Gestione efficace delle risorse nei progetti: Una guida pratica

Una pianificazione efficace e un uso ottimale delle risorse di progetto sono fondamentali per una gestione strategica dei progetti. Ogni studio globale dimostra che il numero di progetti realizzati nelle organizzazioni aumenta costantemente. Di conseguenza, la richiesta di risorse cresce, ampliando la base dei costi dell’organizzazione. Una base di costi più ampia influisce negativamente sulla redditività dell’azienda, che è già un argomento che il management non può banalizzare. Soprattutto nelle grandi organizzazioni con molti progetti concomitanti, la gestione efficace delle risorse nei progetti è il compito principale dell’Ufficio Gestione Risorse. Si tratta di un compito piuttosto difficile, ma allo stesso tempo richiede molto lavoro ed è impegnativo da svolgere senza un buon strumento di gestione dei progetti. Quindi, come possiamo gestire efficacemente le risorse nei progetti?

La mancanza di risorse è un ostacolo fondamentale per l'attuazione di una strategia efficace. Come possiamo affrontarla?

Un interessante studio globale sugli ostacoli all’implementazione efficace di una strategia ha individuato nella mancanza di risorse adeguate uno degli ostacoli principali al raggiungimento degli obiettivi del progetto. Per gestire efficacemente le risorse dei progetti, vale la pena di comprendere a fondo i fattori che contribuiscono a un numero eccessivo di progetti e a un numero insufficiente di risorse per realizzarli correttamente. I più importanti di questi fattori sono:

Un approccio non metodico per selezionare nuovi progetti tra le numerose idee individuate. Non vengono utilizzati modelli di punteggio e i manager non discutono in modo approfondito su quali progetti perseguire.
Mancanza di collegamento tra gli obiettivi strategici dell’azienda e i progetti e le metriche KPI. Ogni azienda si preoccupa di raggiungere i propri obiettivi strategici e di rafforzare la propria posizione sul mercato. KPI metriche ci dicono se gli obiettivi strategici sono stati raggiunti e in che misura. Puoi leggere di più sulla gestione della strategia basata sui progetti nell’articolo: Come collegare gli obiettivi strategici di un’azienda con KPI e progetti?
Nessun approccio definito (metodologia) spiega come l’organizzazione vuole gestire efficacemente le risorse nei progetti.

Vale la pena di capire che è meglio implementare un numero minore di progetti contemporaneamente per fornire loro un adeguato supporto di risorse.

Come si scelgono le idee migliori da implementare?

I manager e i consigli di amministrazione delle aziende devono essere competenti nel selezionare i progetti da realizzare tra le tante proposte disponibili. I project manager o i membri dei team di progetto lo decidono molto raramente. L’illustrazione che segue mostra che spesso le organizzazioni hanno un numero di idee per potenziali progetti di gran lunga superiore alle opportunità di implementazione. Se un’organizzazione volesse implementare tutte le buone idee, il divario tra le risorse disponibili e quelle necessarie sarebbe significativo. Quindi, l’unico modo per implementare un buon processo è selezionare e implementare solo i progetti migliori in modo oggettivo.

A volte, l’organizzazione non comprende appieno come e perché sia stata presa la decisione di realizzare questo o quel progetto. Queste situazioni sono inaccettabili nel contesto della gestione professionale dei progetti. L’organizzazione deve avere un processo che garantisca una selezione oggettiva dei progetti. Un modello di punteggio dovrebbe far parte di questo processo. Un esempio di modello di punteggio è mostrato nella figura seguente e riguarda la selezione di nuovi prodotti.

La costruzione di un modello di questo tipo implica la definizione di criteri/domande e l’assegnazione di pesi adeguati. In questo modo, quando avremo, ad esempio, 10 idee per nuovi prodotti e analizzeremo ognuna di queste idee con un modello di punteggio, otterremo informazioni su quali idee sono le più interessanti. Ricorda che questo modello deve supportare la discussione tra gli esperti piuttosto che una decisione chiara. Per saperne di più sulla creazione di modelli di punteggio e sul loro utilizzo nel processo decisionale, consulta l’articolo: Come valutare le idee di progetto in modo efficace?

Oltre ai modelli di punteggio, vale la pena di collegare i progetti agli obiettivi strategici dell’azienda. I manager si chiedono: questo progetto supporta qualche obiettivo della nostra strategia e in che misura? Una discussione così approfondita fa sì che i progetti scadenti non vengano realizzati. La seguente illustrazione mostra un collegamento tra un obiettivo strategico specifico, i progetti e i KPI.

Come si prevedono e si allocano le risorse del progetto?

