Hogyan egyszerűsíti a FlexiProject-Jira integráció a projektmenedzsmentet?
A Jira az egyik legszélesebb körben használt megoldás az Agile módszerekkel történő projektmenedzsment támogatására. Emellett a fejlesztőcsapatok által új IT-programok létrehozására és a meglévő programok fejlesztésére használt egyik vezető megoldás. Ez a megoldás azonban sokkal kevésbé népszerű a hagyományos, azaz Waterfall módszerekkel megvalósított projektek irányításában. Sok szervezetben azonban az informatikai rendszerfejlesztéshez kapcsolódó projektek és a „rendes” szervezési vagy optimalizálási projektek keverednek. Ez utóbbiak megvalósításakor a projektcsapatok kevésbé használják a Jira-t, és inkább az olyan szoftvereket, mint a FlexiProject. Ilyen helyzetekben a FlexiProject és a Jira integrációja nagy előnyt jelent a szervezet számára. Ez az előny abban rejlik, hogy az összes projekt előrehaladása egyetlen rendszerben, azaz a FlexiProjectben követhető nyomon. A projektmenedzsmentben különösen népszerű megoldás a Gantt-diagram. A vállalatvezetés, a projektszponzorok és az irányítóbizottságok elvárják, hogy a projekt előrehaladását vizuálisan, egy Gantt-diagramon lássák, amit a FlexiProject kínál.
Legfontosabb tudnivalók:
- Hogyan javítja a projekt láthatóságát a Jira-val való integráció
- Hogyan tudnak a hibrid csapatok mindkét rendszerben zökkenőmentesen dolgozni?
- Hogyan jelennek meg a Jira feladatok a FlexiProject Gantt-diagramjában?
- Hogyan lehet az összes projektet egy helyen kezelni és nyomon követni?
- Hogyan szünteti meg az integráció a kettős adatbevitelt
- Milyen portfólió- és jelentéstételi funkciókat kínál a FlexiProject
Miért érdemes integrálni a FlexiProjectet a Jira-val?
Ha a bevezetőben leírtak szerint az Ön szervezete különböző típusú projekteket hajt végre, amelyek közül egyeseket agilis, másokat Waterfall módszertanok alkalmazásával valósít meg , akkor a Jira és a FlexiProject projekt- és projektportfólió-kezelő szoftver integrációjának sok értelme van. Ennek oka, hogy sok esetben az úgynevezett hibrid megközelítés alkalmazása nagy értéket képvisel a projektek megvalósítása során. Illusztráljuk ezt a kérdést egy releváns példával: egy pénzügyi szektorbeli vállalat új PayFlow rendszert fejleszt és indít el, amely egy elektronikus fizetésekhez használt alkalmazás. Könnyen elképzelhető, hogy egy ilyen projekt megvalósításában a marketing, a pénzügy, a programozás és az értékesítés munkatársai vesznek részt. Egy ilyen projekt esetében a vezetőség elvárja, hogy egy kerettervet mutassanak be, és ezt a tervet a FlexiProjectben kell elkészíteni és jóváhagyásra benyújtani. A FlexiProject rendelkezik egy rendszer Project Charterrel, költségvetések készítésére szolgáló modullal, Gantt-diagrammal, és lehetővé teszi a döntési utak egyszerű felépítését. A projektterv jóváhagyása után a fejlesztők a Jira-ban végzik a feladataikat, míg az üzleti csapatok a FlexiProject-ben dolgoznak. Az igazgatótanács, a projekt szponzora vagy az irányítóbizottság átfogó áttekintést szeretne kapni a projekt megvalósításáról, és nem akarja, hogy ehhez a Jira-t és a FlexiProjectet is meg kelljen néznie. Ezt a helyzetet a FlexiProject és a Jira integrációja oldja meg. A vezetők így egyetlen, könnyen olvasható Gantt-diagramban kapnak áttekintést arról, hogy a projekt megvalósítása hogyan zajlik. Egy ilyen Gantt-diagram az alábbi ábrán látható. A 3. „Fejlesztés” fázis összes feladata automatikusan importálásra kerül a Jira-ból – a Jira-ból származó feladatokat a feladat neve mellett egy kék rombusz jelöli.
A Jira és a FlexiProject integrációjának további előnye, hogy a FlexiProject által kínált Automatikus projektértékelések funkció révén rendszeresen jelentést készíthet a projekt állapotáról. A projekt ilyen átfogó áttekintése felbecsülhetetlen értékű, mivel az üzleti világban vannak határidők, amelyekre a vezetők kötelezettséget vállalnak, és ezek a határidők jobban ellenőrizhetők a Jira-val integrált FlexiProjectben.
