Gestion de projet : Qu'est-ce que c'est et comment cela fonctionne-t-il dans la pratique ? Un guide complet

Une gestion de projet efficace est devenue cruciale pour presque toutes les entreprises. Les nouveaux produits, les nouveaux investissements, la mise en œuvre de nouvelles solutions informatiques et les améliorations organisationnelles ne sont que quelques-uns des domaines gérés par la gestion de projet. Il est également difficile de trouver des entreprises qui mettent en œuvre des stratégies commerciales sans les décomposer en projets stratégiques. La gestion de projet est devenue si importante qu’un nombre croissant d’entreprises décident d’établir un bureau de gestion de projet (PMO) au sein de leur structure organisationnelle. Le gestionnaire de projet joue également un rôle de plus en plus important dans les organisations. Il s’agit d’une personne qui possède des connaissances professionnelles sur la manière de gérer des projets de manière méthodique, ainsi que les compétences interpersonnelles nécessaires pour diriger une équipe de manière efficace. La gestion de projet est une discipline multidimensionnelle. Seule la bonne combinaison de méthodologies, d’aspects de la culture organisationnelle et du comportement humain peut permettre à une entreprise d’atteindre efficacement les objectifs de ses projets.

Dans cet article, vous apprendrez :

Ce qu’est la gestion de projet et pourquoi elle est cruciale pour les entreprises.
Les principales méthodologies de gestion de projet, y compris Agile, Waterfall, et les approches hybrides.
Les étapes clés de la gestion de projet – de l’initiation à la clôture.
Quels sont les outils qui permettent une gestion de projet efficace.
Les défis les plus courants en matière de gestion de projet et la manière de les surmonter.

Qu'est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet est un ensemble d’activités soigneusement planifiées et coordonnées qui permettent aux projets de produire les résultats requis dans les délais et les budgets impartis. Les éléments clés qui doivent exister dans toute entreprise qui souhaite gérer des projets de manière efficace sont les suivants :

Méthodologie de gestion de projet interne – Il existe plusieurs méthodologies de gestion de projet, dont Prince2, PMI, Agile, et d’autres. Elles sont toutes très complètes et recommandent toutes d’être adaptées aux conditions et aux besoins spécifiques d’une organisation donnée.
Bureau de gestion des projets (PMO). Le développement d’une méthodologie de gestion de projet interne est le rôle du PMO. Le PMO veille à ce que cette méthodologie soit appliquée de manière efficace et cohérente au sein de l’entreprise. En outre, le PMO est responsable de la formation à la gestion de projet, du soutien aux chefs de projet et de l’établissement de rapports à l’intention de la direction de l’entreprise sur l’état d’avancement des projets en cours.
Les employés compétents dans le domaine de la gestion de projet, y compris les chefs de projet, les membres des équipes de projet ou des comités de pilotage, ainsi que la direction de l’entreprise, doivent développer en permanence leurs compétences en matière de gestion de projet.

Une gestion de projet efficace qui permet aux projets de produire des résultats commerciaux dans le respect des délais et du budget offre des avantages inestimables aux entreprises. Pour toute entreprise, la mise sur le marché d’un produit de haute qualité dans les délais impartis, l’investissement dans une nouvelle capacité de production ou l’amélioration d’un processus clé au sein de l’organisation représentent une valeur considérable. Il est pratiquement impossible d’y parvenir sans une bonne maîtrise de la gestion de projet. Les organisations modernes qui souhaitent réussir sur le marché doivent également renforcer leurs compétences en matière de gestion stratégique. Il est essentiel de disposer d’une stratégie bien pensée qui puisse être adaptée en permanence aux conditions changeantes du marché et mise en œuvre avec compétence. Pratiquement toute stratégie est mise en œuvre par les entreprises, qui la décomposent en objectifs stratégiques et ces derniers en projets appropriés. Par la suite, il est nécessaire de développer des portefeuilles et des programmes appropriés à partir de ces projets, d’établir une feuille de route des projets stratégiques et de les doter de ressources adéquates, tant humaines que financières. Le succès à long terme de toute organisation dépend de sa capacité à mettre en œuvre une stratégie de manière efficace.

