Einführung des FlexiProject Systems bei GLS Poland

Über GLS

GLS Poland ist einer der wichtigsten Anbieter von Transportdienstleistungen in Polen, der sich auf die Bereitstellung höchster Qualität konzentriert. Das Unternehmen ist Teil einer internationalen Gruppe von Unternehmen. Mit 50 Niederlassungen ist GLS Poland in der Nähe von Verladern und Empfängern im ganzen Land präsent. Das gut organisierte Netz ermöglicht eine schnelle und effiziente Zustellung der Pakete, in der Regel am nächsten Werktag. Inlands-Express-Sendungen werden garantiert am nächsten Werktag bis 12.00 Uhr oder früher, bis 10.00 Uhr, zugestellt (Zusatzleistungen auf Anfrage), auch an Samstagen.

Eine zentrale Sortieranlage in Strykow bei Lodz dient als internationaler Umschlagplatz. Dadurch ist das polnische Netz mit dem paneuropäischen Netz verbunden – es werden täglich Sendungen in Länder in ganz Europa organisiert. Alle Logistikprozesse werden nach den GLS-Standards durchgeführt, um eine hohe Qualität zu gewährleisten.

Kontext der Umsetzung

Die dynamische Entwicklung von GLS in den letzten Jahren hängt mit der stark gestiegenen Marktnachfrage nach effizienter Paketzustellung zusammen. Um sich auf dem Markt behaupten zu können, hat das Unternehmen immer mehr organisatorische und technische Projekte durchgeführt und dabei immer mehr wertvolle Ressourcen eingesetzt. Bei der Ausarbeitung von Prozessen und Standards und dem Aufbau einer Projektmanagementkultur hat GLS verschiedene Arten von einfachen Werkzeugen oder Dokumenten selbst entwickelt, um Projekte immer besser zu verwalten. Die zunehmende Anzahl von Projekten zwang jedoch zur Suche nach Bereichen zur Effizienzsteigerung, und es wurde klar, dass dies ohne eine professionelle Projekt- und Portfoliomanagement-Software nicht vollständig möglich sein würde. Die Anforderungen an eine solche Software wurden niedergeschrieben, und nach der Analyse mehrerer der besten auf dem Markt verfügbaren Lösungen wurde die Software FlexiProject ausgewählt. Ausschlaggebend für die Wahl von FlexiProject waren vor allem die Intuitivität des Tools, sein Umfang und die hohe Qualität des von FlexiProject angebotenen Service. GLS benötigte ein Werkzeug, das sicherstellt, dass alles an einem Ort ist und der Zugang zu Informationen leicht ist.

Verlauf der Umsetzung und erzielter Nutzen

Die Einführung des Instruments verlief sehr reibungslos, was vor allem den Mitarbeitern des Projektmanagementbüros zu verdanken war. Es wurde schnell klar, dass eine intensive Schulung nicht notwendig war, um die verschiedenen Funktionen des Systems effektiv nutzen zu können. Auch die Unterstützung durch den Vorstand des Unternehmens erwies sich als wichtig. Das PMO arbeitete mit jedem Projektleiter individuell zusammen (so ist die Rolle des Projektleiters in GLS definiert), um ihnen ein gutes Verständnis für die Funktionsweise der Software zu vermitteln und sicherzustellen, dass sie sich mit der anschließenden eigenständigen Arbeit wohl fühlten.

Heute werden praktisch alle Projekte mit der Software FlexiProject durchgeführt, obwohl Jira parallel dazu in IT-Projekten verwendet wird. FlexiProject ermöglicht ein strategisches Projektmanagement, das Jira nicht bietet. GLS hat mehrere Projektportfolios in FlexiProject erstellt, die auf die verschiedenen strategischen Ziele des Unternehmens ausgerichtet sind. Im Programm verwenden die Projektteams hauptsächlich die Funktionen der Projektcharta, des Zeitplans, des Gantt-Diagramms, der Risiken und der Ergebnisse. Wenn ein neues Projekt gestartet wird, werden die Risiken aus ähnlichen Projekten in der Vergangenheit in das System eingegeben, mit dem Ziel, immer mehr Spitzenleistungen zu erreichen. In der Zwischenzeit koordiniert das Project Management Office Projekte, erstellt Projektvorlagen, nutzt das Berichtsmodul, entwirft Genehmigungswege und organisiert regelmäßige Projektüberprüfungen. Regelmäßige Projektüberprüfungen durch die Projektleiter mit den Projektsponsoren werden mithilfe des automatisierten Projektüberprüfungsmoduls durchgeführt. Nach jeder Prüfung wird das Prüfungsformat archiviert und kann nicht weiter bearbeitet werden, so dass man auch nach mehreren Monaten noch darauf zurückgreifen kann, da es im System leicht zugänglich ist. FlexiProject wird auch verwendet, um den Status von Projekten auf internationaler Konzernebene zu präsentieren. Die GLS entwickelt systematisch ihr Projektmanagementbüro und stärkt ihre Organisationskultur. Das bedeutet auch, dass Sie die in FlexiProject verfügbaren Funktionalitäten verstärkt nutzen können. Das Unternehmen hat sich in dieser Hinsicht für eine Philosophie der „kontinuierlichen Verbesserung“ entschieden, die sich bestens bewährt hat.