Gestão eficaz de recursos em projectos: Um guia prático

O planeamento eficaz e a utilização óptima dos recursos do projeto são fundamentais para a gestão estratégica de projectos. Todos os estudos globais mostram que o número de projectos realizados nas organizações aumenta constantemente. Assim, a procura de recursos é cada vez maior, expandindo a base de custos da organização. Uma base de custos mais extensa afecta negativamente a rentabilidade da empresa, o que já é um tema que a gestão não pode banalizar. Especialmente em grandes organizações com muitos projectos simultâneos, a gestão eficaz de recursos em projectos é a principal tarefa do Gabinete de Gestão de Recursos. Esta é uma tarefa bastante difícil, mas ao mesmo tempo, é trabalhosa e desafiadora de realizar sem uma boa ferramenta de gestão de projectos. Então, como é que gerimos eficazmente os recursos nos projectos?

A falta de recursos é uma barreira fundamental para a implementação efectiva da estratégia. Como é que podemos lidar com isso?

Um interessante estudo global sobre os obstáculos à implementação eficaz de estratégias identificou a falta de recursos adequados como um dos principais obstáculos à consecução dos objectivos pretendidos para o projeto. Para gerir eficazmente os recursos do projeto, vale a pena compreender profundamente os factores que contribuem para que haja demasiados projectos e poucos recursos para os implementar corretamente. Os mais importantes destes factores são:

Uma abordagem não metódica para selecionar novos projectos entre as muitas ideias identificadas. Não são utilizados modelos de pontuação e os gestores não discutem criteriosamente os projectos a desenvolver.
Falta de ligação entre os objectivos estratégicos da empresa e os projectos e KPI métricas. Todas as empresas estão preocupadas em atingir os seus objectivos estratégicos e em reforçar a sua posição no mercado. KPI As métricas dizem-nos se os objectivos estratégicos estão a ser atingidos e em que medida. Podes ler mais sobre a gestão estratégica baseada em projectos no artigo: Como ligar os objectivos estratégicos de uma empresa aos KPIs e aos projectos?
Não existe uma abordagem definida (metodologia) que explique como a organização pretende gerir eficazmente os recursos nos projectos.

Vale a pena compreender que é melhor implementar menos projectos em simultâneo para os apoiar com recursos adequados.

Como é que escolhes as melhores ideias para implementar?

Os gestores e os conselhos de administração das empresas devem ser competentes para selecionar os projectos a implementar de entre as muitas propostas disponíveis. Os gestores de projeto ou os membros da equipa de projeto raramente decidem isso. A ilustração abaixo mostra que as organizações têm frequentemente muito mais ideias para potenciais projectos do que oportunidades de implementação. Se uma organização quisesse implementar todas as boas ideias, a diferença entre os recursos disponíveis e os necessários seria significativa. Assim, a única forma de implementar um bom processo é selecionar e implementar apenas os melhores projectos de forma objetiva.

Por vezes, a organização não compreende totalmente como e porquê foi tomada a decisão de implementar este ou aquele projeto. Estas situações são inaceitáveis no contexto da gestão profissional de projectos. A organização deve ter um processo para assegurar a seleção objetiva do projeto. Um modelo de pontuação deve fazer parte desse processo. Um exemplo de um modelo de pontuação é apresentado na figura abaixo e diz respeito à seleção de novos produtos.

Construir um modelo deste tipo implica definir critérios/questões e atribuir-lhes pesos adequados. Assim, quando tivermos, por exemplo, 10 ideias para novos produtos e analisarmos cada uma dessas ideias com um modelo de pontuação, obteremos informações sobre quais são as ideias mais atractivas. Lembra-te que este modelo deve apoiar a discussão de especialistas e não uma decisão clara. Para mais informações sobre a criação de modelos de pontuação e a sua utilização na tomada de decisões, consulta o artigo: Como avaliar ideias de projectos de forma eficaz?

Para além dos modelos de pontuação, vale ainda a pena associar os projectos aos objectivos estratégicos da empresa. Os gestores perguntam-se: este projeto apoia algum objetivo da nossa estratégia e em que medida? Uma discussão tão substantiva faz com que os maus projectos não sejam implementados. A ilustração seguinte mostra uma ligação entre um objetivo estratégico específico, projectos e KPIs.

Como é que prevês e atribuis os recursos do projeto?

A previsão e a atribuição de recursos específicos a projectos são dois processos organizacionais diferentes. A previsão permite, a um nível elevado, estimar as necessidades de recursos para o ano seguinte. Trata-se de uma estimativa e não de um planeamento exato, uma vez que tal é praticamente impossível na maioria dos casos. Suponhamos que o final do ano se aproxima e que queremos estimar a procura de recursos do projeto para o ano seguinte. Nesta situação, qualquer número de projectos atualmente em curso continuará no próximo ano. Também serão lançados mais projectos no próximo ano. Embora disponhamos de informações relativamente boas e muitas vezes pormenorizadas sobre os projectos em curso, teremos informações limitadas sobre os projectos que ainda não foram iniciados. Não disporemos de planos pormenorizados para estes projectos, mas teremos um esboço dos mesmos, por exemplo, nas Cartas de Projeto. Por conseguinte, a previsão é feita ao nível das funções ou competências, e não de funcionários específicos. Por exemplo, o aumento da precisão da previsão pode ser feito através da elaboração de calendários de projeto de alto nível, que terão fases específicas significativas e, potencialmente, marcos. Como resultado da previsão, obteremos informações relativamente precisas sobre as competências de que precisaremos no próximo ano, em que quantidades e como essas necessidades serão distribuídas ao longo do tempo. Esta informação é muito valiosa, pois permite-nos planear melhor a distribuição do projeto ao longo do tempo e dá-nos tempo para recrutar os recursos necessários. A figura abaixo mostra a procura de recursos para os primeiros meses de 2025.

