Role w projekcie, Zarządzanie zespołem

Project manager: kim jest i jakie powinien mieć kompetencje?

Jeśli ktoś poprosiłby mnie o wskazanie czterech kluczowych elementów i ani jednego więcej, które zapewnią powodzenie projektu, to byłyby one następujące: dobry kierownik projektu (project manager – w artykule nazwy project managera i kierownika projektu będą używane zamiennie), dobry zespół projektowy, karta projektu oraz zainteresowany odbiorca produktu / finalnego efektu projektu. Nie wiem, czy niektórych zdziwiłem takim wyborem, a jeśli tak to spróbuję krótko to wytłumaczyć.

Kim jest project manager?

Projekt można porównać do bardzo małej lub też większej organizacji (z tą różnicą, że projekt ma datę końca, a organizacja nie). Każda organizacja, aby sprawnie funkcjonować, potrzebuje lidera. Tak też jest w projekcie, najpierw trzeba zrozumieć i doprecyzować co jest do zrobienia, potem trzeba pracę zaplanować, określić ile i jakich zasobów potrzeba, aby ją efektywnie wykonać. Następnie należy w taki sposób zarządzać zespołem projektowym, aby dostarczyć użytkownikowi końcowemu wymagany produkt projektu. To wszystko ktoś musi właściwie koordynować i tym kimś jest właśnie dobry kierownik projektu.

Zwłaszcza przy większych projektach niewiele się zadzieje bez dobrego zespołu projektowego. Kierownik projektu, aby mógł rozdzielać zadania, musi mieć do dyspozycji odpowiednie osoby. Najczęściej kierownik projektu nie ma wszystkich kompetencji i umiejętności, aby zrealizować samodzielnie projekt i musi do jego realizacji zaangażować innych – to jest właściwe i najbardziej efektywne podejście.

Organizacje marnują wiele zasobów (czasu, pieniędzy) z powodu nieprecyzyjnego określenia celu projektu, jego zakresu i oczekiwanego efektu końcowego. A istnieje proste narzędzie w postaci Karty Projektu, gdzie wszystko to można szczegółowo opisać, doprecyzować, a następnie przed rozpoczęciem drobiazgowego planowania projektu- zatwierdzić. Przykład takiej Karty Projektu, która stanowi integralny dokument systemu do zarządzania projektami FlexiProject pokazano na ilustracji poniżej:

I wreszcie przechodzimy do roli finalnego odbiorcy produktu projektu. Często zespół, który realizuje projekt nie będzie finalnie korzystał z produktu, który projekt wytworzy – będzie to określony Klient / odbiorca projektu. To właśnie ten uczestnik musi zaangażować się na etapie opisywania zakresu projektu, jego celu, a także potem monitorować przebieg projektu. Odbiorca projektu powinien w każdej fazie cyklu życia projektu współpracować z kierownikiem projektu.

Obowiązki i kompetencje wynikające z roli Kierownika Projektu

W zakresie planowania i realizacji project manager projektu odpowiada m.in. za:

• doprecyzowanie w karcie projektu: celu projektu, zakresu projektu, kształtu produktu końcowego itp.,
• komunikację ze sponsorem projektu / użytkownikiem końcowym w celu doprecyzowania i zatwierdzenia karty projektu,
• opracowanie i zatwierdzenie planu projektu,
• upewnienie się, że do projektu dedykowane są wystarczające zasoby, aby go skutecznie przeprowadzić,
• identyfikowanie i zarządzanie ryzykami i zagadnieniami projektowymi,
• powołanie i zarządzanie zespołem projektowym,
• raportowanie przebiegu projektu przed sponsorem, komitetem sterującym,
• eskalowanie istotnych zagadnień projektowych,
• rozwiązywanie potencjalnych konfliktów,
• współpraca z PMO,
• zapewnienie, że finalny produkt projektu, zgodny z tym co znajduje się w planie projektu, zostanie dostarczony w założonym budżecie i harmonogramie.