Élvezze a FlexiProject teljes körű hozzáférését 30 napig - ingyenesen, díjmentesen
Az integráció gyakorlati alkalmazása a projektportfólió-kezelésben
Az informatikai rendszerek felhasználói nem szeretik, ha ugyanazokat az adatokat különböző rendszerekbe kell beírniuk. Ez a helyzet általában frusztrációt okoz, és hosszú távon ritkán fenntartható. Ez a helyzet elkerülhető a Jira és a FlexiProject integrálásával. A fejlesztőcsapatok – vagy más csapatok – csak a Jira-ban dolgoznak, míg a PMO munkatársai, a menedzserek és a vállalat vezetői a FlexiProject-ben követhetik nyomon munkájuk eredményeit. A FlexiProject számos olyan funkciót kínál, amelyek lehetővé teszik a projektek stratégiai szintű kezelését, függetlenül attól, hogy azokat a Jira-ban vagy közvetlenül a FlexiProject-ben valósítják meg – az egyetlen követelmény, hogy a FlexiProject integrálva legyen a Jira-val:
- Projektportfólió és programmenedzsment – Gantt diagram elérhető
- Automatikus projekt felülvizsgálatok
- Projektterv-menedzsment
- Kulcsfontosságú erőforrások kezelése
- A stratégiai célok összekapcsolása a projektekkel és a KPI-kkel
A Projektportfóliók modulban elérhető projekt ütemterv lehetővé teszi, hogy gyorsan felmérje, hogy a projektek végrehajtása a jóváhagyott terv szerint történik-e, vagy késésben vannak. A teljes portfólió pénzügyi helyzetét is könnyen nyomon követheti, vagy grafikus műszerfalakat készíthet.
Értékes funkció a kockázatok kezelésének képessége a teljes projektportfólió szintjén.
Ha cége átfogó projektprogramokat valósít meg, a FlexiProject lehetővé teszi, hogy különböző projekteket összekapcsoljon egy projektprogramba.
Sok vállalat rendszeres projektértékeléseket végez. A vállalat vezetése, az irányítóbizottságok vagy a projektszponzorok részt vesznek ezeken a felülvizsgálatokon. Leggyakrabban a Projektmenedzsment Iroda munkatársai felelősek az ilyen felülvizsgálatok előkészítéséért. A FlexiProject jelentősen automatizálja ezt a folyamatot.
A fenti eszközök mindegyike nagyfokú kényelmet biztosít a projektben érdekeltek számára, amikor egyszerre több projektet irányítanak. Minden információ egységes és egyetlen eszközben elérhető, ami segít elkerülni a hibákat és időt takarít meg, különösen a PMO munkatársai számára.
Hogyan támogatja a Jira-val való integráció a projektütemezést?
A hagyományos projektmenedzsmentben a projekt ütemterve a WBS ( Work Breakdown Structure) alapján épül fel , míg az Agile projektmenedzsmentben egy backlogot készítünk, és azt sprintekre osztjuk. A legtöbb esetben a projekt érdekeltjei jobban hozzászoktak – és elvárják, hogy egy áttekinthető Gantt-diagramban megjelenő, magas szintű projektütemtervet lássanak. A FlexiProjectben a projekt ütemtervének elkészítése nagyon egyszerű, még a nagyon összetett és nagy projektek esetében is. Nem számít, hogy ezek a projektek teljes egészében FlexiProjectben, mindkét rendszerben egyszerre, vagy csak a Jira-ban valósulnak meg.
A fenti ábra egy hibrid módszerrel megvalósított projektet mutat be. Attól függően, hogy milyen részletességű projekt ütemtervét szeretné beépíteni, eldöntheti, hogy mely elemeket kéri le a Jira-ból. Ha a projekt ütemtervét magas szinten kívánja tartani, és nem kívánja túlságosan részletezni, elegendő, ha csak az epikákat és a történeteket kéri le a Jira-ból. Ezen az ábrán láthatjuk az egyes feladatok végrehajtásának felelősségét, azok időpontját és a szükséges WBS-struktúrát. Miután a teljes projekt ütemterv elkészült, azt tervként jóváhagyhatjuk, majd a projekt megvalósítása során nyomon követhetjük az eltéréseket. A jóváhagyott tervvel ellátott projekt ütemterv az alábbi ábrán látható.
Learn how to create a project schedule to achievement of the project goals.
Stratégiai és operatív projektmenedzsment a FlexiProject és a Jira segítségével
Jelenleg az informatikai ökoszisztémák kialakításakor a vállalatok mindent megtesznek annak érdekében, hogy ne kelljen kétszer ugyanazt az adatot különböző informatikai rendszerekbe bevinni. Nincs ez másképp akkor sem, ha egy szervezet a Jira-t és egy másik projektmenedzsment programot használ. Ilyen esetekben érdemes olyan programot választani, amely jól integrálható a Jira-val. A FlexiProject egy ilyen program. Ennek a megoldásnak külön előnye, hogy a projektek operatív szinten a Jira-ban, stratégiai szinten pedig a FlexiProject-ben kezelhetők. A projektmenedzsment egyik leggyorsabban fejlődő trendje világszerte a hibrid menedzsment, amelyet a FlexiProject a Jira-val való integráció révén támogat.
