Chi è un Project Manager e quali competenze deve avere?

Se qualcuno mi chiedesse di citare quattro elementi chiave, e non uno di più, per garantire il successo di un progetto, sarebbero i seguenti: un buon progetto, un buon team di progetto, una carta del progetto e un destinatario interessato al prodotto/risultato finale del progetto. Mi chiedo se ho sorpreso qualcuno con questa scelta e, in tal caso, la spiegherò brevemente.

Chi è un Project Manager?

Un progetto può essere paragonato a un’organizzazione molto piccola o più significativa (la differenza è che un progetto ha una data di fine e un’organizzazione no). Ogni organizzazione che funziona bene ha bisogno di un leader. Questo vale anche per un progetto: prima devi capire e chiarire cosa deve essere fatto, poi pianificare il lavoro e stabilire quante e quali risorse sono necessarie per farlo in modo efficace. Poi, il team di progetto deve essere gestito in modo che il prodotto necessario per il progetto possa essere consegnato all’utente finale. Tutto questo deve essere coordinato in modo appropriato da qualcuno, e questo qualcuno è un buon project manager.

Nei progetti più grandi, il ruolo del project manager è amplificato. Sebbene un buon team di progetto sia fondamentale, è responsabilità del project manager assemblare meticolosamente le persone giuste per il lavoro. Questo compito richiede una profonda comprensione dei requisiti del progetto e la capacità di individuare il giusto mix di abilità e competenze. Un buon project manager riconosce che potrebbe non possedere tutte le competenze e le abilità necessarie, ed è proprio in questo che risiede la sua forza. Coinvolge gli altri, rispettando le loro competenze e i loro contributi, per garantire il successo del progetto.

Le organizzazioni sprecano risorse (tempo e denaro) a causa di definizioni imprecise dell’obiettivo, dello scopo e del risultato atteso del progetto. Uno strumento semplice è la Carta del Progetto, dove tutto questo può essere descritto, chiarito e approvato prima che inizi la pianificazione dettagliata del progetto. Un esempio di Carta del Progetto, che è un documento integrante del sistema di gestione dei progetti FlexiProject, è mostrato nell’illustrazione seguente:

Infine, arriviamo al ruolo del destinatario finale del prodotto del progetto. Spesso il team che implementa il progetto non sarà il beneficiario finale del prodotto che il progetto produrrà, ma sarà un cliente/destinatario specifico del progetto. Questo partecipante deve essere coinvolto nella descrizione dell’ambito e dello scopo del progetto e nel monitoraggio dei suoi progressi. Il destinatario deve collaborare con il project manager in ogni fase del ciclo di vita del progetto.

Responsabilità e competenze derivanti dal ruolo di Project Manager

In termini di pianificazione ed esecuzione, il project manager è responsabile, tra le altre cose, di:

• chiarire la carta del progetto, compresi l’obiettivo del progetto, l’ambito, la forma del prodotto finale, ecc.
• comunicare con lo sponsor del progetto/utente finale per chiarire e approvare la carta del progetto,
• sviluppare e approvare il piano del progetto,
• assicurarsi che al progetto siano dedicate risorse sufficienti per portarlo a termine in modo efficace,
• identificare e gestire i rischi e i problemi del progetto,
• Nominare e gestire il team del progetto,
• riferire i progressi del progetto allo sponsor e al comitato direttivo,
• escalation di problemi significativi del progetto,
• risolvere i potenziali conflitti,
• in collegamento con il PMO,
• Una delle responsabilità fondamentali di un Project Manager è quella di garantire che il prodotto finale del progetto, come delineato nel piano di progetto, venga consegnato nel rispetto del budget e delle tempistiche assegnate.

Un project manager, per svolgere il suo ruolo in modo efficace, deve possedere diverse competenze sia hard che soft, tra cui le più importanti sono:

• elevate capacità relazionali,
• capacità di comunicare con i vari partecipanti al progetto e con le parti interessate,
• capacità di risolvere i problemi,
• capacità di pianificare,
• capacità di identificare e gestire i rischi,
• conoscenza delle principali metodologie di gestione dei progetti e capacità di adattarle praticamente ai progetti in corso,
• capacità di gestire i conflitti,
• capacità analitiche.

Chi può diventare project manager?

In teoria, un project manager può diventare chiunque abbia, almeno in parte, le competenze descritte nel paragrafo precedente. Queste competenze e l’implementazione dei progetti successivi possono essere migliorate in modo da poterle avere a un livello inferiore fin da subito sul primo progetto di cui siamo manager – si può ottenere gradualmente. Ma supponiamo di essere persone introverse e che la nostra natura non abbia qualità tali da permettere interazioni interpersonali occasionali. In questo caso, si tratta di un lavoro diverso da quello previsto per una persona di questo tipo.

Il ruolo di project manager non è sempre permanente all’interno di un’organizzazione. È un ruolo versatile che può essere assunto per guidare un progetto specifico. Durante il progetto, e anche prima e dopo, il project manager può anche svolgere altre funzioni aziendali specifiche nell’organizzazione. In questo modo, il ruolo di project manager può essere temporaneo e offrire una varietà di esperienze e opportunità.

A chi vuole eccellere come project manager può andare bene la mancanza di posti di lavoro sul mercato. Se digiti la parola chiave project manager su LinkedIn, nella sezione lavori, appaiono quasi 1.000 annunci. Questi annunci provengono da diversi settori e richiedono competenze che vanno da quelle di base a quelle avanzate. Lo stesso vale per l’esperienza: sono ricercate persone con poca o molta esperienza. Insieme alle conoscenze necessarie, si formano i guadagni dei project manager. Questi stipendi partono da poche migliaia di zloty e arrivano fino a più di 30.000 zloty e talvolta oltre. Da questo punto di vista, si tratta di un ruolo molto interessante e orientato al futuro. Ciò che dimostra ulteriormente l’attrattiva di questa professione è che gli studi globali dimostrano che le aziende realizzano ogni anno un numero sempre maggiore di progetti e, pertanto, avranno bisogno di un numero sempre maggiore di project manager.

Per chi è interessato a intraprendere una carriera nella gestione dei progetti, diverse organizzazioni e scuole offrono corsi di formazione. Esempi notevoli sono l’International Project Management Association (IPMA) e il Project Management Institute (PMI). Inoltre, molti college e università offrono corsi di laurea dedicati alla gestione dei progetti, fornendo un percorso formativo completo per gli aspiranti project manager.

I project manager possono anche fare carriera. Molto spesso si inizia come project manager junior, poi si diventa project manager, senior project manager e infine, ad esempio, direttore di area. Lo stipendio del project manager aumenta naturalmente man mano che si sale nella struttura organizzativa.

Qual è la differenza tra un project owner e un project manager?

In sintesi, il project manager è responsabile dell’efficiente raggiungimento dell’obiettivo del progetto nel rispetto del budget e del calendario adottati.

Il proprietario del progetto, in quanto tale, è colui che stabilisce i parametri del progetto. Definiscono l’ambito del progetto, determinano le risorse massime che possono essere allocate e stabiliscono la tempistica di consegna del progetto. Sono anche coloro che si assicurano che il prodotto finale del progetto soddisfi le aspettative dell’azienda. Anche dopo il completamento del progetto e lo scioglimento del team, il proprietario rimane coinvolto nel prodotto del progetto.