Jak integrace FlexiProject-Jira zefektivňuje řízení projektů?

Jira je jedním z nejpoužívanějších řešení pro podporu řízení projektů pomocí Agile. Je také jedním z předních řešení používaných vývojovými týmy k vytváření nových a vylepšování stávajících IT programů. Toto řešení je však mnohem méně oblíbené při řízení projektů, které jsou realizovány tradičními, tj. metodami Waterfall. V mnoha organizacích však dochází ke kombinaci projektů souvisejících s vývojem IT systémů a „běžných“ organizačních či optimalizačních projektů. Při realizaci posledně jmenovaných projektů je méně pravděpodobné, že projektové týmy budou používat systém Jira, a spíše budou využívat software, jako je FlexiProject. V takových situacích je integrace FlexiProject s Jirou pro organizaci velkou výhodou. Tato výhoda spočívá v tom, že průběh všech projektů lze sledovat v jediném systému, tj. ve FlexiProject. Obzvláště oblíbeným řešením při řízení projektů je Ganttův diagram. Vedení společnosti, sponzoři projektů a řídicí výbory očekávají, že uvidí průběh projektu vizuálně na Ganttově diagramu, což FlexiProject nabízí.

V tomto článku se dozvíte:

Jak integrace s Jirou zlepšuje přehled o projektu
Jak mohou hybridní týmy bezproblémově pracovat v obou systémech
Jak se úkoly Jira zobrazují v Ganttově diagramu FlexiProject
Jak spravovat a sledovat všechny projekty na jednom místě
Jak integrace eliminuje duplicitní zadávání dat
Jaké funkce portfolia a reportování FlexiProject nabízí

Proč se vyplatí integrovat FlexiProject s Jirou?

Pokud vaše organizace, jak bylo popsáno v úvodu, realizuje různé typy projektů, z nichž některé jsou realizovány pomocí Agile metodik a jiné pomocí metodiky Waterfall , pak integrace Jiry se softwarem FlexiProject, který slouží k řízení projektů a projektového portfolia, dává velký smysl. V mnoha případech je totiž využití tzv. hybridního přístupu při realizaci projektů velmi přínosné. Ilustrujme si tuto problematiku na vhodném příkladu: společnost z finančního sektoru vyvíjí a uvádí na trh nový systém PayFlow, aplikaci pro elektronické platby. Je snadné si představit, že se na realizaci takového projektu podílejí lidé z marketingu, financí, programování a prodeje. V případě takového projektu vedení očekává předložení rámcového plánu, který by měl být připraven a předložen ke schválení v aplikaci FlexiProject. FlexiProject disponuje systémem Project Charter, modulem pro tvorbu rozpočtů, Ganttovým diagramem a umožňuje snadno sestavovat rozhodovací cesty. Jakmile je plán projektu schválen, vývojáři plní své úkoly v systému Jira, zatímco obchodní týmy pracují v systému FlexiProject. Správní rada, sponzor projektu nebo řídicí výbor chtějí mít ucelený přehled o tom, jak se projekt realizuje, a nechtějí se kvůli tomu dívat do Jiry i FlexiProjectu. Tuto situaci řeší integrace FlexiProject s Jirou. Manažeři pak mají zřejmý přehled o tom, jak se projekt realizuje, v jediném přehledném Ganttově diagramu. Takový Ganttův diagram je znázorněn na obrázku níže. Všechny úkoly z fáze 3 „Vývoj“ jsou automaticky importovány ze systému Jira – úkoly ze systému Jira jsou označeny modrým kosočtvercem vedle názvu úkolu.

Ganttův diagram v systému FlexiProject zobrazující úkoly fáze 3 vývoje stažené z Jiry, označené modrými kosočtverci.

Další výhodou integrace Jiry a FlexiProjectu je možnost pravidelného podávání zpráv o stavu projektu prostřednictvím automatických přehledů projektu, což je funkce, kterou nabízí FlexiProject. Takový komplexní pohled na projekt je neocenitelný, protože ve světě podnikání existují termíny, ke kterým se manažeři zavazují, a tyto termíny se lépe kontrolují ve FlexiProject, který je integrován s Jirou.

