Gestión de equipos

¿Quién es un Jefe de Proyecto y qué competencias debe tener?

Si alguien me pidiera que nombrara cuatro elementos clave y ni uno más para garantizar el éxito de un proyecto, serían los siguientes: un buen proyecto, un buen equipo de proyecto, una carta de proyecto y un destinatario interesado en el producto / resultado final del proyecto. Me pregunto si he sorprendido a algunas personas con esta elección, y si es así, lo explicaré brevemente.

¿Quién es un Jefe de Proyecto?

Un proyecto puede compararse a una organización muy pequeña o más importante (con la diferencia de que un proyecto tiene fecha de finalización y una organización no). Toda organización que funcione correctamente necesita un líder. Lo mismo ocurre en un proyecto: primero hay que entender y aclarar lo que hay que hacer, luego planificar el trabajo y determinar cuánto y qué recursos se necesitan para hacerlo con eficacia. Después, hay que gestionar el equipo del proyecto para que el producto necesario para el proyecto pueda entregarse al usuario final. Todo esto tiene que ser coordinado adecuadamente por alguien, y ese alguien es un buen gestor de proyectos.

En los proyectos de mayor envergadura, el papel del director de proyecto se amplifica. Aunque un buen equipo de proyecto es crucial, es responsabilidad del director del proyecto reunir meticulosamente a las personas adecuadas para el trabajo. Esta tarea requiere un profundo conocimiento de los requisitos del proyecto y la capacidad de identificar la combinación adecuada de capacidades y competencias. Un buen gestor de proyectos reconoce que puede no poseer todas las competencias y habilidades necesarias, y ahí es donde reside su fuerza. Implican a los demás, respetando sus habilidades y contribuciones, para garantizar la finalización con éxito del proyecto.

Las organizaciones malgastan recursos (tiempo y dinero) debido a definiciones imprecisas del objetivo, el alcance y el resultado esperado del proyecto. Una herramienta sencilla es una Carta del Proyecto, donde todo esto puede describirse, aclararse y aprobarse antes de que comience la planificación detallada del proyecto. En la siguiente ilustración se muestra un ejemplo de Carta de Proyecto, que es un documento integral del sistema de gestión de proyectos FlexiProject:

Por último, llegamos al papel del destinatario final del producto del proyecto. A menudo, el equipo que ejecuta el proyecto no será el beneficiario final del producto que el proyecto producirá, sino que será un cliente/receptor específico del proyecto. Este participante debe participar en la descripción del alcance y el objetivo del proyecto y, a continuación, supervisar su progreso. El receptor debe cooperar con el director del proyecto en cada fase del ciclo de vida del proyecto.

Responsabilidades y competencias derivadas de la función de Jefe de Proyecto

En cuanto a la planificación y ejecución, el director del proyecto es responsable, entre otras cosas, de

• Aclarar la carta del proyecto, incluyendo el objetivo del proyecto, el alcance, la forma del producto final, etc.
• Comunicarse con el patrocinador/usuario final del proyecto para aclarar y aprobar la carta del proyecto,
• desarrollar y aprobar el plan del proyecto,
• Asegurarse de que se dedican recursos suficientes al proyecto para llevarlo a cabo con eficacia,
• identificar y gestionar los riesgos y problemas del proyecto,
• Nombrar y dirigir al equipo del proyecto,
• Informar del progreso del proyecto al patrocinador, al comité directivo,
• escalar los problemas importantes del proyecto,
• resolver posibles conflictos,
• enlace con la PMO,
• Una de las responsabilidades fundamentales de un Director de Proyecto es garantizar que el producto final del proyecto, tal como se describe en el plan del proyecto, se entregue dentro del presupuesto y el calendario asignados.

Un director de proyecto, para desempeñar su función con eficacia, debe poseer varias competencias tanto duras como blandas, entre las más importantes:

• altas habilidades interpersonales,
• Capacidad de comunicación con diversos participantes e interesados en el proyecto,
• habilidades para resolver problemas,
• capacidad de planificación,
• capacidad para identificar y gestionar los riesgos,
• Conocimiento de las principales metodologías de gestión de proyectos y capacidad para adaptarlas de forma práctica a los proyectos en curso,
• capacidad para gestionar los conflictos,
• capacidad analítica.

¿Quién puede convertirse en gestor de proyectos?

Teóricamente, un director de proyecto puede ser cualquiera que, al menos en cierta medida, tenga las competencias descritas en el párrafo anterior. Estas competencias y la ejecución de los proyectos posteriores pueden mejorarse para que podamos tenerlas a un nivel más bajo de inmediato en el primer proyecto en el que seamos gestores: puede conseguirse gradualmente. Pero supongamos que somos personas introvertidas, y que nuestra naturaleza no tiene cualidades que permitan interacciones interpersonales casuales. En ese caso, se trata de un trabajo diferente para esa persona.

El papel de gestor de proyectos no siempre es permanente dentro de una organización. Es un papel versátil que puede asumirse para dirigir un proyecto concreto. Durante el proyecto, e incluso antes y después, el director de proyecto también puede desempeñar otras funciones empresariales específicas en la organización. De este modo, el papel de gestor de proyectos puede ser temporal y ofrecer una gran variedad de experiencias y oportunidades.

Alguien que quiera destacar como gestor de proyectos puede estar de acuerdo con la falta de puestos de trabajo en el mercado. Si escribes la palabra clave gestor de proyectos en LinkedIn, en la sección de empleos, aparecen casi 1.000 anuncios. Estos anuncios son de diversas industrias y requieren conocimientos desde básicos hasta avanzados. Lo mismo ocurre con la experiencia; se buscan personas con poca o mucha experiencia. Junto con los conocimientos necesarios, se configuran los ingresos de los gestores de proyectos. Estos salarios parten de unos pocos miles de zlotys y llegan hasta más de 30.000 zlotys y a veces más. Visto desde esta perspectiva, se trata de un papel muy orientado al futuro que merece la pena. Lo que demuestra aún más el atractivo de esta profesión es que los estudios mundiales demuestran que las empresas ejecutan cada año más proyectos y, por tanto, necesitarán cada vez más gestores de proyectos.

Para los interesados en seguir una carrera en gestión de proyectos, varias organizaciones y escuelas ofrecen formación. Algunos ejemplos notables son la Asociación Internacional de Gestión de Proyectos (IPMA) y el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI). Además, muchas facultades y universidades ofrecen especializaciones en gestión de proyectos, lo que proporciona una vía educativa completa para los aspirantes a gestores de proyectos.

Los gestores de proyectos también pueden ascender en la escala profesional. Lo más frecuente es que uno empiece como gestor de proyectos junior, luego se convierta en gestor de proyectos, gestor de proyectos senior y después, por ejemplo, en director de área. El salario del gestor de proyectos aumenta naturalmente a medida que asciendes en la estructura organizativa.

¿Cuál es la diferencia entre un propietario de proyecto y un gestor de proyecto?

En resumen, el director del proyecto es responsable de alcanzar eficazmente el objetivo del proyecto dentro del presupuesto y el calendario adoptados.

El propietario del proyecto, en su calidad de tal, es quien establece los parámetros del proyecto. Definen el alcance del proyecto, determinan el máximo de recursos que pueden asignarse y fijan el calendario de entrega del proyecto. También son los que garantizan que el producto final del proyecto cumpla las expectativas de la empresa. Incluso una vez finalizado el proyecto y disuelto el equipo, el propietario sigue implicado en el producto del proyecto.