Csapatirányítás

Ki a projektmenedzser és milyen készségekkel kell rendelkeznie?

Ha valaki arra kérne, hogy nevezzek meg négy kulcsfontosságú elemet, és ne egyebet, amelyek biztosítják egy projekt sikerét, akkor ezek a következők lennének: egy jó projekt, egy jó projektcsapat, egy projekt charta, és a projekt termékének / végeredményének érintett befogadója. Vajon megleptem-e néhány embert ezzel a választással, és ha igen, röviden megmagyarázom.

Ki a projektmenedzser?

Egy projektet egy nagyon kicsi vagy jelentősebb szervezethez lehet hasonlítani (a különbség az, hogy egy projektnek van végdátuma, egy szervezetnek pedig nincs). Minden zökkenőmentesen működő szervezetnek szüksége van egy vezetőre. Ez a helyzet egy projekt esetében is; először meg kell érteni és tisztázni, hogy mit kell elvégezni, majd meg kell tervezni a munkát, és meg kell határozni, hogy mennyi és milyen erőforrások szükségesek a hatékony elvégzéséhez. Ezután a projektcsapatot úgy kell irányítani, hogy a projekthez szükséges terméket el lehessen juttatni a végfelhasználóhoz. Mindezt valakinek megfelelően koordinálnia kell, és ez a valaki egy jó projektmenedzser.

Nagyobb projektek esetében a projektmenedzser szerepe felerősödik. Bár a jó projektcsapat létfontosságú, a projektmenedzser felelőssége, hogy aprólékosan összeállítsa a megfelelő embereket a feladatra. Ez a feladat a projekt követelményeinek alapos ismeretét, valamint a készségek és kompetenciák megfelelő kombinációjának meghatározását igényli. A jó projektmenedzser felismeri, hogy nem feltétlenül rendelkezik minden szükséges kompetenciával és készséggel, és ebben rejlik az erőssége. A projekt sikeres befejezése érdekében másokat is bevonnak, tiszteletben tartva képességeiket és hozzájárulásukat.

A szervezetek erőforrásokat (időt és pénzt) pazarolnak a projekt céljának, hatókörének és várható eredményének pontatlan meghatározása miatt. Egy egyszerű eszköz a projekt charta, amelyben mindezek leírhatók, tisztázhatók és jóváhagyhatók, mielőtt a projekt részletes tervezése megkezdődik. Az alábbi ábrán egy példa látható egy ilyen Projekt Chartára, amely a FlexiProject projektmenedzsment rendszer szerves részét képezi:

Végül pedig elérkeztünk a projekttermék végső címzettjének szerepéhez. Gyakran előfordul, hogy a projektet megvalósító csapat nem a projekt által előállított termék végső kedvezményezettje lesz – hanem a projekt egy konkrét ügyfele/megrendelője. Ezt a résztvevőt be kell vonni a projekt hatókörének és céljának leírásába, majd figyelemmel kell kísérni a projekt előrehaladását. A kedvezményezettnek a projekt életciklusának minden egyes szakaszában együtt kell működnie a projektmenedzserrel.

A projektmenedzser szerepköréből adódó feladatok és kompetenciák

A tervezés és végrehajtás tekintetében a projektmenedzser többek között a következőkért felelős:

• a projekt alapszabályának tisztázása, beleértve a projekt célját, hatókörét, a végtermék formáját stb.
• a projekt szponzorával/végfelhasználójával való kommunikáció a projekt alapszabályának tisztázása és jóváhagyása érdekében,
• a projektterv kidolgozása és jóváhagyása,
• annak biztosítása, hogy elegendő erőforrás álljon rendelkezésre a projekt hatékony megvalósításához,
• a projekt kockázatainak és problémáinak azonosítása és kezelése,
• A projektcsapat kinevezése és irányítása,
• a projekt előrehaladásának jelentése a szponzornak, az irányítóbizottságnak,
• jelentős projektproblémák eszkalálása,
• a lehetséges konfliktusok megoldása,
• kapcsolattartás a PMO-val,
• A projektmenedzser egyik legfontosabb feladata annak biztosítása, hogy a projekttervben felvázolt végső projekttermék a kiosztott költségvetésen és ütemezésen belül elkészüljön.

