Effektives Ressourcenmanagement in Projekten: Ein praktischer Leitfaden

Effektive Planung und optimale Nutzung von Projektressourcen sind der Schlüssel zum strategischen Projektmanagement. Jede globale Studie zeigt, dass die Anzahl der in Organisationen durchgeführten Projekte stetig zunimmt. Damit steigt auch der Ressourcenbedarf, was die Kostenbasis des Unternehmens vergrößert. Eine umfangreichere Kostenbasis wirkt sich negativ auf die Rentabilität des Unternehmens aus, was bereits ein Thema ist, das das Management nicht bagatellisieren darf. Vor allem in großen Organisationen mit vielen gleichzeitigen Projekten ist die effektive Verwaltung der Ressourcen in Projekten die Hauptaufgabe des Resource Management Office. Dies ist eine recht schwierige Aufgabe, aber gleichzeitig auch arbeitsintensiv und ohne ein gutes Projektmanagement-Tool nur schwer zu bewältigen. Wie können wir also Ressourcen in Projekten effektiv verwalten?

Fehlende Ressourcen sind ein Haupthindernis für eine effektive Strategieumsetzung. Wie können wir damit umgehen?

Eine interessante globale Studie über die Hindernisse für eine effektive Strategieumsetzung hat den Mangel an angemessenen Ressourcen als eines der Haupthindernisse für die Erreichung der angestrebten Projektziele identifiziert. Um Projektressourcen effektiv zu verwalten, lohnt es sich, die Faktoren zu verstehen, die dazu beitragen, dass es zu viele Projekte gibt und zu wenig Ressourcen, um sie richtig umzusetzen. Die wichtigsten dieser Faktoren sind:

Ein nicht-methodischer Ansatz zur Auswahl neuer Projekte aus den vielen identifizierten Ideen. Scoring-Modelle werden in diesem Zusammenhang nicht verwendet und die Manager diskutieren nicht aufschlussreich, welche Projekte verfolgt werden sollen.
Fehlende Verknüpfung der strategischen Ziele des Unternehmens mit Projekten und KPI Metriken. Jedes Unternehmen ist bestrebt, seine strategischen Ziele zu erreichen und seine Marktposition zu stärken. KPI Metriken geben Aufschluss darüber, ob und in welchem Umfang die strategischen Ziele erreicht werden. Mehr über projektbasiertes Strategiemanagement erfahren Sie in diesem Artikel: Wie verknüpft man die strategischen Ziele eines Unternehmens mit KPIs und Projekten?
Es gibt keinen definierten Ansatz (Methodik), der erklärt, wie die Organisation Ressourcen in Projekten effektiv verwalten will.

Sie sollten verstehen, dass es besser ist, weniger Projekte gleichzeitig durchzuführen, um sie mit den richtigen Ressourcen zu versorgen.

Wie wählen Sie die besten Ideen für die Umsetzung aus?

Manager und Unternehmensvorstände müssen kompetent sein, wenn es darum geht, aus den vielen verfügbaren Vorschlägen Projekte für die Umsetzung auszuwählen. Projektmanager oder Mitglieder von Projektteams entscheiden dies nur sehr selten. Die nachstehende Abbildung zeigt, dass Unternehmen oft viel mehr Ideen für potenzielle Projekte haben als Möglichkeiten zur Umsetzung. Wenn eine Organisation alle guten Ideen umsetzen wollte, würde die Lücke zwischen den verfügbaren und den benötigten Ressourcen erheblich sein. Die einzige Möglichkeit, einen guten Prozess zu implementieren, besteht also darin, objektiv nur die besten Projekte auszuwählen und umzusetzen.

Manchmal versteht die Organisation nicht ganz, wie und warum die Entscheidung, dieses oder jenes Projekt durchzuführen, getroffen wurde. Solche Situationen sind im Rahmen eines professionellen Projektmanagements nicht hinnehmbar. Die Organisation muss über ein Verfahren verfügen, das eine objektive Projektauswahl gewährleistet. Ein Scoring-Modell sollte Teil eines solchen Prozesses sein. Ein Beispiel für ein Scoring-Modell ist in der folgenden Abbildung dargestellt und betrifft die Auswahl neuer Produkte.

Um ein solches Modell zu erstellen, müssen wir Kriterien/Fragen definieren und ihnen eine angemessene Gewichtung zuweisen. Wenn wir dann z.B. 10 Ideen für neue Produkte haben und jede dieser Ideen mit einem Scoring-Modell analysieren, erhalten wir Informationen darüber, welche Ideen am attraktivsten sind. Denken Sie daran, dass ein solches Modell eher eine Expertendiskussion als eine klare Entscheidung unterstützen sollte. Mehr über die Erstellung von Scoring-Modellen und ihre Verwendung bei der Entscheidungsfindung erfahren Sie in dem Artikel: Wie kann man Projektideen effektiv bewerten?

