Efektivní řízení zdrojů v projektech: Praktický průvodce

Klíčem ke strategickému řízení projektů je efektivní plánování a optimální využití projektových zdrojů. Každá celosvětová studie ukazuje, že počet projektů realizovaných v organizacích neustále roste. Tím roste i poptávka po zdrojích, což rozšiřuje nákladovou základnu organizace. Rozsáhlejší nákladová základna negativně ovlivňuje ziskovost podniku, což je již téma, které management nemůže bagatelizovat. Zejména ve velkých organizacích s mnoha souběžnými projekty je efektivní řízení zdrojů v projektech hlavním úkolem oddělení řízení zdrojů. Jedná se o poměrně náročný úkol, který je však zároveň pracný a náročný na provedení bez kvalitního nástroje pro řízení projektů. Jak tedy efektivně řídit zdroje v projektech?

Klíčovou překážkou účinného provádění strategie je nedostatek zdrojů. Jak se s ním můžeme vypořádat?

Jedna ze zajímavých globálních studií o překážkách efektivní implementace strategie identifikovala jako klíčovou překážku dosažení zamýšlených cílů projektu nedostatek adekvátních zdrojů. Pro efektivní řízení projektových zdrojů je vhodné hluboce porozumět faktorům, které přispívají k tomu, že je projektů příliš mnoho a zdrojů na jejich řádnou realizaci příliš málo. Mezi nejdůležitější z těchto faktorů patří např:

Nemetodický přístup k výběru nových projektů z mnoha identifikovaných nápadů. V tomto ohledu se nepoužívají bodovací modely a manažeři nediskutují prozíravě o tom, které projekty realizovat.
Chybí propojení strategických cílů společnosti s projekty a metrikami KPI. Každé společnosti jde o dosažení strategických cílů a posílení pozice na trhu. KPI metriky nám říkají, zda jsou strategické cíle plněny a do jaké míry. Více informací o strategickém řízení na základě projektů si můžete přečíst v článku: Jak propojit strategické cíle společnosti s klíčovými ukazateli výkonnosti a projekty?
Žádný definovaný přístup (metodika) nevysvětluje, jak chce organizace efektivně řídit zdroje v projektech.

Je třeba si uvědomit, že je lepší realizovat méně projektů najednou a poskytnout jim náležitou podporu zdrojů.

Jak vybíráte nejlepší nápady k realizaci?

Manažeři a představenstva společností musí být kompetentní při výběru projektů k realizaci z mnoha dostupných návrhů. Projektoví manažeři nebo členové projektových týmů o tom rozhodují zcela výjimečně. Následující obrázek ukazuje, že organizace mají často mnohem více nápadů na potenciální projekty než možností realizace. Pokud by organizace chtěla realizovat všechny dobré nápady, rozdíl mezi dostupnými a potřebnými zdroji by byl značný. Jediným způsobem, jak realizovat dobrý proces, je tedy objektivní výběr a realizace pouze těch nejlepších projektů.

Někdy organizace plně nerozumí tomu, jak a proč bylo rozhodnuto o realizaci toho či onoho projektu. Takové situace jsou v kontextu profesionálního řízení projektů nepřijatelné. Organizace musí mít proces, který zajistí objektivní výběr projektů. Součástí takového procesu by měl být bodovací model. Příklad bodovacího modelu je uveden na obrázku níže a týká se výběru nových produktů.

Sestavení takového modelu zahrnuje definování kritérií/otázek a přiřazení jim odpovídající váhy. Když pak máme například 10 nápadů na nové produkty a každý z těchto nápadů analyzujeme pomocí bodovacího modelu, získáme informaci o tom, které nápady jsou nejatraktivnější. Nezapomeňte, že takový model by měl spíše podpořit odbornou diskusi než jednoznačné rozhodnutí. Více informací o sestavování skórovacích modelů a jejich využití při rozhodování naleznete v článku: Jak efektivně hodnotit projektové nápady?

