Впровадження системи FlexiProject в компанії GLS Poland

Про GLS

GLS Poland є одним з основних постачальників транспортних послуг у Польщі, орієнтованих на забезпечення найвищої якості. Компанія є частиною міжнародної групи компаній. 50 філій дозволяють GLS Poland бути ближче до вантажовідправників та вантажоодержувачів по всій країні. Добре організована мережа забезпечує швидку та ефективну доставку посилок, зазвичай наступного робочого дня. Внутрішні експрес-відправлення гарантовано доставляються на наступний робочий день до 12:00 або раніше, до 10:00 (додаткові послуги за запитом), включаючи доставку по суботах.

Центральний сортувальний комплекс, розташований у Стрикові поблизу Лодзі, слугує міжнародним перевалочним пунктом. Завдяки цьому польська мережа підключена до загальноєвропейської мережі – щоденні відправлення організовуються в країни Європи. Всі логістичні процеси здійснюються відповідно до стандартів GLS, що забезпечують високу якість.

Контекст впровадження

Динамічний розвиток GLS в останні роки пов’язаний зі значним зростанням ринкового попиту на ефективну доставку посилок. Компанія, щоб переможно конкурувати на ринку, реалізовує все більше і більше організаційно-технічних проектів, залучаючи до цих проектів все більше і більше цінних ресурсів. Розробляючи процеси і стандарти та формуючи культуру управління проектами, GLS самостійно розробила різні типи простих інструментів або документів, щоб краще і якісніше управляти проектами. Однак збільшення кількості проектів змусило шукати напрямки для підвищення ефективності, і стало зрозуміло, що без професійного програмного забезпечення для управління проектами та портфелями це не буде повною мірою можливим. Були записані вимоги до такого програмного забезпечення, і після аналізу кількох найкращих рішень, доступних на ринку, було обрано програму FlexiProject. Вибір FlexiProject був зумовлений, в першу чергу, інтуїтивністю інструменту, його комплексністю та високою якістю сервісу, що надається FlexiProject. GLS потребувала інструменту, який би забезпечив зберігання всієї інформації в одному місці з легким доступом до неї.

Хід впровадження та отримані переваги

Впровадження інструменту пройшло дуже гладко, в основному завдяки співробітникам Офісу управління проектами. Швидко з’ясувалося, що для ефективного використання різних функцій системи не потрібно проводити інтенсивне навчання. Важливою також виявилася підтримка правління компанії. ОУП працював індивідуально з кожним керівником проекту (саме так визначена роль керівника проекту в GLS), допомагаючи їм добре зрозуміти, як працює програмне забезпечення, і гарантуючи, що їм буде комфортно працювати в подальшому самостійно.

Сьогодні практично всі проекти реалізуються за допомогою програмного забезпечення FlexiProject, хоча Jira використовується паралельно в ІТ-проектах. FlexiProject дозволяє здійснювати стратегічне управління проектами, чого не пропонує Jira. Компанія GLS створила кілька портфоліо проектів у FlexiProject, які відповідають різним стратегічним цілям, що їх хоче досягти компанія. У програмі проектні команди в основному використовують функціонал статуту проекту, розкладу, діаграми Ганта, ризиків та результатів. При запуску нового проекту в систему вносяться ризики з попередніх подібних проектів, з метою прагнення до все більшої і більшої досконалості. Тим часом Офіс управління проектами координує проекти, створює шаблони проектів, використовує модуль звітів, розробляє шляхи затвердження та організовує регулярні огляди проектів. Регулярні перевірки проектів керівниками проектів зі спонсорами здійснюються за допомогою автоматизованого модуля перевірки проектів. Після кожної рецензії формат рецензії архівується і не підлягає подальшому редагуванню, що дозволяє легко повернутися до неї навіть через кілька місяців, оскільки вона легко доступна в системі. FlexiProject також використовується для представлення статусу проектів на міжнародному рівні Групи. GLS систематично розвиває свій Офіс управління проектами та зміцнює організаційну культуру. Це також означає більш широке використання різноманітних функцій, доступних у FlexiProject. Компанія обрала філософію “безперервного вдосконалення” в цьому відношенні, яка чудово себе зарекомендувала.