Gerente de projeto em gestão de projetos – quem são, o que fazem e que competências devem ter?

O que é a gestão de projectos e quem é um gestor de projectos?

A gestão de projectos costumava estar associada principalmente a folhas de cálculo Excel aborrecidas e ao cumprimento rígido de planos. Atualmente, é algo muito maior – é o coração das empresas modernas e uma filosofia que lhes permite sobreviver num mercado dinâmico. Há uma década atrás, sucesso significava simplesmente completar uma tarefa de A a Z de acordo com o procedimento. Atualmente, isso já não é suficiente! Atualmente, o mais importante é uma abordagem orientada para o produto. Não se trata apenas de “marcar” uma lista de Atividades, mas de dar ao cliente algo de valor real o mais rápido possível. Todo este processo é impulsionado por uma cultura Agile, ou seja, uma concentração na cooperação e na flexibilidade, que permite uma resposta rápida à mudança.

O Gerente de projeto desempenha um papel fundamental em tudo isso. Não é apenas um “funcionário com um bloco de notas” que se limita a controlar os prazos. O Gerente de projeto de hoje é:

• Um líder que inspira a equipa e assegura um ambiente positivo.
• Um arquiteto que concebe uma Estratégia para que cada passo te aproxime do teu objetivo.
• Um integrador que combina necessidades comerciais com capacidades técnicas.

Funções do Gerente de projeto – do início ao encerramento do projeto

A implementação de cada projeto consiste em quatro fases, cada uma das quais apresenta ao gestor de projeto desafios completamente diferentes:

• Iniciação (Start): este é o momento em que o objetivo é definido. O mais importante é compreender o objetivo do projeto, determinar os resultados esperados e identificar as pessoas que irão participar no mesmo.
• Estratégia: nesta fase, constrói uma estratégia e cria um “mapa” detalhado do projeto. O Gerente de projeto elabora um Cronograma, distribui as Atividades, estima o Orçamento e antecipa possíveis Riscos para que a equipe possa atingir seu objetivo com segurança.
• Implementação e monitorização: esta é a fase mais longa, na qual a liderança desempenha um papel fundamental. O papel do Gerente de projeto é facilitar um fluxo suave de informações e manter motivação da equipaO gestor do projeto tem de responder rapidamente a quaisquer problemas que surjam e verificar sistematicamente se o trabalho está a progredir de acordo com o plano e a manter a qualidade exigida. Durante este tempo, o Gerente de projeto deve responder rapidamente a quaisquer problemas que surjam e verificar sistematicamente se o trabalho está a progredir de acordo com o plano e a manter a qualidade exigida.
• Encerramento: quando o produto está pronto, procede-se a uma conclusão formal. Para além da liquidação do orçamento e da entrega da documentação, um elemento-chave é tirar conclusões (conhecidas como lições aprendidas). Isto garante que cada projeto subsequente possa ser implementado de forma ainda mais eficiente.

Competências essenciais no trabalho do Gerente de projeto (soft e hard)

No trabalho de um Gerente de projeto, o mais importante é o equilíbrio entre conhecimentos específicos e uma abordagem às pessoas. Por um lado, um gestor de projectos deve possuir competências sólidas, ou seja, competências técnicas. Estas permitem-lhe organizar eficazmente os Cronogramas, controlar o Orçamento e antecipar os Riscos. Um bom gestor de projectos deve conhecer bem as metodologias de trabalho (como Agile ou Waterfall) e ser capaz de utilizar facilmente as ferramentas de gestão de projectos mais populares.

No entanto, as folhas de cálculo e os programas, por si só, não são suficientes para que um projeto seja bem sucedido. É aqui que entram em jogo as competências transversais. Um Gerente de projeto é, antes de mais, um líder que sabe atribuir Atividades com clareza, ouvir a sua equipa e motivá-la quando surgem dificuldades. A sua rotina diária envolve atuar como uma “ponte” entre o cliente e os empregados, o que requer capacidades de negociação e elevada resistência ao stress. Em última análise, o melhor Gerente de projeto é aquele que não só consegue criar o plano perfeito, mas, acima de tudo, consegue fazer com que as pessoas queiram implementá-lo em conjunto.

Percurso profissional e certificações (PMP, PRINCE2, Scrum Master)

Uma carreira em gestão de projectos é um caminho cheio de desafios interessantes. Normalmente, começa com a função de assistente ou coordenador, onde aprende as noções básicas. Com o tempo, podes ser promovido a gestor de projectos independente e, no futuro, até gerir Carteiras de projectos completas como diretor de PMO.

Os certificados são extremamente importantes nesta profissão. Não são apenas um pedaço de papel, mas um passaporte genuíno e globalmente reconhecido para o mundo dos negócios. Confirmam os conhecimentos e mostram aos empregadores que um determinado especialista utiliza uma linguagem profissional e padrões comprovados, o que torna muito mais fácil encontrar um emprego interessante em empresas internacionais. Os mais populares incluem:

• Certificado PMP: considerado o padrão de ouro. Centra-se em competências práticas e numa abordagem abrangente da gestão de projectos.
• PRINCE2: Uma metodologia muito popular na Europa e na administração pública. É altamente estruturada e ensina a gerir um projeto por fases, assegurando que cada decisão tem uma justificação comercial.
• Scrum Master (por exemplo, CSM): essencial para quem quer trabalhar em ambientes Agile.

A escolha do certificado certo depende principalmente do sector em que pretendes trabalhar. As empresas de TI procuram mais frequentemente especialistas em Scrum, enquanto as indústrias da construção e da manufatura valorizam mais os padrões PMP ou PRINCE2. O investimento num certificado envia um sinal claro aos empregadores de que levas a sério o teu próprio desenvolvimento e prova que conheces e aplicas padrões de trabalho globais comprovados.

Gerente de projeto na prática – como o FlexiProject apoia o seu trabalho?

Em teoria, a gestão de projectos parece simples, mas na prática envolve milhares de detalhes que o gestor de projectos tem de acompanhar todos os dias. É aqui que entra o FlexiProject – um sistema de gestão de projectosconcebido para aliviar o Gerente de projeto do fardo da burocracia tediosa e permitir que ele se concentre no que é mais importante, ou seja, a equipe e o objetivo do projeto.

O FlexiProject apoia-te Gestão eficaz de projectos em todas as fases. Tudo começa com a organização – a Cartas de projeto no sistema permite-lhe definir claramente os seus objectivos e o âmbito do trabalho desde o início. Em vez de procurar em dezenas de e-mails e ficheiros dispersos, o Gerente de projeto obtém um único e claro Cronograma onde pode rapidamente atribuir Atividades e acompanhar o progresso. Os relatórios automáticos também são uma grande ajuda – um relatório de estado do projeto é gerado com apenas alguns cliques. Isto significa que os gestores de projeto já não perdem tempo a preencher tabelas e podem concentrar-se no que é mais importante: a equipa e a comunicação.

O sistema funciona também como um sistema de “alerta precoce”. Permite-te acompanhar o teu orçamento de forma contínua e identificar os Riscos antes que se transformem em problemas reais. Além disso, a plataforma organiza a comunicação: cada membro da equipa sabe exatamente o que deve fazer e todos os documentos estão num único local. Com este apoio, o Gerente de projeto deixa de ser um “bombeiro” que apenas apaga incêndios e passa a ser um estratega eficaz que controla todo o processo.