Managementul echipei, Roluri de proiect

Cine este un manager de proiect și ce competențe ar trebui să aibă?

Dacă cineva mi-ar cere să numesc patru elemente cheie și nu unul singur pentru a asigura succesul unui proiect, acestea ar fi următoarele: un proiect bun, o echipă de proiect bună, o cartă de proiect și un destinatar preocupat de produsul/rezultatul final al proiectului. Mă întreb dacă i-am surprins pe unii cu această alegere, iar dacă da, o voi explica pe scurt.

Cine este un manager de proiect?

Un proiect poate fi comparat cu o organizație foarte mică sau cu o organizație mai importantă (diferența fiind că un proiect are o dată de finalizare, iar o organizație nu). Orice organizație care funcționează fără probleme are nevoie de un lider. Acest lucru este valabil și în cazul unui proiect; mai întâi trebuie să înțelegeți și să clarificați ce trebuie făcut, apoi să planificați activitatea și să stabiliți cât și ce resurse sunt necesare pentru a o realiza în mod eficient. Apoi, echipa de proiect trebuie să fie gestionată astfel încât produsul necesar pentru proiect să poată fi livrat utilizatorului final. Toate acestea trebuie să fie coordonate în mod corespunzător de cineva, iar acel cineva este un bun manager de proiect.

În cazul proiectelor mai mari, rolul managerului de proiect este amplificat. Deși o echipă de proiect bună este esențială, managerul de proiect are responsabilitatea de a aduna cu meticulozitate oamenii potriviți pentru această sarcină. Această sarcină necesită o înțelegere profundă a cerințelor proiectului și capacitatea de a identifica combinația potrivită de aptitudini și competențe. Un bun manager de proiect recunoaște că este posibil să nu posede toate competențele și abilitățile necesare și că acesta este punctul său forte. Îi implică pe ceilalți, respectându-le competențele și contribuțiile, pentru a asigura finalizarea cu succes a proiectului.

Organizațiile irosesc resurse (timp și bani) din cauza unor definiții imprecise ale obiectivului, domeniului de aplicare și rezultatului așteptat al proiectului. Un instrument simplu este o Cartă de proiect, în care toate acestea pot fi descrise, clarificate și aprobate înainte de începerea planificării detaliate a proiectului. Un exemplu de astfel de Cartă a proiectului, care este un document integral al FlexiProject sistem de gestionare a proiectelor, este prezentat în ilustrația de mai jos:

În cele din urmă, ajungem la rolul destinatarului final al produsului proiectului. De multe ori, echipa care implementează proiectul nu va fi beneficiarul final al produsului pe care îl va produce proiectul – va fi un anumit client/beneficiar al proiectului. Acest participant trebuie să fie implicat în descrierea domeniului de aplicare și a scopului proiectului și apoi în monitorizarea progresului proiectului. Beneficiarul ar trebui să coopereze cu managerul de proiect în fiecare fază a ciclului de viață al proiectului.

Responsabilități și competențe care decurg din rolul de manager de proiect

În ceea ce privește planificarea și execuția, managerul de proiect este responsabil, printre altele, de:

• clarificarea cartei proiectului, inclusiv obiectivul proiectului, domeniul de aplicare al proiectului, forma produsului final etc.
• comunicarea cu sponsorul proiectului/utilizatorul final pentru clarificarea și aprobarea cartei proiectului,
• elaborarea și aprobarea planului de proiect,
• să se asigure că sunt alocate suficiente resurse pentru ca proiectul să fie realizat în mod eficient,
• identificarea și gestionarea riscurilor și a problemelor legate de proiect,
• Numirea și gestionarea echipei de proiect,
• Rapoarte privind progresul proiectului către sponsor, comitetul director,
• escaladarea problemelor semnificative ale proiectului,
• soluționarea conflictelor potențiale,
• asigurarea legăturii cu PMO,
• Una dintre responsabilitățile critice ale unui manager de proiect este de a se asigura că produsul final al proiectului, așa cum este descris în planul de proiect, este livrat în limitele bugetului și ale programului alocat.

