In che modo l'integrazione FlexiProject-Jira semplifica la gestione dei progetti?

Jira è una delle soluzioni più utilizzate per la gestione dei progetti con metodi Agile. È anche una delle soluzioni principali utilizzate dai team di sviluppo per creare nuovi programmi IT e migliorare quelli esistenti. Tuttavia, questa soluzione è molto meno popolare nella gestione di progetti realizzati con metodi tradizionali, cioè Waterfall. In molte organizzazioni, tuttavia, esiste un mix di progetti legati allo sviluppo di sistemi IT e di “normali” progetti organizzativi o di ottimizzazione. Nell’implementazione di questi ultimi, è meno probabile che i team di progetto utilizzino Jira e più probabilmente un software come FlexiProject. In queste situazioni, l’integrazione di FlexiProject con Jira rappresenta un grande vantaggio per l’organizzazione. Questo vantaggio consiste nel fatto che l’avanzamento di tutti i progetti può essere monitorato in un unico sistema, ovvero FlexiProject. Una soluzione particolarmente diffusa nella gestione dei progetti è il diagramma di Gantt. La direzione dell’azienda, gli sponsor del progetto e i comitati direttivi si aspettano di vedere l’avanzamento di un progetto visivamente su un diagramma di Gantt, cosa che FlexiProject offre.

In questo articolo imparerai a conoscere:

Come l’integrazione con Jira migliora la visibilità dei progetti
Come i team ibridi possono lavorare in entrambi i sistemi senza soluzione di continuità
Come appaiono le attività di Jira nel diagramma di Gantt di FlexiProject
Come gestire e monitorare tutti i progetti in un unico luogo
Come l’integrazione elimina l’inserimento di dati doppi
Quali sono le funzioni di portfolio e di reporting offerte da FlexiProject?

Perché vale la pena integrare FlexiProject con Jira?

Se, come descritto nell’introduzione, la tua organizzazione realizza diversi tipi di progetti, alcuni dei quali sono implementati con metodologie agili e altri con metodologie Waterfall, allora l’integrazione di Jira con FlexiProject, un software per la gestione di progetti e portfolio progetti, ha molto senso. In molti casi, infatti, l’utilizzo di un approccio ibrido è di grande utilità nell’implementazione di un progetto. Illustriamo questo aspetto con un esempio significativo: un’azienda del settore finanziario sviluppa e lancia un nuovo sistema PayFlow, un’applicazione per i pagamenti elettronici. È facile immaginare che nell’implementazione di un progetto del genere siano coinvolte persone che si occupano di marketing, finanza, programmazione e vendite. Nel caso di un progetto di questo tipo, la direzione si aspetta che venga presentato un piano quadro, che deve essere preparato e presentato per l’approvazione in FlexiProject. FlexiProject dispone di un sistema di Project Charter, di un modulo per la creazione di budget, di un diagramma di Gantt e permette di costruire facilmente percorsi decisionali. Una volta approvato il piano di progetto, gli sviluppatori svolgono i loro compiti in Jira, mentre i team aziendali lavorano in FlexiProject. Il consiglio di amministrazione, lo sponsor del progetto o il comitato direttivo vogliono avere una panoramica completa dell’implementazione del progetto e non vogliono dover consultare sia Jira che FlexiProject per farlo. Questa situazione è risolta dall’integrazione di FlexiProject con Jira. I manager possono così avere una visione d’insieme dell’implementazione del progetto in un unico diagramma di Gantt di facile lettura. Un diagramma di Gantt di questo tipo è mostrato nell’illustrazione seguente. Tutte le attività della Fase 3 “Sviluppo” vengono importate automaticamente da Jira – le attività di Jira sono contrassegnate da un diamante blu accanto al nome dell’attività.

Grafico di Gantt nel sistema FlexiProject che mostra le attività della Fase 3 di sviluppo estratte da Jira, contrassegnate da diamanti blu.

Un ulteriore vantaggio derivante dall’integrazione di Jira e FlexiProject è la possibilità di fornire regolarmente informazioni sullo stato del progetto attraverso le revisioni automatiche del progetto, una funzione offerta da FlexiProject. Una visione così completa del progetto è preziosa perché nel mondo degli affari ci sono scadenze che i manager si impegnano a rispettare, e queste scadenze sono meglio controllate in FlexiProject, che è integrato con Jira.

