A FlexiProject rendszer bevezetése a GLS Poland

A GLS-ről

A GLS Poland az egyik legfontosabb lengyelországi szállítási szolgáltató, amely a legmagasabb minőség biztosítására összpontosít. A vállalat egy nemzetközi vállalatcsoport tagja. Az 50 fióktelep lehetővé teszi, hogy a GLS Poland az ország egész területén közel legyen a feladókhoz és átvevőkhöz. A jól szervezett hálózat lehetővé teszi a csomagok gyors és hatékony kézbesítését, általában a következő munkanapon. A belföldi expresszküldemények garantáltan a következő munkanapon 12:00 óráig vagy korábban, 10:00 óráig kézbesíthetők (további szolgáltatások kérésre), beleértve a szombati kézbesítést is.

A Lodz melletti Strykowban található központi válogató létesítmény nemzetközi átrakodási pontként szolgál. Ennek köszönhetően a lengyel hálózat csatlakozik a páneurópai hálózathoz – naponta szállítanak szállítmányokat Európa országaiba. Minden logisztikai folyamatot a GLS-szabványoknak megfelelően hajtunk végre, biztosítva a magas minőséget.

Végrehajtási kontextus

A GLS dinamikus fejlődése az elmúlt években a hatékony csomagkézbesítés iránti piaci kereslet erőteljes növekedésével függ össze. A vállalat, annak érdekében, hogy győztesen versenyezzen a piacon, egyre több szervezeti és technikai projektet hajt végre, amelyekbe egyre több értékes erőforrást von be. A GLS folyamatokat és szabványokat dolgozott ki, és projektmenedzsment-kultúrát épített ki, és a projektek jobb és jobb irányítása érdekében különböző egyszerű eszközöket vagy dokumentumokat tervezett. A projektek növekvő száma azonban rákényszerített arra, hogy a hatékonyság növelését szolgáló területeket keressenek, és világossá vált, hogy professzionális projekt- és portfóliókezelő szoftver nélkül ez nem lenne teljes mértékben lehetséges. Az ilyen szoftverrel szemben támasztott követelményeket leírták, és a piacon elérhető legjobb megoldások elemzése után a FlexiProject szoftverre esett a választás. A FlexiProject kiválasztását elsősorban az eszköz intuitivitása, átfogó jellege és a FlexiProject által nyújtott szolgáltatás magas színvonala határozta meg. A GLS egy olyan eszközre támaszkodott, amely biztosítja, hogy minden egy helyen legyen, és az információk könnyen hozzáférhetők legyenek.

A végrehajtás menete és az elért előnyök

Az eszköz bevezetése nagyon zökkenőmentesen zajlott, ami elsősorban a Projektmenedzsment Iroda munkatársainak köszönhető. Gyorsan világossá vált, hogy a rendszer különböző funkcióinak hatékony használatához nem volt szükség intenzív képzésre. A vállalat igazgatótanácsának támogatása szintén fontosnak bizonyult. A PMO minden egyes projektvezetővel egyénileg dolgozott (a GLS-ben így van meghatározva a projektmenedzser szerepe), segítve őket abban, hogy jól megértsék a szoftver működését, és biztosítva, hogy a későbbi önálló munka során jól érezzék magukat.

Ma már gyakorlatilag minden projektet a FlexiProject szoftverrel valósítanak meg, bár az informatikai projektekben párhuzamosan a Jira-t is használják. A FlexiProject lehetővé teszi a stratégiai projektmenedzsmentet, amelyet a Jira nem kínál. A GLS a FlexiProjectben több projektportfóliót is létrehozott, amelyek a vállalat által elérni kívánt különböző stratégiai célokat szolgálják. A programban a projektcsapatok elsősorban a projekt charta, az ütemterv, a Gantt-diagram, a kockázatok és a teljesítendő feladatok funkcióit használják. Egy új projekt indításakor a rendszerben a korábbi hasonló projektek kockázatai jelennek meg, azzal a céllal, hogy minél több kiválóságra törekedjünk. Eközben a Projektmenedzsment Iroda koordinálja a projekteket, projekt-sablonokat készít, használja a jelentésmodult, jóváhagyási utakat tervez és rendszeres projektértékeléseket szervez. A projektvezetők és a projektszponzorok rendszeres projektértékeléseket végeznek az automatizált projektértékelési modul segítségével. Minden egyes felülvizsgálat után a felülvizsgálati formátum archiválásra kerül, és további szerkesztés nem lehetséges, így akár több hónap elteltével is könnyen visszatérhetünk hozzá, mivel a rendszerben könnyen hozzáférhető. A FlexiProject a projektek nemzetközi csoportszintű állapotának bemutatására is szolgál. A GLS szisztematikusan fejleszti projektmenedzsment irodáját és erősíti szervezeti kultúráját. Ez azt is jelenti, hogy a FlexiProjectben rendelkezésre álló számos funkciót egyre nagyobb mértékben kell kihasználni. A vállalat e tekintetben a „folyamatos fejlesztés” filozófiáját választotta, ami tökéletesen bevált.