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Comment créer un bureau de gestion de projet dans une organisation ?
L’introduction d’un bureau de gestion de projet (PMO) dans votre entreprise peut révolutionner la mise en œuvre de votre projet, en permettant d’obtenir des résultats supérieurs, plus rapides et plus efficaces, tout en maintenant un niveau de qualité élevé. Cela vous donne non seulement un avantage concurrentiel, mais renforce également votre présence sur le marché, ce qui en fait une décision stratégique pour votre organisation.
Qu'est-ce qu'un bureau de gestion de projet (PMO) et comment peut-il transformer les pratiques de gestion de projet de votre organisation ?
Un bureau de gestion de projet (PMO) est une unité ou une structure organisationnelle à laquelle sont confiées des tâches centralisées et coordonnées de gestion de projet. Les tâches du PMO peuvent aller de la fourniture d’un soutien au projet à la responsabilité réelle de la gestion du projet.
Lors de la mise en place d’un bureau de gestion de projet, il est primordial de définir des objectifs précis pour cette nouvelle structure. Cette planification stratégique n’est pas seulement une étape, mais une condition préalable à l’efficacité du PMO et à l’évaluation de la conformité des avantages pour l’entreprise aux attentes.
Comment créer un bureau de gestion de projet dans une entreprise ?
Dans un premier temps, chacun doit déterminer l’objectif de la création d’un bureau de gestion de projet en répondant à la question suivante : « Où sommes-nous ? « Où allons-nous ? » et « Comment voulons-nous y arriver ? » Nous pouvons répondre à ces questions en procédant à une analyse de l’environnement interne du projet.
La nécessité de mettre en place un PMO peut varier en fonction des éléments suivants :
- le secteur d’activité de l’entreprise,
- la taille de l’entreprise,
- la personne qui signale un tel besoin.
Le résultat de ce travail sera l’identification d’un écart entre le modèle de gestion de projet existant et notre vision et nos attentes pour la mise en œuvre du projet. Sur cette base, un plan stratégique complet sera élaboré, comprenant une description du modèle cible (y compris les processus, les normes, les rôles et responsabilités et les outils), un plan de mise en œuvre, des objectifs et des mesures de performance.
Un modèle de maturité de la gestion de projet constitue une aide supplémentaire pour définir les attentes concernant la forme cible de la gestion de projet au sein de l’entreprise.
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DÉFINIR DES NORMES ET DES PROCESSUS
Les entreprises qui mettent en œuvre des projets n’utilisent souvent pas de normes définies en matière de gestion de projet. Au lieu de cela, elles confient la mise en œuvre des projets à leurs employés et s’appuient sur leur expérience. L’unification de ces normes et processus en fonction des activités de l’entreprise garantira une mise en œuvre uniforme des projets, ce qui permettra de les contrôler et de les évaluer par la suite.
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PRÉPARATION D’UN MODÈLE ET D’UN PLAN POUR LA MISE EN ŒUVRE DE L’OMP
Lorsqu’elle gère un vaste portefeuille de projets, la direction d’une entreprise peut conclure qu’elle a besoin d’un soutien solide pour accroître l’efficacité et le contrôle des projets en cours en mettant en place un bureau de gestion de projet (Project Management Office). Une évaluation approfondie de l’environnement actuel du projet permettra de trouver une solution appropriée et un plan complet pour préparer l’organisation à la mise en œuvre.
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LA MISE EN ŒUVRE DU PMO DANS L’ORGANISATION
La conception d’un modèle opérationnel optimal pour le bureau de gestion de projet doit inclure la mise en œuvre de processus, de normes et d’un programme pour la gestion efficace du bureau de gestion de projet, ainsi que des mesures établies en corrélation avec les objectifs stratégiques définis.
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GESTION, DÉVELOPPEMENT ET OPTIMISATION DU PMO
Lorsque le bureau de gestion de projet n’atteint pas ses objectifs et que les bénéfices escomptés sont loin d’être au rendez-vous, la raison peut être un manque de compétence dans la gestion du PMO ou un modèle opérationnel mal défini. Il est donc utile de procéder à un audit afin d’identifier les domaines nécessitant une optimisation et d’aider à définir des recommandations et des initiatives d’amélioration.
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