Un manager de proiect, pentru a-și îndeplini rolul în mod eficient, trebuie să posede mai multe competențe atât hard cât și soft – printre cele mai importante fiind:

• abilități interpersonale ridicate,
• capacitatea de a comunica cu diverși participanți la proiect și părți interesate,
• abilități de rezolvare a problemelor,
• capacitatea de a planifica,
• capacitatea de a identifica și de a gestiona riscurile,
• cunoașterea principalelor metodologii de gestionare a proiectelor și capacitatea de a le adapta în mod practic la proiectele în curs,
• capacitatea de a gestiona conflictele,
• abilități analitice.

Cine poate deveni manager de proiect?

Teoretic, un manager de proiect poate deveni oricine care, cel puțin într-o anumită măsură, are competențele descrise în paragraful anterior. Aceste competențe și implementarea proiectelor ulterioare pot fi îmbunătățite astfel încât să le putem avea la un nivel mai scăzut chiar de la primul proiect la care suntem manager – se poate realiza treptat. Dar să presupunem că suntem persoane introvertite, iar natura noastră nu are calități care să permită interacțiuni interpersonale ocazionale. În acest caz, acesta este un loc de muncă diferit de cel al unei astfel de persoane.

Rolul unui manager de proiect nu este întotdeauna permanent în cadrul unei organizații. Este un rol versatil, care poate fi asumat pentru a conduce un anumit proiect. În timpul proiectului, și chiar înainte și după, managerul de proiect poate îndeplini și alte funcții specifice de afaceri în cadrul organizației. În acest fel, rolul unui manager de proiect poate fi temporar, oferind o varietate de experiențe și oportunități.

Cineva care vrea să exceleze ca manager de proiect poate fi de acord cu lipsa de locuri de muncă de pe piață. Dacă introduceți cuvântul cheie manager de proiect pe LinkedIn, în secțiunea locuri de muncă, apar aproape 1.000 de anunțuri. Aceste anunțuri provin din diverse industrii și necesită competențe de la cele de bază la cele avansate. Același lucru este valabil și pentru experiență; sunt căutate persoane cu experiență redusă sau extinsă. Pe lângă cunoștințele necesare, se formează și câștigurile managerilor de proiect. Aceste salarii pornesc de la câteva mii de zloți și ajung până la peste 30.000 de zloți și uneori chiar mai mult. Privit din această perspectivă, este un rol foarte interesant și orientat spre viitor. Ceea ce dovedește și mai mult atractivitatea acestei profesii este faptul că studiile globale arată că, în fiecare an, companiile implementează tot mai multe proiecte și, prin urmare, vor avea nevoie de tot mai mulți manageri de proiect.

Pentru cei interesați să urmeze o carieră în domeniul managementului de proiect, diverse organizații și școli oferă cursuri de formare. Printre exemplele notabile se numără Asociația Internațională de Management al Proiectelor (IPMA) și Institutul de Management al Proiectelor (PMI). În plus, multe colegii și universități oferă specializări dedicate managementului de proiect, oferind o cale educațională cuprinzătoare pentru managerii de proiect aspiranți.

Managerii de proiect pot, de asemenea, să urce pe scara carierei. Cel mai adesea, cineva începe ca manager de proiect junior, apoi devine manager de proiect, manager de proiect senior și apoi, de exemplu, director de zonă. Salariul managerului de proiect crește în mod natural pe măsură ce urci în structura organizațională.

Care este diferența dintre un proprietar de proiect și un manager de proiect?

Pe scurt, Managerul de proiect este responsabil pentru realizarea eficientă a obiectivului proiectului în cadrul bugetului și al programului de proiect adoptate.

Proprietarul proiectului, în calitatea sa, este cel care stabilește parametrii proiectului. Aceștia definesc domeniul de aplicare al proiectului, determină resursele maxime care pot fi alocate și stabilesc calendarul de realizare a proiectului. Ei sunt, de asemenea, cei care se asigură că produsul final al proiectului corespunde așteptărilor întreprinderii. Chiar și după ce proiectul este finalizat și echipa este desființată, proprietarul rămâne implicat în produsul proiectului.