Atribuímos recursos específicos quando lançamos um determinado projeto para implementação. Muitas vezes, o processo é parecido com o seguinte: o gestor do projeto solicita um recurso/competência específico ao gestor de recursos e este atribui esse recurso ao projeto pelo nome.

Otimização do trabalho e da disponibilidade de recursos

Os processos de gestão de recursos (previsão e afetação) devem ser monitorizados para garantir a sua eficácia e melhoria. O Gabinete de Gestão de Projectos deve assegurar a melhor utilização possível dos recursos do projeto na organização. A otimização da utilização dos recursos exige um bom planeamento dos recursos e o acompanhamento da sua utilização. A afetação de recursos a um projeto específico implica a atribuição de tarefas a um determinado trabalhador e a determinação do número de horas suficientes para concluir a tarefa. A figura abaixo mostra o compromisso do empregado com projetos e tarefas específicas no horizonte do mês seguinte. A figura mostra que o empregado está comprometido com três projectos no próximo mês e lista todas as tarefas em que estará envolvido.

É aconselhável controlar as horas efetivamente trabalhadas durante o projeto. Isto pode ser feito registando o tempo de trabalho para todo o projeto ou precisamente para cada tarefa executada. A figura abaixo mostra uma comparação entre o tempo de trabalho planeado e o tempo de trabalho real.

A programação regular dos recursos e o registo do tempo de trabalho real fornecem informações valiosas ao longo do tempo para um melhor planeamento e, consequentemente, uma melhor utilização dos recursos do projeto. No final de um projeto, vale também a pena analisar e descrever as conclusões sobre a eficácia da gestão na Folha de Encerramento do Projeto. Estas conclusões são preciosas quando lançamos outro projeto semelhante na organização. A otimização da utilização dos recursos também envolve a atribuição criteriosa de tarefas a cada trabalhador. Vale a pena assegurar que os trabalhadores têm as competências adequadas para desempenhar as funções que lhes são atribuídas. Caso contrário, obtém-se um trabalho de baixa qualidade, que muitas vezes se manifesta na frustração dos funcionários.

Conflitos de recursos: de onde vêm e como os resolvemos?

Os conflitos de recursos são um fenómeno bastante comum. Trata-se principalmente de um recurso que é solicitado simultaneamente em vários projectos ou atribuído simultaneamente a demasiadas tarefas. Além disso, em determinados períodos, a sua carga de trabalho é muito superior à sua disponibilidade.

Esta situação ocorre quando o gestor de projectos ou o gestor de recursos não dispõe de informações completas sobre o envolvimento do trabalhador no trabalho do projeto quando atribui um projeto ou uma tarefa a esse trabalhador. Na maioria das vezes, isto deve-se à falta de um bom software de gestão de projectos para apoiar a gestão dos recursos do projeto. Quando o gestor de projectos ou o gestor de recursos pode aceder a informações precisas sobre as tarefas atribuídas a um determinado trabalhador, estas situações podem ser amplamente evitadas.

O Excel é suficiente para gerir eficazmente os recursos do projeto?

Muitas organizações, mesmo as grandes, não fazem qualquer previsão da utilização dos recursos do projeto. São tomadas decisões para iniciar mais projectos e os gestores de projectos e os membros das equipas são afectados a projectos sem conhecerem a sua carga de trabalho global. Isto resulta em períodos em que os empregados selecionados estão sobrecarregados ou subcarregados com trabalho. Quando uma organização se apercebe de que o processo de gestão de recursos precisa de ser simplificado, desenvolve frequentemente uma solução em MS Excel. Em organizações mais pequenas, esta abordagem pode funcionar bem. No entanto, as grandes organizações que envolvem dezenas ou mesmo centenas de pessoas em projectos paralelos não podem trabalhar eficazmente utilizando apenas o Excel. Não é fácil conceber um processo eficaz de gestão de recursos em Excel. Esse processo requer a interação entre gestores de projectos, gestores de recursos e membros da equipa de projeto. O Excel não consegue lidar com o trabalho simultâneo de muitos utilizadores e também não é uma ferramenta para modelação de processos.

É claro que o Excel pode servir como uma ferramenta de “transição”. A organização começa a aprender a gestão de recursos com ele e vê as suas limitações. Após algum tempo, a organização decide e implementa um projeto profissional e uma ferramenta de gestão de recursos do projeto. Num programa profissional, todos os aspectos da gestão de recursos são integrados nos calendários e tarefas do projeto. Quando os empregados são atribuídos à tarefa seguinte, o sistema informa-os imediatamente da disponibilidade de um determinado empregado. Isso facilita muito o trabalho e coordena adequadamente todo o processo de administração de recursos. É essencial perceber que a introdução de dados de utilização de recursos no sistema de informação é, até certo ponto, trabalhosa. Os benefícios da gestão profissional de recursos superam em muito o trabalho despendido na introdução de dados.

Gestão eficaz dos recursos do projeto na prática

Todas as organizações que pretendam atingir níveis crescentes de maturidade dos projectos devem implementar um processo de previsão e afetação de recursos aos projectos. Uma gestão eficaz dos recursos tem um impacto inequivocamente positivo numa maior eficiência na execução dos projectos. Com muitos recursos envolvidos nos projectos, vale a pena implementar um bom programa de gestão de projectos e de recursos de projeto. Uma solução integrada deste tipo elimina grande parte do trabalho manual, automatiza muitos aspectos e fornece informações precisas sobre o grau de utilização dos recursos.