Wdrożenie programu FlexiProject w GLS Polska

O GLS

GLS Poland jest jednym z głównych dostawców usług transportowych w Polsce, koncentrującym się na zapewnieniu najwyższej jakości. Firma jest częścią międzynarodowej grupy firm. 50 oddziałów pozwala GLS Poland być blisko Nadawców i Odbiorców w całym kraju. Dobrze zorganizowana sieć umożliwia szybkie i sprawne dostarczanie przesyłek, zwykle następnego dnia roboczego. Krajowe przesyłki ekspresowe mają gwarancję doręczenia następnego dnia roboczego do godziny 12:00 lub wcześniej, do godziny 10:00 (dodatkowe usługi na żądanie), w tym doręczenia w soboty.

Centralna sortownia zlokalizowana w Strykowie koło Łodzi służy jako międzynarodowy punkt przeładunkowy. Dzięki niemu polska sieć jest połączona z siecią paneuropejską – codziennie organizowane są wysyłki do krajów w całej Europie. Wszystkie procesy logistyczne są przeprowadzane zgodnie ze standardami GLS, zapewniając wysoką jakość.

Kontekst wdrożenia

Dynamiczny rozwój GLS w ostatnich latach związany jest z silnym wzrostem zapotrzebowania rynku na efektywne dostawy paczek. Firma, aby zwycięsko konkurować na rynku, wdraża coraz więcej projektów organizacyjnych i technicznych, angażując w nie coraz więcej cennych zasobów. Opracowując procesy i standardy oraz budując kulturę zarządzania projektami, GLS samodzielnie zaprojektował różnego rodzaju proste narzędzia lub dokumenty, aby coraz lepiej zarządzać projektami. Rosnąca liczba projektów wymusiła jednak poszukiwanie obszarów do zwiększenia efektywności i stało się jasne, że bez profesjonalnego oprogramowania do zarządzania projektami i portfelem projektów nie będzie to w pełni możliwe. Wymagania dotyczące takiego oprogramowania zostały spisane, a po przeanalizowaniu kilku najlepszych rozwiązań dostępnych na rynku, wybrano oprogramowanie FlexiProject. O wyborze FlexiProject zadecydowała przede wszystkim intuicyjność narzędzia, jego kompleksowość oraz wysoka jakość świadczonych przez FlexiProject usług. GLS zależało na narzędziu, które zapewni, że wszystko będzie w jednym miejscu z łatwym dostępem do informacji.

Przebieg wdrożenia i uzyskane korzyści

Wdrożenie narzędzia przebiegło bardzo sprawnie, co było głównie zasługą pracowników Biura Zarządzania Projektami. Szybko stało się jasne, że intensywne szkolenie nie jest konieczne, aby móc efektywnie korzystać z różnych funkcji systemu. Istotne okazało się również wsparcie zarządu spółki. PMO pracowało indywidualnie z każdym Liderem Projektu (w ten sposób rola kierownika projektu jest zdefiniowana w GLS), pomagając im dobrze zrozumieć, jak działa oprogramowanie i upewniając się, że czują się komfortowo z późniejszą samodzielną pracą.

Obecnie praktycznie wszystkie projekty realizowane są z wykorzystaniem oprogramowania FlexiProject, choć równolegle w projektach IT wykorzystywana jest Jira. FlexiProject umożliwia strategiczne zarządzanie projektami, czego nie oferuje Jira. GLS stworzył kilka portfeli projektów w FlexiProject, które odnoszą się do różnych celów strategicznych, które firma chce osiągnąć. W programie zespoły projektowe korzystają głównie z funkcji karty projektu, harmonogramu, wykresu Gantta, ryzyk i rezultatów. Rozpoczynając nowy projekt, w systemie zgłaszane są ryzyka związane z historycznymi podobnymi projektami, w celu dążenia do coraz większej doskonałości. Tymczasem Biuro Zarządzania Projektami koordynuje projekty, buduje szablony projektów, korzysta z modułu raportów, projektuje ścieżki zatwierdzania i organizuje regularne przeglądy projektów. Regularne przeglądy projektów przez liderów projektów i sponsorów projektów są przeprowadzane przy użyciu zautomatyzowanego modułu przeglądu projektów. Po każdym przeglądzie format przeglądu jest archiwizowany i dalsza edycja nie jest możliwa, co ułatwia powrót do niego nawet po kilku miesiącach, ponieważ jest on łatwo dostępny w systemie. FlexiProject jest również wykorzystywany do prezentowania statusu projektów na międzynarodowym poziomie Grupy. GLS systematycznie rozwija swoje Biuro Zarządzania Projektami i wzmacnia swoją kulturę organizacyjną. Oznacza to również zwiększenie wykorzystania szeregu funkcji dostępnych w FlexiProject. Firma wybrała w tym względzie filozofię „ciągłego doskonalenia”, która sprawdza się doskonale.