Jak integracja FlexiProject z Jira usprawnia zarządzanie projektami?
Jira to jedno z bardziej rozpowszechnianych rozwiązań wspierających zarządzanie projektami realizowanych w metodach zwinnych. To też jedno z wiodących rozwiązań służące zespołom programistycznym do tworzenia nowych oraz usprawniania istniejących programów informatycznych. Jednak to rozwiązanie jest już zdecydowanie mniej popularne w zarządzaniu projektami, które są realizowane tradycyjnymi czyli kaskadowymi metodami. W wielu organizacjach istnieje jednak mix projektów dotyczących rozwoju systemów IT oraz „zwykłych” projektów organizacyjnych czy też optymalizacyjnych. Przy realizacji tych drugich zespoły projektowe już mniej chętnie sięgają po Jira a bardziej po oprogramowania takie jak FlexiProject. W tego typu sytuacjach integracja FlexiProject z Jira stanowi dla organizacji dużą korzyść. Korzyść ta polega na tym, że przebieg wszystkich projektów można monitorować w jednym systemie czyli we FlexiProject. Szczególnie popularnym rozwiązaniem w zarządzaniu projektami jest wykres Gantt’a. Zarząd firmy, sponsorzy projektów czy też komitety sterujące są przyzwyczajeni i chcą widzieć poziom zaawansowaniu projektu w sposób wizualny właśnie na wykresie Gantta, który oferuje FlexiProject.
Najważniejsze wnioski:
- Jak integracja z Jira usprawnia zarządzanie projektami hybrydowymi
- Jak wizualizować postęp zadań z Jira na wykresie Gantta w FlexiProject
- Jak monitorować projekty i portfele w jednym narzędziu
- Jak ograniczyć duplikację danych i zautomatyzować raportowanie
Dlaczego warto zintegrować FlexiProject z Jira?
Jeżeli tak jak opisano we wstępie w organizacji realizowane są różne typy projektów i na dodatek jedne z nich realizowane są w metodykach zwinnych (Agile) a inne w metodykach kaskadowych (waterfall), to integracja Jira z FlexiProject, czyli oprogramowaniem do zarządzania projektami i portfelami projektów ma duży sens. Dzieje się tak dlatego, że w wielu przypadkach dużą wartość przy realizacji projektu ma zastosowanie tzw. podejścia hybrydowego.
Zilustrujmy to zagadnienie odpowiednim przykładem: firma z branży finansowej opracowuje i wdraża na rynek nowy system PayFlow czyli aplikację służącą do płatności elektronicznych. Łatwo sobie wyobrazić, że w realizację takiego projektu zaangażowane są osoby z marketingu, finansiści, programiści czy też osoby ze sprzedaży. W przypadku realizacji takiego projektu zarząd oczekuje przedstawienia ramowego planu projektu i taki plan zdecydowanie lepiej przygotowuje się i przesyła do akceptacji we FlexiProject. FlexiProject posiada systemową Kartę Projektu, moduł do tworzenia budżetu, Wykres Gantta oraz daje możliwość łatwego budowania ścieżek decyzyjnych. Po zaakceptowaniu planu projektu programiści realizują swoje zadania w Jira natomiast zespoły biznesowe we FlexiProject. Zarząd, sponsor projektu czy też komitet sterujący chcą mieć całościowy wgląd w to jak realizowany jest projekt i nie chcą w tym celu zaglądać zarówno do Jira jak i FlexiProject. Tę sytuację rozwiązuje właśnie integracja FlexiProject z Jira. Wówczas menedżerowie mają bardzo czytelny wgląd w to, jak realizowany jest projekt na jednym, czytelnym wykresie Gantta. Taki wykres Gantta przedstawiono na poniższej ilustracji. Wszystkie zadania z Fazy 3 „Development” są w sposób automatyczny zaciągnięte z Jira – zadania z Jira oznaczone są niebieskim rombem umiejscowionym przy nazwie zadania.
Dodatkowa wartość wynikająca z integracji Jira i FlexiProject to możliwość regularnego raportowania statusu realizacji projektów poprzez Automatyczne Przeglądy Projektowe, które oferuje FlexiProject. Takie całościowe spojrzenie na projekt jest bezcenne, ponieważ w świecie biznesu istnieją terminy, do których zobowiązują się menedżerowie i te terminy lepiej jest kontrolować w zintegrowanym z Jira programie FlexiProject.
Korzystaj z pełnego dostępu do FlexiProject przez 30 dni - bez żadnych opłat
Praktyczne zastosowanie integracji w zarządzaniu portfelem projektów
Użytkownicy systemów informatycznych nie lubią, kiedy muszą wprowadzać do różnych systemów te same dane. Taka sytuacja zazwyczaj budzi określone frustracje i rzadko jest w stanie utrzymać się dłuższy czas. Tej sytuacji można uniknąć, integrując Jira z FlexiProject. Zespoły programistyczne – lub inne – pracują tylko w Jira, a pracownicy PMO, menedżerowie czy też zarząd firmy mogą monitorować efekt ich pracy we FlexiProject.