Kromě modelů hodnocení je stále vhodné propojit projekty se strategickými cíli společnosti. Manažeři si kladou otázku: Podporuje tento projekt nějaký cíl naší strategie a do jaké míry? Taková věcná diskuse vede k tomu, že se špatné projekty nerealizují. Následující obrázek ukazuje vazbu mezi konkrétním strategickým cílem, projekty a KPI.

Jak předpovídáte a přidělujete projektové zdroje?

Prognózování a přidělování konkrétních zdrojů projektům jsou dva různé organizační procesy. Prognózování umožňuje na vysoké úrovni odhadnout potřebu zdrojů na následující rok. Hovoříme zde o odhadu, nikoli o přesném plánování, protože to je ve většině případů prakticky nemožné. Předpokládejme, že se blíží konec roku a my chceme odhadnout potřebu projektových zdrojů pro následující rok. V takové situaci bude v příštím roce pokračovat libovolný počet projektů, které jsou v současné době v realizaci. Další projekty budou zahájeny i v příštím roce. Zatímco o probíhajících projektech máme poměrně dobré a často podrobné informace, o projektech, které teprve budou zahájeny, budeme mít informace omezené. Nebudeme mít k dispozici podrobné plány těchto projektů, ale budeme mít jejich nástin umístěný například v projektových kartách. Prognózování tedy probíhá na úrovni rolí nebo kompetencí, nikoliv konkrétních zaměstnanců. Zvýšit přesnost prognózování lze například vytvořením harmonogramů projektů na vysoké úrovni, které budou mít konkrétní významné fáze a případně i milníky. Výsledkem prognózování budou relativně přesné informace o tom, jaké kompetence budeme v příštím roce potřebovat, v jakém množství a jak bude tato potřeba rozložena v čase. Takové informace jsou velmi cenné, protože nám umožní lépe plánovat rozložení projektu v čase a poskytnou nám čas na nábor potřebných zdrojů. Na obrázku níže je znázorněna potřeba zdrojů v prvních měsících roku 2025.

Jakmile zahájíme realizaci konkrétního projektu, přidělíme konkrétní zdroje. Často tento proces vypadá následovně: vedoucí projektu požádá správce zdrojů o konkrétní zdroj/kompetenci a správce zdrojů takový zdroj jmenovitě přiřadí k projektu.

Optimalizace práce a dostupnosti zdrojů

Procesy řízení zdrojů (předvídání a přidělování) by měly být sledovány z hlediska účinnosti a zlepšování. Kancelář projektového řízení by měla zajistit co nejlepší využití projektových zdrojů v organizaci. Optimalizace využití zdrojů vyžaduje dobré plánování zdrojů a sledování rozsahu, v jakém jsou tyto plány využívány. Přidělení zdrojů konkrétnímu projektu zahrnuje přidělení úkolů konkrétnímu zaměstnanci a určení, kolik hodin by mělo stačit na splnění úkolu. Následující obrázek ukazuje závazek zaměstnance k projektům a konkrétním úkolům v horizontu následujícího měsíce. Z obrázku je patrné, že zaměstnanec je v následujícím měsíci zavázán ke třem projektům, a jsou na něm uvedeny všechny úkoly, na kterých se bude podílet.

Dobrý nápad je sledovat skutečně odpracované hodiny během projektu. To lze provést zaznamenáváním pracovní doby za celý projekt nebo přesně za každý provedený úkol. Následující obrázek ukazuje srovnání plánované a skutečné pracovní doby.

