Implementarea sistemului FlexiProject la GLS Poland

Despre GLS

GLS Poland este unul dintre principalii furnizori de servicii de transport din Polonia, axat pe furnizarea de servicii de cea mai înaltă calitate. Compania face parte dintr-un grup internațional de companii. Cele 50 de sucursale permit GLS Poland să fie aproape de expeditori și destinatari din întreaga țară. Rețeaua bine organizată permite livrarea rapidă și eficientă a coletelor, de obicei în următoarea zi lucrătoare. Expedierile interne expres sunt garantate să fie livrate în următoarea zi lucrătoare până la ora 12:00 sau mai devreme, până la ora 10:00 (servicii suplimentare la cerere), inclusiv livrările de sâmbătă.

O instalație centrală de sortare situată în Strykow, lângă Lodz, servește drept punct de transbordare internațională. Datorită acesteia, rețeaua poloneză este conectată la rețeaua paneuropeană – se organizează transporturi zilnice către țări din întreaga Europă. Toate procesele logistice sunt realizate în conformitate cu standardele GLS, asigurând o calitate ridicată.

Contextul de punere în aplicare

Dezvoltarea dinamică a GLS din ultimii ani este legată de creșterea puternică a cererii de pe piață pentru livrarea eficientă a coletelor. Compania, pentru a concura în mod victorios pe piață, a implementat tot mai multe proiecte organizatorice și tehnice, implicând tot mai multe resurse valoroase în aceste proiecte. Elaborând procese și standarde și construind o cultură a managementului de proiect, GLS a conceput diverse tipuri de instrumente sau documente simple pentru a gestiona proiectele din ce în ce mai bine. Cu toate acestea, numărul tot mai mare de proiecte a forțat căutarea unor domenii în care să se sporească eficiența și a devenit clar că, fără un software profesional de gestionare a proiectelor și portofoliilor, acest lucru nu ar fi fost pe deplin posibil. Cerințele pentru un astfel de software au fost scrise și, după analizarea câtorva dintre cele mai bune soluții disponibile pe piață, a fost selectat software-ul FlexiProject. Alegerea FlexiProject a fost determinată în primul rând de intuitivitatea instrumentului, de exhaustivitatea acestuia și de calitatea ridicată a serviciilor oferite de FlexiProject. GLS a depins de un instrument care să asigure că totul se află într-un singur loc, cu acces ușor la informații.

Modul de implementare și beneficiile obținute

Punerea în aplicare a instrumentului a decurs fără probleme, ceea ce s-a datorat în principal personalului Biroului de management al proiectului. A devenit rapid clar că nu era necesară o formare intensivă pentru a putea utiliza în mod eficient diferitele funcții ale sistemului. Sprijinul Consiliului de administrație al companiei s-a dovedit, de asemenea, important. PMO a lucrat individual cu fiecare lider de proiect (acesta este modul în care este definit rolul managerului de proiect în GLS), ajutându-i să înțeleagă bine modul în care funcționează software-ul și asigurându-se că se simt confortabil cu munca independentă ulterioară.

În prezent, practic toate proiectele sunt implementate utilizând software-ul FlexiProject, deși Jira este utilizat în paralel în proiectele IT. FlexiProject permite gestionarea strategică a proiectelor, ceea ce Jira nu oferă. GLS a construit mai multe portofolii de proiecte în FlexiProject care abordează diferite obiective strategice pe care compania dorește să le atingă. În cadrul programului, echipele de proiect utilizează în principal funcționalitatea cartei de proiect, a calendarului, a diagramei Gantt, a riscurilor și a livrabilelor. Atunci când se începe un nou proiect, riscurile din proiectele similare din trecut sunt raportate în sistem, cu scopul de a tinde spre o excelență din ce în ce mai mare. Între timp, Biroul de gestionare a proiectelor coordonează proiectele, creează șabloane de proiecte, utilizează modulul de rapoarte, proiectează căi de aprobare și organizează revizuiri periodice ale proiectelor. Examinările periodice ale proiectelor de către șefii de proiect cu sponsorii de proiect sunt efectuate cu ajutorul modulului automatizat de examinare a proiectelor. După fiecare revizuire, formatul de revizuire este arhivat și nu mai este posibilă nicio editare ulterioară, ceea ce facilitează revenirea la acesta chiar și după mai multe luni, deoarece este ușor de accesat în sistem. FlexiProject este utilizat, de asemenea, pentru a prezenta stadiul proiectelor la nivelul grupului internațional. GLS își dezvoltă în mod sistematic biroul de gestionare a proiectelor și își consolidează cultura organizațională. Acest lucru înseamnă, de asemenea, utilizarea sporită a gamei de funcționalități disponibile în FlexiProject. În această privință, compania a ales o filozofie de „îmbunătățire continuă”, care funcționează perfect.