Kierownik projektu, aby móc skutecznie spełniać swoją rolę, powinien posiadać szereg kompetencji zarówno twardych jak i miękkich – do najważniejszych spośród nich należą:

• wysokie umiejętności interpersonalne,
• umiejętność komunikacji z różnymi uczestnikami i interesariuszami projektu,
• umiejętność rozwiązywania problemów,
• umiejętność planowania,
• umiejętność identyfikowania i zarządzania ryzykiem,
• znajomość podstawowych metodyk zarządzania projektami i umiejętność ich praktycznych adaptacji do realizowanych projektów,
• umiejętność zarządzania konfliktem,
• umiejętności analityczne.

Kto może zostać kierownikiem projektu?

Teoretycznie project managerem może zostać każdy, kto przynajmniej w jakimś stopniu posiada kompetencje opisane w poprzednim paragrafie. Te kompetencje wraz z realizacją kolejnych projektów można doskonalić, więc nie musimy ich od razu na pierwszym projekcie, na którym jesteśmy kierownikiem mieć na najwyższym poziomie – można do tego dochodzić stopniowo. Ale jeśli z natury jesteśmy osobami dość introwertycznymi i w naszej naturze nie ma cech pozwalających na swobodne międzyludzkie interakcje, to być może nie jest to praca dla takiej osoby.

Kierownik projektu to nie zawsze wyłączna rola, jaką taka osoba pełni w organizacji. Dość często kierownikiem projektu staje się osoba na potrzeby poprowadzenia jakiegoś konkretnego projektu, a w trakcie jego trwania oraz przed i po zakończeniu projektu pełni określoną funkcję biznesową w organizacji. Wówczas kierownik projektu to funkcja tymczasowa.

Warto tu zaznaczyć, że ktoś kto chce doskonalić się jako kierownik projektu, może nie narzekać na brak pracy na rynku. Po wpisaniu na portalu Linkedin, w rozdziale praca, hasła kierownik projektu pojawia się prawie 1000 ogłoszeń. Są to ogłoszenia z bardzo różnych branż i wymagające od bardzo podstawowych do zaawansowanych umiejętności. To samo dotyczy doświadczenia, poszukiwane są osoby o bardzo małym oraz bardzo dużym doświadczeniu. Wraz z wymaganym doświadczeniem kształtują się zarobki kierowników projektów. Te zarobki zaczynają się od kilku tysięcy złotych i sięgają nawet pond 30 000 zł a czasami więcej. Patrząc z tej perspektywy, jest to rola bardzo przyszłościowa i warto się nią zainteresować. To, co może świadczyć dodatkowo o atrakcyjności tego zawodu to to, że światowe badania pokazują, że firmy z roku na rok realizują coraz więcej projektów i z tego względu będą potrzebować coraz więcej kierowników projektów.

Jakie studia czy też szkolenia powinien skończyć kierownik projektu? Istnieje też szereg organizacji oraz szkół, które przygotowują do roli project managera. Są to m.in. takie organizacje jak IPMA czy też PMI. Na wielu wyższych uczelniach znajdują się kierunki związane z zarządzaniem projektami.

Kierownicy projektów mogą się też piąć po kolejnych szczeblach kariery. Najczęściej rozpoczynamy pracę jak junior projekt manager, potem zostajemy project managerem, senior project managerem, a potem np. dyrektorem jakiegoś obszaru. Wraz z pięciem się w strukturach organizacyjnych naturalnie wzrasta wynagrodzenie kierownika projektu.

Czym rożni się właściciel projektu od kierownika projektu?

Mówiąc w skrócie, kierownik projektu jest odpowiedzialny za zrealizowanie celu projektu w ramach przyjętego budżetu i harmonogramu możliwie w najbardziej efektywny sposób.

Właściciel projektu to osoba, która powinna zdefiniować, co należy wykonać, jakie są maksymalne środki, jakie można dedykować oraz na kiedy efekt projektu powinien być dostarczony. Właściciel projektu odpowiada również za to, czy produkt projektu będzie spełniał stawianą przed nim rolę biznesową. Właściciel projektu zostaje z produktem projektu po tym, jak projekt zostanie ukończony a zespół projektowy rozwiązany.