Qu'est-ce qu'un portefeuille de projets et comment le gérer ?

Les portefeuilles de projets sont un outil assez courant pour gérer des groupes de projets. Ils peuvent être très différents. Des portefeuilles distincts peuvent être créés au sein d’une entreprise pour les projets stratégiques, informatiques, d’innovation et de R&D, entre autres. La gestion d’un portefeuille de projets implique de planifier les objectifs que le portefeuille est censé atteindre et de contrôler systématiquement les progrès accomplis dans la réalisation des paramètres fixés.

Qu'est-ce qu'un portefeuille de projets ?

Un portefeuille de projets n’est pas seulement un outil, c’est un atout stratégique pour votre organisation. Il s’agit d’un outil essentiel pour soutenir la gestion stratégique des projets dans une organisation et il est principalement utile pour le conseil d’administration de l’entreprise et le bureau de gestion des projets. La gestion professionnelle des portefeuilles de projets nécessite l’élaboration de paramètres que les portefeuilles doivent atteindre. Une fois que les paramètres ou les objectifs stratégiques du portefeuille sont définis, les meilleurs projets sont sélectionnés pour un portefeuille spécifique. Les portefeuilles de projets sont conservés dans les entreprises pendant une longue période. Au cours de cette période, certains projets du portefeuille sont achevés, d’autres sont supprimés et de nouveaux projets sont systématiquement ajoutés aux portefeuilles. Les portefeuilles de projets sont donc dynamiques et doivent être gérés activement. Les portefeuilles de projets sont un excellent outil pour soutenir la stratégie de l’entreprise. Si l’objectif stratégique d’une entreprise est l’innovation, par exemple, elle doit créer un portefeuille de projets d’innovation et le gérer activement.

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Pourquoi gérer un portefeuille de projets ?

La gestion du portefeuille de projets est principalement supervisée par le conseil d’administration de l’entreprise et le bureau de gestion des projets (PMO). Le conseil d’administration, ou un comité de gestion de portefeuille dédié, fixe les objectifs stratégiques du portefeuille et détermine sa composition. La gestion active des portefeuilles de projets est essentielle pour atteindre ces objectifs stratégiques.

Les portefeuilles de projets sont un excellent outil pour soutenir les objectifs stratégiques d’une entreprise. Par exemple, si l’objectif stratégique d’une entreprise est d’améliorer considérablement ses processus logistiques, elle peut établir un tel portefeuille de projets. Ensuite, lors d’une seule réunion du comité de gestion de ce portefeuille, l’ensemble des questions liées à l’optimisation des processus logistiques peuvent être discutées. Certains projets du portefeuille sont étroitement liés et constituent un programme de projets.
La capacité à avoir une vision globale de la feuille de route des projets en cours et à repérer rapidement les étapes clés qui nécessitent une réponse de la part de la direction.
Identifier rapidement les zones de risque communes dans les projets en cours. Chaque chef de projet peut essayer de résoudre les mêmes risques individuellement. Lorsqu’un même risque est présent dans plusieurs projets, la solution la plus efficace consiste à le traiter.
Gérer le budget alloué au portefeuille de projets au niveau mondial. Il en va de même pour la gestion stratégique des ressources consacrées à la mise en œuvre des projets du portefeuille.

Comment gérer un portefeuille de projets ?

Les portefeuilles de projets doivent être gérés activement. En pratique, cela signifie qu’il faut réaliser les activités suivantes :

Définir les paramètres/objectifs à atteindre par le portefeuille

Il ne s’agit pas seulement d’objectifs, mais de réussites potentielles qui attendent d’être concrétisées. Les paramètres typiques à compléter par le portefeuille sont le budget que les projets peuvent absorber, les ventes supplémentaires générées par les projets mis en œuvre, la valeur actualisée nette à atteindre et le niveau d’économie résultant de la mise en œuvre des projets d’optimisation.

Sélection de projets pour le portefeuille

La plupart des organisations ont plus d’idées de projets que de possibilités de mise en œuvre pratique. Il est donc essentiel de sélectionner les projets qui profitent le plus au portefeuille. Cela peut se faire de manière objective en utilisant des modèles de notation.

Évaluation systématique de la réalisation des objectifs du portefeuille

À intervalles réguliers (par exemple, tous les trimestres), il convient d’analyser l’évolution des objectifs atteints par le portefeuille. Au cours de ces réunions, des décisions sont prises pour retirer du portefeuille les projets non prometteurs et en ajouter de nouveaux. Il est également utile d’analyser les risques du point de vue de l’ensemble du portefeuille.

Gestion de programme dans le portefeuille

Les projets d’un programme sont destinés à atteindre un objectif commun et sont interdépendants. Un programme fait souvent partie d’un portefeuille de projets.

Outils de gestion de portefeuilles de projets

Au moins quelques bons outils informatiques soutiennent la gestion du portefeuille de projets. L’un d’entre eux est FlexiProject. FlexiProject est un programme informatique complet qui soutient la gestion des projets et des portefeuilles de projets. Dans FlexiProject, vous pouvez définir un nombre illimité de portefeuilles de projets et les paramétrer en conséquence. Les projets de chaque portefeuille sont placés sur une feuille de route graphique indiquant l’écart de chaque projet par rapport au plan, l’état des étapes et les liens entre les différents projets. Un avantage significatif, en particulier pour la direction de l’entreprise, est que l’attrait des projets individuels dans le portefeuille est indiqué sur une matrice transparente. La direction voit immédiatement les projets qui apportent le plus d’avantages au portefeuille et ceux dont l’élimination du portefeuille mérite d’être envisagée. Une section distincte est consacrée à l’analyse financière des projets du portefeuille. Pour chaque projet, des informations synthétiques sur le plan et les coûts déjà encourus et prévus sont présentées. À tout moment, la direction de l’entreprise dispose d’informations sur l’état des plans financiers. FlexiProject offre également la possibilité d’élaborer de manière autonome divers rapports sur les projets du portefeuille. Une fonctionnalité très appréciée par les utilisateurs du programme est la révision automatique des projets. Il s’agit d’une fonctionnalité qui automatise la communication de l’état des projets au PMO et à la direction de l’entreprise. Il réduit considérablement le temps nécessaire à la préparation des rapports cycliques destinés à la direction de l’entreprise.

Feuille de route du portefeuille de projets dans FlexiProject

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L'importance des portefeuilles de projets dans la mise en œuvre stratégique

Les portefeuilles de projets sont d’excellents outils pour soutenir la mise en œuvre de la stratégie de l’entreprise. En vous concentrant à la fois sur des projets individuels et sur des portefeuilles entiers de projets, vous pouvez utiliser efficacement les ressources précieuses de l’entreprise. Il vaut la peine d’utiliser un programme informatique professionnel pour accroître l’efficacité de la gestion du portefeuille.

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

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