Implantación del sistema FlexiProject en GLS Poland

Acerca de GLS

GLS Poland es uno de los principales proveedores de servicios de transporte de Polonia, centrado en ofrecer la máxima calidad. La empresa forma parte de un grupo internacional de empresas. 50 sucursales permiten a GLS Poland estar cerca de los expedidores y receptores de todo el país. La buena organización de la red permite una entrega rápida y eficaz de los paquetes, normalmente al siguiente día laborable. Se garantiza que los envíos urgentes nacionales se entregarán el siguiente día laborable antes de las 12:00 h o antes, antes de las 10:00 h (servicios adicionales a petición), incluidas las entregas los sábados.

Una instalación central de clasificación situada en Strykow, cerca de Lodz, sirve de punto de transbordo internacional. Gracias a ella, la red polaca está conectada a la red paneuropea: se organizan envíos diarios a países de toda Europa. Todos los procesos logísticos se llevan a cabo de acuerdo con las normas GLS, lo que garantiza una alta calidad.

Contexto de aplicación

El desarrollo dinámico de GLS en los últimos años está relacionado con el fuerte aumento de la demanda del mercado de una entrega de paquetes eficiente. La empresa, para competir victoriosamente en el mercado, ha ido ejecutando cada vez más proyectos organizativos y técnicos en los que ha empleado cada vez más recursos valiosos. Elaborando procesos y normas y creando una cultura de gestión de proyectos, GLS diseñó por su cuenta varios tipos de herramientas o documentos sencillos para gestionar cada vez mejor los proyectos. Sin embargo, el creciente número de proyectos obligó a buscar áreas en las que aumentar la eficiencia, y quedó claro que sin un software profesional de gestión de proyectos y carteras, esto no sería del todo posible. Se redactaron los requisitos de dicho software y, tras analizar varias de las mejores soluciones disponibles en el mercado, se seleccionó el software FlexiProject. La elección de FlexiProject vino determinada principalmente por la intuitividad de la herramienta, su exhaustividad y la alta calidad del servicio prestado por FlexiProject. GLS dependía de una herramienta que garantizara que todo estuviera en un mismo lugar con fácil acceso a la información.

Curso de la aplicación y beneficios obtenidos

La implantación de la herramienta transcurrió sin contratiempos, gracias sobre todo al personal de la Oficina de Gestión de Proyectos. Pronto quedó claro que no era necesaria una formación intensiva para poder utilizar eficazmente las distintas funciones del sistema. El apoyo del Consejo de Administración de la empresa también resultó importante. La PMO trabajó individualmente con cada jefe de proyecto (así es como se define el papel del jefe de proyecto en GLS), ayudándoles a comprender bien el funcionamiento del software y asegurándose de que se sentían cómodos con el trabajo independiente posterior.

Hoy en día, prácticamente todos los proyectos se ejecutan con el software FlexiProject, aunque Jira se utiliza paralelamente en los proyectos de TI. FlexiProject permite una gestión estratégica de los proyectos que Jira no ofrece. GLS ha construido varias carteras de proyectos en FlexiProject que abordan diferentes objetivos estratégicos que la empresa quiere alcanzar. En el programa, los equipos de proyecto utilizan principalmente la funcionalidad de la carta del proyecto, el calendario, el diagrama de Gantt, los riesgos y los entregables. Al iniciar un nuevo proyecto, se informa en el sistema de los riesgos de proyectos históricos similares, con el objetivo de buscar cada vez más la excelencia. Mientras tanto, la Oficina de Gestión de Proyectos coordina los proyectos, crea plantillas de proyectos, utiliza el módulo de informes, diseña vías de aprobación y organiza revisiones periódicas de los proyectos. Las revisiones periódicas de los proyectos por parte de los jefes de proyecto con los patrocinadores del proyecto se llevan a cabo utilizando el módulo automatizado de revisión de proyectos. Después de cada revisión, el formato de revisión se archiva y no es posible editarlo más, lo que facilita volver a él incluso después de varios meses, ya que es fácilmente accesible en el sistema. FlexiProject también se utiliza para presentar el estado de los proyectos a nivel de Grupo internacional. GLS está desarrollando sistemáticamente su Oficina de Gestión de Proyectos y reforzando su cultura organizativa. Esto también significa aumentar el uso de la gama de funcionalidades disponibles en FlexiProject. A este respecto, la empresa ha optado por una filosofía de «mejora continua» que está funcionando a la perfección.