Zusätzlich zu den Scoring-Modellen lohnt es sich, die Projekte mit den strategischen Zielen des Unternehmens zu verknüpfen. Manager fragen sich: Unterstützt dieses Projekt irgendein Ziel in unserer Strategie und in welchem Umfang? Eine solche substantielle Diskussion führt dazu, dass schlechte Projekte nicht umgesetzt werden. Die folgende Abbildung zeigt eine Verknüpfung zwischen einem bestimmten strategischen Ziel, Projekten und KPIs.

Wie prognostizieren und verteilen Sie die Projektressourcen?

Prognosen und die Zuweisung spezifischer Ressourcen für Projekte sind zwei unterschiedliche organisatorische Prozesse. Mit Hilfe von Prognosen lässt sich der Ressourcenbedarf für das folgende Jahr auf hohem Niveau abschätzen. Wir sprechen hier von einer Schätzung, nicht von einer präzisen Planung, denn eine solche ist in den meisten Fällen praktisch unmöglich. Nehmen wir an, das Jahresende naht und wir möchten den Bedarf an Projektressourcen für das nächste Jahr schätzen. In einer solchen Situation wird eine beliebige Anzahl von Projekten, die derzeit laufen, im nächsten Jahr fortgesetzt. Außerdem werden im nächsten Jahr weitere Projekte in Angriff genommen. Während wir über relativ gute und oft detaillierte Informationen über laufende Projekte verfügen, werden wir nur begrenzte Informationen über Projekte haben, die noch nicht begonnen haben. Wir werden keine detaillierten Pläne für diese Projekte haben, aber wir werden einen Überblick über sie haben, zum Beispiel in Form von Projektchartas. Prognosen werden also auf der Ebene von Rollen oder Kompetenzen erstellt, nicht auf der Ebene einzelner Mitarbeiter. Die Prognosegenauigkeit kann beispielsweise durch die Erstellung von Projektplänen auf hoher Ebene erhöht werden, die bestimmte wichtige Phasen und möglicherweise auch Meilensteine enthalten. Als Ergebnis der Prognosen erhalten wir relativ genaue Informationen darüber, welche Kompetenzen wir im nächsten Jahr in welcher Menge benötigen und wie sich dieser Bedarf im Laufe der Zeit verteilen wird. Solche Informationen sind sehr wertvoll, denn sie ermöglichen uns eine bessere Planung der Projektverteilung über die Zeit und geben uns Zeit, die benötigten Ressourcen zu rekrutieren. Die folgende Abbildung zeigt den Ressourcenbedarf für die ersten Monate des Jahres 2025.

Sobald wir ein bestimmtes Projekt zur Umsetzung starten, weisen wir bestimmte Ressourcen zu. Oft sieht der Prozess folgendermaßen aus: Der Projektleiter fordert beim Ressourcenmanager eine bestimmte Ressource/Kompetenz an, und der Ressourcenmanager weist dem Projekt eine solche Ressource namentlich zu.

Optimierung der Arbeit und der Verfügbarkeit von Ressourcen

Die Prozesse des Ressourcenmanagements (Prognosen und Zuweisung) sollten auf Effektivität und Verbesserung überwacht werden. Das Project Management Office sollte die bestmögliche Nutzung der Projektressourcen in der Organisation sicherstellen. Die Optimierung der Ressourcennutzung erfordert eine gute Ressourcenplanung und die Überwachung des Umfangs, in dem diese Pläne genutzt werden. Die Zuweisung von Ressourcen für ein bestimmtes Projekt beinhaltet die Zuweisung von Aufgaben an einen bestimmten Mitarbeiter und die Festlegung, wie viele Stunden für die Erledigung der Aufgabe ausreichen sollten. Die folgende Abbildung zeigt das Engagement des Mitarbeiters für Projekte und bestimmte Aufgaben über den Horizont des nächsten Monats. Die Abbildung zeigt, dass der Mitarbeiter im kommenden Monat für drei Projekte verpflichtet ist und listet alle Aufgaben auf, an denen er beteiligt sein wird.

Die Überwachung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden während des Projekts ist eine gute Idee. Dies kann durch Aufzeichnung der Arbeitszeit für das gesamte Projekt oder genau für jede durchgeführte Aufgabe geschehen. Die folgende Abbildung zeigt einen Vergleich der geplanten und der tatsächlichen Arbeitszeit.