Principales méthodologies de gestion de projet

Une méthodologie de gestion de projet est un ensemble de principes, de techniques, d’outils et de processus qui soutiennent la planification, l’exécution et le contrôle efficaces des projets. Elle décrit le processus de gestion d’un projet du début à la fin, en veillant à ce que les objectifs soient atteints de manière ordonnée, efficace et conforme. Les méthodologies de gestion de projet englobent une série de processus, notamment la définition des objectifs, la planification des ressources, le suivi des progrès, la gestion des risques et une communication efficace au sein de l’équipe de projet. Les méthodologies de gestion de projet peuvent être divisées en trois catégories principales, en fonction de l’approche de la mise en œuvre du projet :

Méthodes traditionnelles :

Waterfall (Cascade) : Il s’agit de l’approche classique dans laquelle un projet est mis en œuvre par étapes bien définies. Chaque étape doit être achevée avant de passer à la suivante. Elle fonctionne le mieux pour les projets dont les exigences sont bien définies dès le départ.

Agile des méthodes :

Agile: Une philosophie de gestion de projet qui met l’accent sur la flexibilité et la rapidité de réaction au changement. Les projets sont mis en œuvre par itérations courtes avec des révisions régulières.
Lean : se concentre sur l’élimination des déchets, l’optimisation des processus et la fourniture d’une valeur maximale au client avec un minimum de ressources.
Kanban : Un système de gestion du travail qui repose sur la visualisation du flux des tâches sur des tableaux Kanban. Il permet d’identifier les problèmes et de gérer les tâches en temps réel.
Scrum : Un cadre Agile qui divise un projet en itérations courtes, appelées sprints. Chaque sprint a un objectif spécifique et un délai d’achèvement défini, et l’équipe évalue régulièrement ses progrès.
Scrumban : Une approche hybride qui combine des éléments de Scrum et de Kanban pour gérer les tâches par itérations, mais avec plus de flexibilité dans la gestion du flux de travail.
Programmation extrême (XP) : Elle se concentre sur une programmation intensive, des tests fréquents et une collaboration étroite avec le client. Elle met l’accent sur la qualité du code et l’adaptation rapide à l’évolution des besoins.
PRINCE2 : Une méthode de gestion de projet qui combine une approche structurée avec la flexibilité et l’adaptabilité. Elle définit des processus, des rôles et une documentation précis tout en permettant de gérer les risques et de contrôler l’avancement à chaque étape du projet.

Gestion de projets hybrides

La gestion de projet hybride est une combinaison de deux ou plusieurs méthodologies de gestion de projet pour mettre en œuvre un seul projet. Waterfall Dans la pratique, il s’agit le plus souvent soit de la méthodologie agile, soit de l’approche traditionnelle Agile. Cela signifie qu’une partie du travail, impliquant à la fois la planification et la mise en œuvre du projet, est réalisée en utilisant une méthodologie, tandis que l’autre partie est réalisée en utilisant des méthodes différentes.

Les étapes clés de la gestion de projet

La grande majorité des méthodologies de gestion de projet les plus populaires distinguent quatre étapes principales de la mise en œuvre d’un projet :

Phase d’initiation

La phase d’initiation implique la définition initiale de la forme du projet et la décision de le lancer. Dans de nombreuses entreprises, la collecte d’idées pour de nouveaux projets est un processus nécessaire. Les entreprises reconnaissent que l’exploitation du potentiel des employés et de leur créativité est extrêmement précieuse. Elles essaient donc d’organiser le processus de manière à ce que chaque employé ait la possibilité de soumettre une idée pour un nouveau projet. On sait que toutes les idées n’ont pas de valeur, et que toutes ne sont pas valables ou ne peuvent pas être mises en œuvre. L’étape suivante consiste donc à évaluer les idées, ce pour quoi des modèles de notation sont souvent utilisés. Une fois les meilleures idées de projet sélectionnées, elles sont décrites à l’aide de fiches de projet, puis des décisions sont prises quant à leur mise en œuvre.

