das mit einer hybriden Methode umgesetzt wurde. Je nachdem, wie detailliert Sie Ihren Projektplan gestalten möchten, können Sie entscheiden, welche Elemente Sie aus Jira abrufen möchten. Wenn Sie Ihren Projektplan auf einem hohen Niveau halten und nicht zu detailliert sein möchten, reicht es aus, nur Epics und Stories aus Jira abzurufen. In dieser Abbildung sehen Sie die Zuständigkeit für die Durchführung der einzelnen Aufgaben, ihre Termine und die erforderliche PSP-Struktur. Sobald der gesamte Projektplan erstellt ist, kann er als Plan genehmigt und dann während der Projektdurchführung auf Abweichungen überwacht werden. Der Projektzeitplan mit dem genehmigten Plan ist in der Abbildung unten dargestellt.

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Strategisches und operatives Projektmanagement mit FlexiProject und Jira

Bei der Erstellung ihrer IT-Ökosysteme bemühen sich Unternehmen derzeit nach Kräften, die doppelte Eingabe derselben Daten in verschiedene IT-Systeme zu vermeiden. Das ist nicht anders, wenn ein Unternehmen Jira und ein anderes Projektmanagementprogramm verwendet. In solchen Fällen lohnt es sich, ein Programm zu wählen, das sich gut mit Jira integrieren lässt. FlexiProject ist ein solches Programm. Ein besonderer Vorteil dieser Lösung ist die Tatsache, dass Projekte operativ in Jira und auf strategischer Ebene in FlexiProject verwaltet werden können. Einer der sich weltweit am schnellsten entwickelnden Trends im Projektmanagement ist das hybride Management, das FlexiProject durch seine Integration mit Jira unterstützt.