Die regelmäßige Planung der Ressourcen und die Aufzeichnung der tatsächlichen Arbeitszeit liefern im Laufe der Zeit unschätzbare Informationen für eine bessere Planung und damit für eine bessere Nutzung der Projektressourcen. Am Ende eines Projekts lohnt es sich auch, die Schlussfolgerungen zur Effektivität des Managements zu analysieren und im Projektabschlussblatt zu beschreiben. Diese Erkenntnisse sind von unschätzbarem Wert, wenn wir ein weiteres ähnliches Projekt in der Organisation starten. Zur Optimierung der Ressourcennutzung gehört auch die kluge Zuweisung von Aufgaben an einzelne Mitarbeiter. Es lohnt sich, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter über die richtigen Kompetenzen verfügen, um die zugewiesenen Aufgaben zu erfüllen. Andernfalls erhalten wir minderwertige Arbeit, die sich oft in Frustration der Mitarbeiter äußert.

Ressourcenkonflikte: Woher kommen sie und wie können wir sie lösen?

Ressourcenkonflikte sind ein recht häufiges Phänomen. Dabei geht es hauptsächlich darum, dass eine Ressource gleichzeitig für mehrere Projekte benötigt wird oder gleichzeitig für zu viele Aufgaben eingesetzt wird. Außerdem ist ihre Arbeitsbelastung in bestimmten Zeiträumen viel höher als ihre Verfügbarkeit.

Eine solche Situation entsteht, wenn der Projektmanager oder Ressourcenmanager nicht über umfassende Informationen über die Beteiligung des Mitarbeiters an der Projektarbeit verfügt, wenn er diesem Mitarbeiter ein Projekt oder eine Aufgabe zuweist. Meistens ist dies auf das Fehlen einer guten Projektmanagement-Software zur Unterstützung des Projektressourcenmanagements zurückzuführen. Wenn der Projektmanager oder Ressourcenmanager auf genaue Informationen über die Aufgaben zugreifen kann, denen ein bestimmter Mitarbeiter zugewiesen ist, lassen sich solche Situationen weitgehend vermeiden.

Ist Excel ausreichend, um Projektressourcen effektiv zu verwalten?

Viele Unternehmen, selbst große, erstellen überhaupt keine Prognosen über den Einsatz von Projektressourcen. Es werden Entscheidungen getroffen, mehr Projekte zu starten, und Projektmanager und Teammitglieder werden Projekten zugewiesen, ohne ihre Gesamtauslastung zu kennen. Dies führt zu Zeiten, in denen ausgewählte Mitarbeiter mit Arbeit über- oder unterlastet sind. Wenn ein Unternehmen feststellt, dass das Ressourcenmanagement gestrafft werden muss, entwickelt es oft eine MS Excel-Lösung. In kleineren Organisationen mag dieser Ansatz gut funktionieren. Große Organisationen, in denen Dutzende oder sogar Hunderte von Mitarbeitern an parallelen Projekten arbeiten, können jedoch mit Excel allein nicht effektiv arbeiten. Es ist nicht einfach, einen effektiven Ressourcenmanagementprozess in Excel zu entwickeln. Ein solcher Prozess erfordert die Interaktion zwischen Projektmanagern, Ressourcenmanagern und Projektteammitgliedern. Excel kann die gleichzeitige Arbeit vieler Benutzer nicht bewältigen und ist auch kein Tool für die Prozessmodellierung.

Natürlich kann Excel als „Übergangstool“ dienen. Die Organisation beginnt, das Ressourcenmanagement damit zu erlernen und erkennt seine Grenzen. Nach einiger Zeit entscheidet sich das Unternehmen für ein professionelles Projekt- und Projektressourcenmanagement-Tool und führt es ein. In einem professionellen Programm werden alle Aspekte des Ressourcenmanagements mit den Projektplänen und Aufgaben integriert. Wenn Mitarbeiter für die nächste Aufgabe eingeteilt werden, informiert das System sie sofort über die Verfügbarkeit eines bestimmten Mitarbeiters. Dies erleichtert die Arbeit erheblich und koordiniert den gesamten Prozess der Ressourcenverwaltung in angemessener Weise. Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass die Eingabe von Daten zur Ressourcennutzung in das Informationssystem in gewissem Maße arbeitsintensiv ist. Die Vorteile einer professionellen Ressourcenverwaltung überwiegen jedoch bei weitem den Arbeitsaufwand für die Dateneingabe.

Effektives Projektressourcenmanagement in der Praxis

Alle Organisationen, die einen höheren Projektreifegrad erreichen wollen, sollten einen Prozess für die Vorhersage und Zuweisung von Ressourcen für Projekte einführen. Ein effektives Ressourcenmanagement wirkt sich eindeutig positiv auf eine höhere Effizienz bei der Projektdurchführung aus. Da viele Ressourcen in Projekte involviert sind, lohnt es sich, ein gutes Programm zur Verwaltung von Projekten und Projektressourcen zu implementieren. Eine solche integrierte Lösung macht einen Großteil der manuellen Arbeit überflüssig, automatisiert viele Aspekte und liefert präzise Informationen über den Grad der Ressourcenauslastung.