Phase de planification

Étape de planification Sur la base des hypothèses de projet énoncées dans la charte de projet, l’équipe de projet entame une planification détaillée. Il convient de noter que le concept de planification détaillée diffère entre les méthodologies agiles et traditionnelles. Une bonne réflexion sur la manière d’atteindre l’objectif fixé pour le projet détermine de manière significative sa réussite. Ce n’est pas une bonne pratique de commencer un projet sans aucun plan, bien que cela se produise assez souvent dans la pratique. Les principaux éléments d’un plan de projet sont les suivants

Charte du projet
Calendrier du projet
Budget du projet
Plan de risque
Plan de communication
Plan de gestion du changement

Phase de mise en œuvre

Il s’agit de l’étape des activités réelles qui conduisent à la réalisation de l’objectif du projet. Il s’agit à la fois d’activités de fond résultant directement du calendrier du projet et d’une série d’activités de gestion (suivi, établissement de rapports, gestion des risques, gestion des modifications du plan de projet, gestion des parties prenantes) menées par le chef de projet et le commanditaire du projet.

Scène de clôture

L’étape de clôture implique la clôture officielle et le résumé du projet. Une bonne pratique consiste à rédiger une charte de clôture du projet. Les éléments d’une telle charte comprennent les « conclusions post-projet » et les « enseignements tirés ». Les enseignements tirés sont essentiels, car leur analyse permet de mieux planifier et mettre en œuvre les projets futurs.

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4 phases principales de la mise en œuvre du projet

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Outils de gestion de projet

Les outils de gestion de projet permettent d’améliorer l’organisation de l’équipe, le contrôle du budget, la gestion des risques et l’automatisation de nombreux processus. Ils permettent un suivi efficace de l’avancement des travaux, une identification rapide des problèmes et une communication transparente entre les membres de l’équipe.

FlexiProject est un outil de gestion de projet avancé et complet qui soutient les organisations à chaque étape de l’exécution du projet. Grâce à sa flexibilité, son interface intuitive et ses puissantes fonctionnalités, FlexiProject permet une planification, une exécution et un suivi efficaces des projets. L’outil intègre tous les processus de gestion de projet, de la planification et de la budgétisation à l’affectation des ressources, au contrôle des risques et à l’établissement de rapports sur l’état d’avancement. Dans la vidéo ci-dessous, vous pouvez voir comment fonctionne l’outil de gestion de projetFlexiProject .

Principales caractéristiques des outils de gestion de projet

Les outils modernes de gestion de projet, tels que FlexiProject, offrent une série de fonctionnalités qui vous permettent de gérer efficacement des projets d’envergure et de complexité variables. Voici les plus importantes :

Diagramme de Gantt : Présente l’ensemble du calendrier du projet sous forme de graphique. Sur le diagramme de Gantt, vous pouvez facilement visualiser la séquence d’exécution des différentes tâches du projet et, surtout, concevoir des liens logiques entre ces tâches. Le diagramme de Gantt vous permet également d’analyser le chemin critique.

Gestion de portefeuille de projets : Les projets de nature similaire doivent être regroupés en portefeuilles de projets. Des portefeuilles de projets distincts peuvent inclure des projets de développement de nouveaux produits, des initiatives stratégiques, des projets d’investissement ou des améliorations organisationnelles. La gestion des portefeuilles de projets vous permet de mettre en œuvre plus efficacement la stratégie de l’entreprise.
Gestion de la mise en œuvre de la stratégie : Il s’agit avant tout d’aligner précisément les objectifs stratégiques de l’entreprise sur les projets et les Key Performance Indicators (KPI). La direction de l’entreprise peut alors analyser rapidement le degré de réalisation des différents objectifs stratégiques.
Gestion des risques : L’identification et la gestion efficace des risques d’un projet est une partie cruciale de tout projet. Chaque équipe de projet doit régulièrement discuter des risques liés au projet. Lors de la mise en œuvre de projets importants et complexes, il est utile de tenir un registre des risques du projet.