Pravidelné plánování zdrojů a zaznamenávání skutečné pracovní doby poskytuje v průběhu času neocenitelné informace pro lepší plánování, a tím i lepší využití projektových zdrojů. Na konci projektu je také vhodné analyzovat a popsat závěry o efektivitě řízení v závěrečném listu projektu. Taková zjištění jsou neocenitelná, když v organizaci zahajujeme další podobný projekt. Optimalizace využití zdrojů zahrnuje také uvážlivé přidělování úkolů jednotlivým zaměstnancům. Je vhodné zajistit, aby zaměstnanci měli správné kompetence k výkonu přidělených funkcí. V opačném případě získáme nekvalitní práci, která se často projevuje frustrací zaměstnanců.

Konflikty o zdroje: odkud pocházejí a jak je řešit?

Konflikty o zdroje jsou poměrně častým jevem. Většinou se jedná o to, že je zdroj vyžadován současně na několika projektech nebo je mu současně přiděleno příliš mnoho úkolů. Kromě toho je ve vybraných obdobích jeho pracovní vytížení mnohem vyšší než jeho dostupnost.

Taková situace nastane, když projektový manažer nebo manažer zdrojů nemá při zadávání projektu nebo úkolu danému zaměstnanci komplexní informace o jeho zapojení do práce na projektu. Nejčastěji je to způsobeno absencí kvalitního softwaru pro řízení projektů, který by podporoval řízení projektových zdrojů. Pokud má projektový manažer nebo správce zdrojů přístup k přesným informacím o úkolech, ke kterým je konkrétní zaměstnanec přiřazen, lze takovým situacím do značné míry předejít.

Stačí Excel k efektivní správě projektových zdrojů?

Mnoho organizací, a to i velkých, vůbec nepředpokládá využití projektových zdrojů. Rozhoduje se o zahájení dalších projektů a projektoví manažeři a členové týmů jsou přiřazováni k projektům, aniž by znali jejich celkovou pracovní zátěž. To vede k obdobím, kdy jsou vybraní zaměstnanci přetíženi nebo naopak nedostatečně vytíženi prací. Když si organizace uvědomí, že proces řízení zdrojů je třeba zefektivnit, často vytvoří nějaké řešení v MS Excel. V menších organizacích může tento přístup dobře fungovat. Ve velkých organizacích, kde se na paralelních projektech podílejí desítky nebo dokonce stovky lidí, však nelze efektivně pracovat pouze pomocí aplikace Excel. Navrhnout efektivní proces řízení zdrojů v Excelu není snadné. Takový proces vyžaduje interakci mezi projektovými manažery, správci zdrojů a členy projektového týmu. Excel nezvládá souběžnou práci mnoha uživatelů a není ani nástrojem pro modelování procesů.

Excel samozřejmě může sloužit jako „přechodný“ nástroj. Organizace se s ním začíná učit řídit zdroje a vidí jeho omezení. Po nějaké době se organizace rozhodne a zavede profesionální nástroj pro řízení projektů a projektových zdrojů. V profesionálním programu jsou všechny aspekty řízení zdrojů integrovány s harmonogramy a úkoly projektů. Když jsou zaměstnanci přiřazeni k dalšímu úkolu, systém je okamžitě informuje o dostupnosti konkrétního zaměstnance. To výrazně usnadňuje práci a vhodně koordinuje celý proces řízení zdrojů. Je nutné si uvědomit, že zadávání údajů o využití zdrojů do informačního systému je do jisté míry pracné. Přínosy profesionálního řízení zdrojů však zdaleka převyšují práci vynaloženou na zadávání dat.

Efektivní řízení projektových zdrojů v praxi

Všechny organizace, které chtějí dosáhnout rostoucí úrovně vyspělosti projektů, by měly zavést proces předvídání a přidělování zdrojů projektům. Efektivní řízení zdrojů má jednoznačně pozitivní vliv na vyšší efektivitu realizace projektů. Vzhledem k tomu, že se na projektech podílí mnoho zdrojů, vyplatí se zavést kvalitní program řízení projektů a projektových zdrojů. Takové integrované řešení eliminuje velkou část manuální práce, automatizuje mnoho aspektů a poskytuje přesné informace o míře využití zdrojů.