Řízení týmu

Kdo je projektový manažer a jaké by měl mít dovednosti?

Kdyby mě někdo požádal, abych vyjmenoval čtyři klíčové prvky, a ani jeden další, které zajistí úspěch projektu, byly by to tyto: dobrý projekt, dobrý projektový tým, projektová charta a zainteresovaný příjemce produktu / konečného výsledku projektu. Zajímalo by mě, jestli jsem touto volbou někoho překvapil, a pokud ano, tak to stručně vysvětlím.

Kdo je projektový manažer?

Projekt lze přirovnat k velmi malé nebo významnější organizaci (s tím rozdílem, že projekt má datum ukončení a organizace nikoli). Každá hladce fungující organizace potřebuje vedoucího. Tak je tomu i v případě projektu; nejprve je třeba pochopit a ujasnit si, co je třeba udělat, poté naplánovat práci a určit, kolik a jaké zdroje jsou k jejímu efektivnímu provedení potřeba. Poté je třeba řídit projektový tým tak, aby mohl být produkt potřebný pro projekt dodán koncovému uživateli. To vše musí někdo vhodně koordinovat, a tím někým je dobrý projektový manažer.

U větších projektů se role projektového manažera zvyšuje. I když je dobrý projektový tým klíčový, je odpovědností projektového manažera pečlivě sestavit ty správné lidi pro danou práci. Tento úkol vyžaduje dobré porozumění požadavkům projektu a schopnost určit správnou kombinaci dovedností a kompetencí. Dobrý projektový manažer si uvědomuje, že nemusí mít všechny potřebné schopnosti a dovednosti, a právě v tom spočívá jeho síla. Zapojují ostatní a respektují jejich schopnosti a přínos, aby zajistili úspěšné dokončení projektu.

Organizace plýtvají zdroji (časem a penězi) kvůli nepřesným definicím cíle, rozsahu a očekávaného výsledku projektu. Jednoduchým nástrojem je projektová charta, kde lze vše popsat, vyjasnit a schválit ještě před zahájením podrobného plánování projektu. Příklad takové projektové charty, která je nedílnou součástí systému řízení projektů FlexiProject, je uveden na následujícím obrázku:

Nakonec se dostáváme k roli konečného příjemce produktu projektu. Tým, který projekt realizuje, často není konečným příjemcem produktu, který projekt vytvoří – je to konkrétní zákazník/příjemce projektu. Tento účastník se musí podílet na popisu rozsahu a účelu projektu a následně sledovat jeho průběh. Příjemce by měl spolupracovat s projektovým manažerem v každé fázi životního cyklu projektu.

Odpovědnosti a kompetence vyplývající z role projektového manažera

Z hlediska plánování a realizace je projektový manažer zodpovědný mimo jiné za:

• vyjasnění charty projektu, včetně cíle projektu, rozsahu, podoby konečného produktu atd.
• komunikace se zadavatelem projektu/konečným uživatelem za účelem vyjasnění a schválení charty projektu,
• vypracování a schválení plánu projektu,
• zajistit, aby byly projektu věnovány dostatečné zdroje pro jeho efektivní realizaci,
• identifikace a řízení rizik a problémů projektu,
• Jmenování a řízení projektového týmu,
• podávání zpráv o průběhu projektu zadavateli, řídícímu výboru,
• eskalace významných problémů projektu,
• řešení potenciálních konfliktů,
• spolupráce s úřadem PMO,
• Jednou z klíčových povinností projektového manažera je zajistit, aby byl konečný produkt projektu, jak je uvedeno v plánu projektu, dodán v rámci přiděleného rozpočtu a harmonogramu.

Aby mohl projektový manažer efektivně plnit svou roli, měl by mít několik tvrdých i měkkých kompetencí – mezi nejdůležitější z nich patří:

• vysoké interpersonální dovednosti,
• schopnost komunikovat s různými účastníky projektu a zainteresovanými stranami,
• schopnost řešit problémy,
• schopnost plánovat,
• schopnost identifikovat a řídit rizika,
• znalost základních metodik projektového řízení a schopnost prakticky je přizpůsobit probíhajícím projektům,
• schopnost zvládat konflikty,
• analytické dovednosti.

Kdo se může stát projektovým manažerem?

Teoreticky se projektovým manažerem může stát každý, kdo alespoň do určité míry disponuje kompetencemi popsanými v předchozím odstavci. Tyto kompetence a realizaci následných projektů lze zdokonalit tak, abychom je měli na nižší úrovni hned u prvního projektu, na kterém jsme manažerem – lze toho dosáhnout postupně. Předpokládejme však, že jsme introvertní lidé a naše povaha nemá vlastnosti, které by umožňovaly neformální mezilidské vztahy. V takovém případě se jedná o jinou práci než pro takového člověka.

Role projektového manažera není v organizaci vždy stálá. Jedná se o univerzální roli, kterou lze převzít za účelem vedení konkrétního projektu. V průběhu projektu, ale i před ním a po něm, může projektový manažer vykonávat i další specifické obchodní funkce v organizaci. Role projektového manažera tak může být dočasná a může nabízet různé zkušenosti a příležitosti.

Ten, kdo chce vyniknout jako projektový manažer, se může spokojit s nedostatkem pracovních míst na trhu. Pokud na LinkedIn zadáte klíčové slovo project manager, v sekci pracovních nabídek se objeví téměř 1 000 inzerátů. Tyto inzeráty jsou z různých odvětví a vyžadují dovednosti od základních až po pokročilé. Totéž platí o zkušenostech; vyhledáváni jsou lidé s malými nebo rozsáhlými odbornými znalostmi. Spolu s potřebnými znalostmi se utvářejí i příjmy projektových manažerů. Tyto platy začínají na několika tisících zlotých a dosahují více než 30 000 zlotých a někdy i více. Z tohoto pohledu se jedná o velmi perspektivní roli, o kterou stojí za to projevit zájem. O atraktivitě této profese svědčí i to, že podle celosvětových studií realizují firmy každoročně stále více projektů, a proto budou potřebovat stále více projektových manažerů.

Zájemcům o kariéru v oblasti projektového řízení nabízejí školení různé organizace a školy. Mezi významné příklady patří Mezinárodní asociace projektového řízení (IPMA) a Institut projektového řízení (PMI). Kromě toho mnoho vysokých škol a univerzit nabízí specializované obory projektového řízení, které začínajícím projektovým manažerům poskytují ucelenou vzdělávací cestu.

Projektoví manažeři mohou také stoupat po kariérním žebříčku. Nejčastěji se začíná jako juniorní projektový manažer, poté se stává projektovým manažerem, seniorním projektovým manažerem a následně například ředitelem oblasti. Plat projektového manažera se přirozeně zvyšuje s tím, jak stoupáte v organizační struktuře.

Jaký je rozdíl mezi vlastníkem projektu a projektovým manažerem?

Souhrnně řečeno, projektový manažer je odpovědný za efektivní dosažení cíle projektu v rámci schváleného rozpočtu a harmonogramu.

Vlastník projektu je z titulu své funkce tím, kdo stanovuje parametry projektu. Definují rozsah projektu, určují maximální zdroje, které mohou být přiděleny, a stanovují časový plán realizace projektu. Jsou to také oni, kdo zajišťují, aby konečný produkt projektu splňoval očekávání podniku. I po dokončení projektu a rozpuštění týmu zůstává vlastník zapojen do produktu projektu.