Planification et suivi du budget : La mise en œuvre du projet par le budget adopté est une hypothèse fondamentale, qui découle directement de la définition du projet. Dans la pratique, tous les projets ne nécessitent pas l’établissement et le suivi d’un budget. Il s’agit notamment des projets mis en œuvre avec des ressources propres et pour lesquels il n’y a pratiquement pas de dépenses. En revanche, les projets d’investissement importants ou de développement de nouveaux produits nécessitent une bonne gestion du budget du projet.
Gestion des ressources : Le manque de ressources suffisantes pour mener à bien tous les projets au sein d’une entreprise est l’un des problèmes les plus importants rencontrés dans les organisations. Par conséquent, la gestion des ressources d’un projet est l’un des processus les plus cruciaux qui ont un impact significatif sur la réussite finale des projets. La gestion des ressources comprend deux processus principaux : la planification des besoins en ressources et l’allocation des ressources.
Rapports et analyses : Les rapports et les analyses sont nécessaires aux gestionnaires de projet, aux équipes de projet, aux bureaux de gestion de programme (PMO), aux sponsors de projet, aux comités de pilotage et aux conseils d’administration. Les responsables du suivi des performances des projets ont besoin d’informations de gestion complètes et bien présentées.
Automatisation des processus : Les outils informatiques actuels, qui soutiennent la gestion de projet – y compris FlexiProject- permettent l’automatisation de plusieurs processus de gestion de projet. Ces processus comprennent des voies de décision automatiques, des notifications automatiques, des rapports automatiques et la possibilité de créer des modèles pour les projets répétitifs.
La collaboration et la communication sont des aspects clés d’une équipe de projet performante. Les bons logiciels de gestion de projet intègrent des outils de communication.
Intégration avec d’autres outils : Les entreprises utilisent plusieurs systèmes informatiques dans leurs activités quotidiennes, et ces systèmes doivent fonctionner ensemble dans une certaine mesure. Les intégrations les plus courantes de programmes tels que FlexiProject impliquent Microsoft Excel, Microsoft Project, Jira, des systèmes ERP, Active Directory, Microsoft Teams ou Outlook.

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Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt et comment en créer un ? [EXEMPLE]

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Les défis les plus courants en matière de gestion de projet

La dynamique de changement dans l’environnement concurrentiel et économique, et par conséquent au sein des entreprises elles-mêmes, signifie que les organisations doivent relever plusieurs défis pour gérer les projets plus efficacement. Les principaux défis sont les suivants :

Garantir des ressources adéquates pour les projets lancés et en cours. Le besoin de nouveaux projets a souvent pour conséquence qu’ils sont lancés sans les ressources appropriées. Les conséquences sont des retards fréquents dans la mise en œuvre des étapes et des projets entiers, une baisse de la qualité des résultats obtenus et la démotivation des équipes de projet.
incohérence entre les projets mis en œuvre et les objectifs stratégiques de l’entreprise. Le résultat d’un tel comportement est un nombre excessif de projets en cours et une efficacité moindre dans la mise en œuvre de la stratégie.
Des outils informatiques inefficaces pour la gestion des projets. De nombreuses entreprises s’appuient souvent sur des solutions développées en interne à l’aide d’Excel, de Word et d’Outlook. Ces solutions ne sont pas adaptées à la gestion simultanée de plusieurs projets, où l’exactitude des données et la facilité d’accès sont cruciales. Ces outils ne favorisent pas le travail d’équipe et une bonne communication.
Absence de PMO et de bonnes normes. Un PMO bien géré a un impact significatif sur la qualité de la mise en œuvre des projets au sein des organisations. Le rôle du PMO est de développer des normes internes de gestion de projet, de les promouvoir au sein de l’organisation, de soutenir les équipes de projet et de rendre compte de l’état d’avancement des projets en cours.
Compétences insuffisantes en matière de gestion de projet. Très souvent, les chefs de projet deviennent des personnes sans connaissances professionnelles en gestion de projet. Il en va de même pour les membres des équipes de projet, des comités de pilotage ou des sponsors du projet. Fournir une formation et des compétences pertinentes est un rôle essentiel du bureau de gestion de projet.
Absence de planification solide du projet. L’élaboration d’un bon plan de projet prend du temps et constitue souvent un défi. Mais démarrer un projet sans un bon plan est une action imprudente. Il est plus rentable de bien réfléchir à un projet dès le départ que de corriger diverses choses au cours de sa mise en œuvre.
Manque de concentration sur la réalisation des objectifs fixés pour les projets. La réalisation de l’objectif du projet est la tâche principale de l’équipe de projet et devrait toujours être la priorité absolue.