Začněte

Praktické využití integrace při řízení portfolia projektů

Uživatelé IT systémů neradi zadávají stejné údaje do různých systémů. Tato situace obvykle způsobuje frustraci a málokdy je dlouhodobě udržitelná. Této situaci lze předejít integrací systému Jira se systémem FlexiProject. Vývojové týmy – nebo jiné týmy – pracují pouze v systému Jira, zatímco zaměstnanci PMO, manažeři a vedoucí pracovníci společnosti mohou sledovat výsledky své práce v systému FlexiProject. FlexiProject nabízí řadu funkcí, které umožňují řídit projekty na strategické úrovni bez ohledu na to, zda jsou implementovány v systému Jira nebo přímo ve FlexiProject – jediným požadavkem je, aby byl FlexiProject integrován se systémem Jira:

Řízení portfolia projektů a programů – k dispozici Ganttův diagram
Automatické revize projektů
Řízení plánu projektu
Správa klíčových zdrojů
Propojení strategických cílů s projekty a klíčovými ukazateli výkonnosti

Plán projektů dostupný v modulu Portfolio projektů umožňuje rychle vyhodnotit, zda jsou projekty realizovány podle schváleného plánu, nebo zda mají zpoždění. Můžete také snadno sledovat finanční situaci celého portfolia nebo si vytvořit vlastní grafické přehledy.

${%ALT_TEXT%}$

{%CAPTION%}

Cennou vlastností je možnost řídit rizika na úrovni celého portfolia projektů.

${%ALT_TEXT%}$

{%CAPTION%}

Pokud vaše společnost realizuje komplexní projektové programy, FlexiProject vám umožní propojit různé projekty do jednoho projektového programu.

${%ALT_TEXT%}$

{%CAPTION%}

Mnoho společností provádí pravidelné revize projektů. Těchto přezkumů se účastní vedení společnosti, řídicí výbory nebo sponzoři projektu. Nejčastěji jsou za přípravu těchto přezkumů zodpovědní pracovníci kanceláře projektového řízení. FlexiProject tento proces výrazně automatizuje.

${%ALT_TEXT%}$

{%CAPTION%}

Všechny výše uvedené nástroje poskytují zúčastněným stranám projektu vysokou úroveň komfortu při řízení více projektů současně. Všechny informace jsou konzistentní a dostupné v jediném nástroji, což pomáhá předcházet chybám a šetří čas zejména pracovníkům PMO.

Jak integrace s Jirou podporuje plánování projektů?

V tradičním řízení projektů se harmonogram projektu sestavuje na základě WBS ( Work Breakdown Structure), zatímco v Agile projektovém řízení vytváříme backlog a dělíme jej na sprinty. Ve většině případů jsou zainteresované strany projektu spíše zvyklé – a očekávají, že uvidí – harmonogram projektu na vysoké úrovni v přehledném Ganttově diagramu. Sestavení harmonogramu projektu ve FlexiProjectu je velmi snadné, a to i u velmi složitých a rozsáhlých projektů. Nezáleží na tom, zda se jedná o projekty realizované výhradně v systému FlexiProject, v obou systémech současně, nebo pouze v systému Jira.

${%ALT_TEXT%}$

{%CAPTION%}

Obrázek výše ukazuje projekt realizovaný pomocí hybridní metody. V závislosti na úrovni podrobnosti, kterou chcete do harmonogramu projektu zahrnout, se můžete rozhodnout, které prvky z aplikace Jira načtete. Pokud si přejete udržet harmonogram projektu na vysoké úrovni a nebýt příliš podrobný, postačí, když ze systému Jira načtete pouze Epics a Stories. Na tomto obrázku vidíme odpovědnost za realizaci jednotlivých úkolů, jejich termíny a požadovanou strukturu WBS. Po vytvoření celého harmonogramu projektu jej lze schválit jako plán a následně sledovat, zda nedochází k odchylkám během realizace projektu. Harmonogram projektu se schváleným plánem je znázorněn na obrázku níže.

${%ALT_TEXT%}$

{%CAPTION%}

Viz více

Jak vytvořit harmonogram projektu? Učte se na praktickém příkladu!

Přejít na článek

Strategické a operativní řízení projektů pomocí FlexiProject a Jira

V současné době se společnosti při vytváření svých IT ekosystémů snaží vyhnout tomu, aby stejné údaje zadávaly dvakrát do různých IT systémů. Nejinak je tomu v případě, kdy organizace používá systém Jira a jiný program pro řízení projektů. V takových případech se vyplatí zvolit program, který se s Jirou dobře integruje. Takovým programem je FlexiProject. Výhodou tohoto řešení je zejména skutečnost, že projekty lze operativně řídit v systému Jira a na strategické úrovni v programu FlexiProject. Jedním z celosvětově nejrychleji se rozvíjejících trendů v oblasti řízení projektů je hybridní řízení, které FlexiProject podporuje díky integraci se systémem Jira.

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

Włodzimierz je členem představenstva ve FlexiProject a odborníkem na řízení projektů. Během více než 20 let získal rozsáhlé zkušenosti prací s polskými i mezinárodními společnostmi na realizaci desítek velkých projektů - dnes s nadšením tyto zkušenosti využívá při vývoji systému FlexiProject. Vede tým odpovědný za jeho rozvoj, implementaci a propagaci a pomáhá moderním firmám dosahovat jejich cílů.