Implementace systému FlexiProject ve společnosti GLS Poland

O společnosti GLS

GLS Poland je jedním z hlavních poskytovatelů přepravních služeb v Polsku, který se zaměřuje na poskytování nejvyšší kvality. Společnost je součástí mezinárodní skupiny společností. 50 poboček umožňuje GLS Poland být blízko odesílatelům a příjemcům po celé zemi. Dobře organizovaná síť umožňuje rychlé a efektivní doručování zásilek, obvykle následující pracovní den. Vnitrostátní expresní zásilky jsou zaručeně doručeny následující pracovní den do 12:00 nebo dříve, nejpozději do 10:00 (další služby na vyžádání), včetně doručení v sobotu.

Centrální třídírna ve Strykowě u Lodže slouží jako mezinárodní překladiště. Díky tomu je polská síť napojena na celoevropskou síť – denně jsou organizovány zásilky do zemí celé Evropy. Veškeré logistické procesy probíhají v souladu se standardy GLS a zajišťují vysokou kvalitu.

Kontext provádění

Dynamický rozvoj GLS v posledních letech souvisí s výrazným nárůstem poptávky trhu po efektivním doručování zásilek. Aby společnost mohla vítězně konkurovat na trhu, realizuje stále více organizačních a technických projektů, do kterých zapojuje stále více cenných zdrojů. Vypracováním procesů a standardů a vybudováním kultury projektového řízení společnost GLS sama navrhla různé typy jednoduchých nástrojů nebo dokumentů pro lepší a kvalitnější řízení projektů. Rostoucí počet projektů však nutil hledat oblasti pro zvýšení efektivity a bylo jasné, že bez profesionálního softwaru pro správu projektů a portfolia to nebude plně možné. Byly sepsány požadavky na takový software a po analýze několika nejlepších řešení dostupných na trhu byl vybrán software FlexiProject. O výběru softwaru FlexiProject rozhodla především intuitivnost nástroje, jeho komplexnost a vysoká kvalita služeb poskytovaných společností FlexiProject. Společnost GLS byla závislá na nástroji, který by zajistil, že vše bude na jednom místě se snadným přístupem k informacím.

Průběh provádění a dosažené přínosy

Implementace nástroje proběhla velmi hladce, což bylo především zásluhou pracovníků kanceláře projektového řízení. Brzy se ukázalo, že pro efektivní používání různých funkcí systému není nutné intenzivní školení. Důležitá byla také podpora představenstva společnosti. PMO pracoval s každým vedoucím projektu individuálně (takto je definována role projektového manažera v GLS), pomáhal jim dobře pochopit, jak software funguje, a ujistil se, že jsou spokojeni s následnou samostatnou prací.

V současné době se prakticky všechny projekty realizují pomocí softwaru FlexiProject, i když v IT projektech se paralelně používá i Jira. FlexiProject umožňuje strategické řízení projektů, které Jira nenabízí. Společnost GLS vytvořila v systému FlexiProject několik portfolií projektů, které se týkají různých strategických cílů, jichž chce společnost dosáhnout. V programu projektové týmy využívají především funkce projektové charty, harmonogramu, Ganttova diagramu, rizik a výstupů. Při zahájení nového projektu jsou v systému zaznamenána rizika z historických podobných projektů s cílem usilovat o stále větší dokonalost. Mezitím kancelář řízení projektů koordinuje projekty, vytváří šablony projektů, používá modul zpráv, navrhuje způsoby schvalování a organizuje pravidelné kontroly projektů. Pravidelné kontroly projektů provádějí vedoucí projektů se sponzory projektů pomocí automatizovaného modulu pro kontrolu projektů. Po každé recenzi se formát recenze archivuje a není možné ji dále upravovat, takže je snadné se k ní vrátit i po několika měsících, protože je v systému snadno dostupná. FlexiProject se také používá k prezentaci stavu projektů na mezinárodní úrovni skupiny. Společnost GLS systematicky rozvíjí svou kancelář pro řízení projektů a posiluje svou organizační kulturu. Znamená to také větší využití řady funkcí, které jsou ve FlexiProject k dispozici. Společnost v tomto ohledu zvolila filozofii „neustálého zlepšování“, která se dokonale osvědčila.