Implementazione del sistema FlexiProject presso GLS Poland

Informazioni su GLS

GLS Poland è uno dei principali fornitori di servizi di trasporto in Polonia, con l’obiettivo di fornire la massima qualità. L’azienda fa parte di un gruppo internazionale di società. 50 filiali consentono a GLS Poland di essere vicina a mittenti e destinatari in tutto il paese. La rete ben organizzata consente una consegna rapida ed efficiente dei pacchi, di solito il giorno lavorativo successivo. Le spedizioni nazionali espresse sono garantite per la consegna il giorno lavorativo successivo entro le 12:00 o prima, entro le 10:00 (servizi aggiuntivi su richiesta), comprese le consegne di sabato.

Un impianto di smistamento centrale situato a Strykow, vicino a Lodz, funge da punto di trasbordo internazionale. Grazie ad essa, la rete polacca è collegata alla rete paneuropea – le spedizioni giornaliere sono organizzate verso i Paesi di tutta Europa. Tutti i processi logistici vengono eseguiti in conformità agli standard GLS, garantendo un’elevata qualità.

Contesto di implementazione

Lo sviluppo dinamico di GLS negli ultimi anni è legato al forte aumento della domanda di mercato per una consegna efficiente dei pacchi. L’azienda, per competere vittoriosamente sul mercato, ha implementato sempre più progetti organizzativi e tecnici, coinvolgendo sempre più risorse preziose in questi progetti. Elaborando processi e standard e costruendo una cultura della gestione dei progetti, GLS ha progettato autonomamente vari tipi di semplici strumenti o documenti per gestire sempre meglio i progetti. Tuttavia, il numero crescente di progetti ha imposto la ricerca di aree per aumentare l’efficienza, ed è diventato chiaro che senza un software professionale per la gestione di progetti e portfolio, ciò non sarebbe stato pienamente possibile. I requisiti di questo software sono stati messi per iscritto e, dopo aver analizzato le migliori soluzioni disponibili sul mercato, è stato scelto il software FlexiProject. La scelta di FlexiProject è stata determinata principalmente dall’intuitività dello strumento, dalla sua completezza e dall’alta qualità del servizio fornito da FlexiProject. GLS dipendeva da uno strumento che garantisse la presenza di tutto in un unico luogo e un facile accesso alle informazioni.

Percorso di implementazione e benefici ottenuti

L’implementazione dello strumento è avvenuta senza problemi, soprattutto grazie al personale del Project Management Office. È apparso subito chiaro che non era necessaria una formazione intensiva per poter utilizzare efficacemente le varie funzioni del sistema. Anche il sostegno del Consiglio di amministrazione dell’azienda si è rivelato importante. Il PMO ha lavorato individualmente con ogni Project Leader (questo è il modo in cui il ruolo del project manager è definito in GLS), aiutandoli a comprendere bene il funzionamento del software e assicurandosi che fossero a loro agio con il successivo lavoro indipendente.

Oggi, praticamente tutti i progetti vengono realizzati con il software FlexiProject, anche se Jira viene utilizzato in parallelo nei progetti IT. FlexiProject consente una gestione strategica dei progetti che Jira non offre. GLS ha creato diversi portafogli di progetti in FlexiProject che rispondono ai diversi obiettivi strategici che l’azienda vuole raggiungere. Nel programma, i team di progetto utilizzano principalmente le funzionalità della carta di progetto, del calendario, del diagramma di Gantt, dei rischi e dei deliverable. Quando si avvia un nuovo progetto, i rischi derivanti da progetti storici simili vengono riportati nel sistema, con l’obiettivo di puntare a una sempre maggiore eccellenza. Nel frattempo, il Project Management Office coordina i progetti, costruisce modelli di progetto, utilizza il modulo di reportistica, progetta percorsi di approvazione e organizza revisioni periodiche dei progetti. Le revisioni periodiche dei progetti da parte dei capi progetto e degli sponsor vengono effettuate utilizzando il modulo di revisione automatica dei progetti. Dopo ogni revisione, il formato della revisione viene archiviato e non è più possibile modificarlo, il che facilita il ritorno alla revisione anche dopo diversi mesi, poiché è facilmente accessibile nel sistema. FlexiProject viene utilizzato anche per presentare lo stato dei progetti a livello di Gruppo internazionale. GLS sta sviluppando sistematicamente il suo Project Management Office e rafforzando la sua cultura organizzativa. Questo significa anche un maggiore utilizzo della gamma di funzionalità disponibili in FlexiProject. A questo proposito, l’azienda ha scelto la filosofia del “miglioramento continuo”, che sta funzionando perfettamente.