FlexiProject oferuje szereg funkcjonalności, które pozwalają zarządzać projektami na poziomie strategicznym niezależnie od tego czy są one realizowane w Jira, czy bezpośrednio we FlexiProject – warunkiem jest integracja z Jira systemu FlexiProject:
- Zarządzanie portfelami i programami projektów – dostępny wykres Gantt
- Automatyczne przeglądy projektów
- Zarządzanie planami projektów
- Zarządzanie kluczowymi zasobami
- Powiązanie celów strategicznych z projektami oraz z KPI
Roadmapa projektów dostępna w module portfeli projektów daje możliwość szybkiej oceny, czy projekty realizowane są zgodnie z zatwierdzonym planem czy tez mają opóźnienia. W łatwy sposób można też monitorować sytuację finansową całego portfela, czy też tworzyć własne dashboardy graficzne.
Cenną funkcją jest możliwość zarządzania ryzykami na poziomie całego portfela projektów.
Jeśli firma realizuje kompleksowe programy projektów, to FlexiProject pozwala powiązać różne projekty ze sobą tak, aby stanowiły program projektów.
W wielu firmach dokonywane są cykliczne oceny projektów. Uczestnikami takich przeglądów są zarządy firm, komitety sterujące albo sponsorzy projektów. Najczęściej odpowiedzialność za przygotowanie takiego przeglądu spoczywa na pracownikach Biura Zarządzania Projektami (PMO). FlexiProject w istotnym stopniu taki proces automatyzuje.
Wszystkie powyższe narzędzia zapewniają interesariuszom projektu wysoki poziom komfortu podczas zarządzania wieloma projektami jednocześnie. Wszystkie informacje są spójne i dostępne w jednym narzędziu, co pomaga uniknąć błędów i oszczędza czas, zwłaszcza pracowników PMO.
Jak integracja z Jira wspiera tworzenie harmonogramu projektu?
W tradycyjnym zarządzaniu projektami harmonogram projektu buduje się w oparciu o WBS (Work Breakdown Structure), a w zwinnym zarządzaniu projektami w dużym uproszczeniu budujemy backlog i dzielimy go na sprinty. W większości przypadków interesariusze projektów są bardziej przyzwyczajeni – i tego oczekują – aby zobaczyć high level harmonogram projektu na czytelnym wykresie Gantta. Budowa harmonogramu projektu we FlexiProject jest bardzo łatwa nawet dla bardzo skomplikowanych i dużych projektów. Nie ma tu znaczenia czy są to projekty w całości realizowane we FlexiProject, w obu systemach jednocześnie czy tylko w Jira.
Na powyższym rysunku widzimy projekt realizowany metodą hybrydową. W zależności od tego z jakim stopniem szczegółowości chcemy zbudować harmonogram projektu, można zdecydować o elementach pobieranych z Jira. Jeśli harmonogram projektu ma pozostać na wysokim poziomie i nie być nadmiernie szczegółowy, to wystarczy z Jira pobrać wyłącznie Epik’s oraz Story’s. Na tym rysunku w czytelny sposób widzimy odpowiedzialność za realizację poszczególnych zadań, ich daty a także wymaganą strukturę WBS. Po zbudowaniu całego harmonogramu projektu można go zatwierdzić jako plan a następnie monitorować odchylenia w trakcie realizacji projektu. Harmonogram projektu wraz z zatwierdzonym planem pokazano na rysunku poniżej.
Learn how to create a project schedule to achievement of the project goals.
Strategiczne i operacyjne zarządzanie projektami za pomocą FlexiProject i Jira
Obecnie firmy, tworząc swoje ekosystemy informatyczne, dokładają wszelkich starań aby uniknąć dwukrotnego wprowadzania tych samych danych do różnych systemów informatycznych. Nie inaczej jest w przypadku, kiedy w organizacji występuje Jira oraz inny program do zarządzania projektami. Wówczas zdecydowanie warto wybrać program, który posiada dobrą integrację z Jira. Takim programem jest FlexiProject. Szczególną zaletą takiego rozwiązania jest fakt, że w Jira można operacyjnie realizować projekty, a we FlexiProject zarządzać nimi na poziomie strategicznym. Jednym z najbardziej rozwijających się obecnie trendów w zarządzaniu projektami na świecie jest zarządzanie hybrydowe, które właśnie poprzez dostępną integrację z Jira jest wspierane przez FlexiProject.