Inizia

Applicazione pratica dell'integrazione nella gestione del portafoglio progetti

Gli utenti dei sistemi IT non amano dover inserire gli stessi dati in sistemi diversi. Questa situazione di solito provoca frustrazione e raramente è sostenibile a lungo termine. Questa situazione può essere evitata integrando Jira con FlexiProject. I team di sviluppo – o altri team – lavorano solo in Jira, mentre i dipendenti del PMO, i manager e i dirigenti dell’azienda possono monitorare i risultati del loro lavoro in FlexiProject. FlexiProject offre una serie di funzionalità che ti permettono di gestire i progetti a livello strategico, indipendentemente dal fatto che siano implementati in Jira o direttamente in FlexiProject: l’unico requisito è che FlexiProject sia integrato con Jira:

Gestione del portafoglio progetti e dei programmi – Grafico di Gantt disponibile
Revisioni automatiche dei progetti
Gestione del piano di progetto
Gestione delle risorse chiave
Collegare gli obiettivi strategici ai progetti e ai KPI

La roadmap dei progetti disponibile nel modulo Portafogli di progetti ti permette di valutare rapidamente se i progetti vengono implementati secondo il piano approvato o se sono in ritardo. Puoi anche monitorare facilmente la situazione finanziaria dell’intero portafoglio o creare i tuoi cruscotti grafici.

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Una caratteristica preziosa è la possibilità di gestire i rischi a livello dell’intero portafoglio progetti.

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Se la tua azienda implementa programmi di progetto completi, FlexiProject ti permette di collegare tra loro progetti diversi per formare un programma di progetto.

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Molte aziende effettuano revisioni periodiche dei progetti. La direzione aziendale, i comitati direttivi o gli sponsor del progetto partecipano a queste revisioni. Nella maggior parte dei casi, i dipendenti del Project Management Office sono responsabili della preparazione di queste revisioni. FlexiProject automatizza notevolmente questo processo.

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Tutti questi strumenti offrono agli stakeholder del progetto un elevato livello di comfort nella gestione di più progetti contemporaneamente. Tutte le informazioni sono coerenti e disponibili in un unico strumento, il che aiuta a evitare errori e a risparmiare tempo, soprattutto per i dipendenti del PMO.

In che modo l'integrazione con Jira supporta la pianificazione dei progetti?

Nella gestione tradizionale del progetto, la pianificazione del progetto si basa sulla WBS (Work Breakdown Structure), mentre nella gestione agile del progetto si crea un backlog e lo si divide in sprint. Nella maggior parte dei casi, gli stakeholder del progetto sono più abituati e si aspettano di vedere una tabella di progetto di alto livello in un chiaro diagramma di Gantt. Creare una tabella di progetto in FlexiProject è molto semplice, anche per progetti molto complessi e di grandi dimensioni. Non importa se si tratta di progetti implementati interamente in FlexiProject, in entrambi i sistemi contemporaneamente o solo in Jira.

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La figura qui sopra mostra un progetto realizzato con un metodo ibrido. A seconda del livello di dettaglio che vuoi includere nella pianificazione del progetto, puoi decidere quali elementi recuperare da Jira. Se vuoi mantenere la pianificazione del progetto a un livello elevato e non eccessivamente dettagliato, è sufficiente recuperare da Jira solo le Epiche e le Storie. In questa figura, possiamo vedere le responsabilità per l’implementazione dei singoli compiti, le loro date e la struttura WBS richiesta. Una volta creata l’intera pianificazione del progetto, questa può essere approvata come piano e quindi monitorata per verificare eventuali deviazioni durante l’implementazione del progetto. Il programma del progetto con il piano approvato è mostrato nella figura seguente.

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Come creare un programma di progetto? Impara con un esempio pratico!

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Gestione di progetti strategici e operativi con FlexiProject e Jira

Attualmente, quando creano i loro ecosistemi informatici, le aziende fanno ogni sforzo per evitare di inserire due volte gli stessi dati in sistemi informatici diversi. Questo non è diverso quando un’organizzazione utilizza Jira e un altro programma di gestione dei progetti. In questi casi, vale la pena scegliere un programma che si integri bene con Jira. FlexiProject è un programma di questo tipo. Un vantaggio particolare di questa soluzione è che i progetti possono essere gestiti a livello operativo in Jira e a livello strategico in FlexiProject. Una delle tendenze in più rapido sviluppo nella gestione dei progetti a livello mondiale è la gestione ibrida, che FlexiProject supporta grazie all’integrazione con Jira.

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

Włodzimierz è membro del consiglio di amministrazione di FlexiProject ed esperto in gestione dei progetti. Per oltre 20 anni ha maturato un’esperienza approfondita lavorando con aziende polacche e internazionali nella realizzazione di decine di grandi progetti - oggi applica con passione questa competenza nello sviluppo del sistema FlexiProject. Guida il team responsabile del suo sviluppo, implementazione e promozione, aiutando le imprese moderne a raggiungere i loro obiettivi.