A projektmenedzsernek, hogy szerepét hatékonyan töltse be, számos kemény és puha kompetenciával kell rendelkeznie – ezek közül a legfontosabbak a következők:

• magas szintű interperszonális készségek,
• a projekt különböző résztvevőivel és érdekelt felekkel való kommunikáció képessége,
• problémamegoldó készség,
• tervezési képesség,
• a kockázatok azonosításának és kezelésének képessége,
• az elsődleges projektmenedzsment-módszertanok ismerete, és a képesség, hogy ezeket a gyakorlatban a folyamatban lévő projektekhez igazítsa,
• konfliktuskezelési képesség,
• analitikus készségek.

Ki lehet projektmenedzser?

Elméletileg bárki lehet projektmenedzser, aki legalább bizonyos mértékig rendelkezik az előző bekezdésben leírt kompetenciákkal. Ezeket a kompetenciákat és a későbbi projektek végrehajtását lehet fejleszteni, így rögtön az első olyan projektnél, amelynek vezetője vagyunk, alacsonyabb szinten rendelkezhetünk velük – ez fokozatosan érhető el. De tegyük fel, hogy introvertált emberek vagyunk, és természetünk nem rendelkezik olyan tulajdonságokkal, amelyek lehetővé tennék az alkalmi interperszonális interakciókat. Ebben az esetben ez más, mint az ilyen személynek szánt munka.

A projektmenedzser szerepe nem mindig állandó egy szervezeten belül. Ez egy sokoldalú szerepkör, amelyet egy adott projekt vezetésére lehet vállalni. A projekt során, sőt, előtte és utána a projektmenedzser a szervezeten belül más konkrét üzleti feladatokat is elláthat. Ily módon a projektmenedzseri szerep ideiglenes lehet, és sokféle tapasztalatot és lehetőséget kínál.

Aki projektmenedzserként akar kitűnni, annak nem lehet gond, hogy kevés az állás a piacon. Ha a LinkedIn-en az állásajánlatok között beírja a projektmenedzser kulcsszót, közel 1000 hirdetés jelenik meg. Ezek a hirdetések különböző iparágakból származnak, és az alapfokútól a haladó készségekig terjedő készségeket igényelnek. Ugyanez vonatkozik a tapasztalatra is; a kevés vagy nagy szakértelemmel rendelkező embereket keresik. A szükséges ismeretekkel együtt a projektmenedzserek jövedelme is formálódik. Ezek a fizetések néhány ezer zloty-tól kezdődnek, és több mint 30 000 zlotyig, sőt néha még ennél is többig terjednek. Ebből a szempontból nézve ez egy nagyon jövőorientált szerepkör, amiért érdemes érdeklődni. A szakma vonzerejét az is bizonyítja, hogy globális tanulmányok szerint a vállalatok évről évre egyre több projektet hajtanak végre, és ezért egyre több projektmenedzserre lesz szükségük.

Azok számára, akik a projektmenedzsment területén szeretnének karriert befutni, különböző szervezetek és iskolák kínálnak képzéseket. Ilyen például a Nemzetközi Projektmenedzsment Szövetség (IPMA) és a Projektmenedzsment Intézet (PMI). Emellett számos főiskola és egyetem kínál projektmenedzsment szakokat, amelyek átfogó oktatási lehetőséget biztosítanak a leendő projektmenedzserek számára.

A projektmenedzserek is feljebb léphetnek a ranglétrán. Leggyakrabban az ember junior projektmenedzserként kezd, majd projektmenedzser, senior projektmenedzser, majd például területi igazgató lesz. A projektmenedzser fizetése természetesen nő a szervezeti struktúrában való felfelé haladással.

Mi a különbség a projektgazda és a projektmenedzser között?

Összefoglalva, a projektmenedzser felelős a projektcél hatékony eléréséért az elfogadott költségvetésen és ütemezésen belül.

A projekt tulajdonosa, saját minőségében, az, aki meghatározza a projekt paramétereit. Meghatározzák a projekt hatókörét, meghatározzák a maximálisan kiosztható erőforrásokat, és meghatározzák a projekt teljesítési ütemezését. Ők azok, akik biztosítják, hogy a projekt végterméke megfeleljen az üzleti elvárásoknak. A projekt befejezése és a csapat feloszlása után is a tulajdonos továbbra is részt vesz a projekt termékében.