Le previsioni e l’assegnazione di risorse specifiche ai progetti sono due processi organizzativi diversi. Le previsioni permettono di stimare, ad alto livello, il fabbisogno di risorse per l’anno successivo. Stiamo parlando di una stima, non di una pianificazione precisa, perché nella maggior parte dei casi è praticamente impossibile. Supponiamo che la fine dell’anno si stia avvicinando e che si voglia stimare la domanda di risorse del progetto per l’anno successivo. In questa situazione, tutti i progetti attualmente in corso continueranno l’anno prossimo. Inoltre, l’anno prossimo verranno lanciati altri progetti. Mentre disponiamo di informazioni relativamente buone e spesso dettagliate sui progetti in corso, avremo informazioni limitate sui progetti ancora da avviare. Non disporremo di piani dettagliati per questi progetti, ma avremo un’idea di massima, ad esempio nei Project Charters. Pertanto, le previsioni vengono fatte a livello di ruoli o competenze, non di dipendenti specifici. Ad esempio, per aumentare l’accuratezza delle previsioni, si possono creare dei piani di progetto di alto livello, che prevedano fasi significative specifiche e, potenzialmente, tappe fondamentali. Grazie alle previsioni, otterremo informazioni relativamente precise sulle competenze di cui avremo bisogno nel prossimo anno, in quali quantità e come questo fabbisogno sarà distribuito nel tempo. Queste informazioni sono molto preziose, perché ci permetteranno di pianificare meglio la distribuzione del progetto nel tempo e ci daranno il tempo di reclutare le risorse necessarie. La figura seguente mostra la domanda di risorse per i primi mesi del 2025.

Assegneremo risorse specifiche una volta avviato un particolare progetto per l’implementazione. Spesso il processo si svolge in questo modo: il responsabile del progetto richiede una risorsa/competenza specifica al responsabile delle risorse e quest’ultimo la assegna al progetto con un nome.

Ottimizzazione del lavoro e della disponibilità di risorse

I processi di gestione delle risorse (previsione e allocazione) devono essere monitorati per verificarne l’efficacia e il miglioramento. Il Project Management Office deve garantire il miglior uso possibile delle risorse del progetto nell’organizzazione. L’ottimizzazione dell’uso delle risorse richiede una buona pianificazione delle risorse e il monitoraggio della misura in cui tali piani vengono utilizzati. L’assegnazione delle risorse a un progetto specifico comporta l’assegnazione di compiti a un determinato dipendente e la determinazione del numero di ore sufficienti per completare il compito. La figura seguente mostra l’impegno del dipendente nei confronti di progetti e compiti specifici nell’arco del mese successivo. La figura mostra che il dipendente è impegnato in tre progetti nel mese successivo ed elenca tutti i compiti in cui sarà coinvolto.

Monitorare le ore effettivamente lavorate durante il progetto è una buona idea. Questo può essere fatto registrando il tempo di lavoro per l’intero progetto o precisamente per ogni attività svolta. La figura seguente mostra un confronto tra il tempo di lavoro pianificato e quello effettivo.

La programmazione regolare delle risorse e la registrazione del tempo di lavoro effettivo forniscono informazioni preziose nel tempo per una migliore pianificazione e, quindi, un migliore utilizzo delle risorse del progetto. Alla fine di un progetto, vale la pena analizzare e descrivere le conclusioni sull’efficacia della gestione nel foglio di chiusura del progetto. Questi risultati sono preziosi quando si avvia un altro progetto simile nell’organizzazione. L’ottimizzazione dell’uso delle risorse passa anche attraverso l’assegnazione oculata dei compiti ai singoli dipendenti. Vale la pena assicurarsi che i dipendenti abbiano le competenze giuste per svolgere le funzioni assegnate. In caso contrario, otterremo un lavoro di bassa qualità, che spesso si manifesta con la frustrazione dei dipendenti.

Conflitti per le risorse: da dove nascono e come li risolviamo?

I conflitti di risorse sono un fenomeno piuttosto comune. Si tratta principalmente di una risorsa che viene richiesta contemporaneamente su più progetti o che viene assegnata contemporaneamente a troppi compiti. Inoltre, in determinati periodi, il suo carico di lavoro è molto superiore alla sua disponibilità.

Questa situazione si verifica quando il Project Manager o il Resource Manager non dispone di informazioni complete sul coinvolgimento del dipendente nel lavoro del progetto quando assegna un progetto o un compito a quel dipendente. Il più delle volte ciò è dovuto alla mancanza di un buon software di gestione dei progetti che supporti la gestione delle risorse del progetto. Quando il Project Manager o il Resource Manager può accedere a informazioni precise sui compiti a cui è assegnato un determinato dipendente, queste situazioni possono essere ampiamente evitate.

Excel è sufficiente per gestire efficacemente le risorse di un progetto?

Molte organizzazioni, anche di grandi dimensioni, non prevedono affatto l’utilizzo delle risorse dei progetti. Si decide di avviare più progetti e i project manager e i membri dei team vengono assegnati ai progetti senza conoscere il loro carico di lavoro complessivo. Questo comporta periodi in cui i dipendenti selezionati sono sovra o sottocaricati di lavoro. Quando un’organizzazione si rende conto che il processo di gestione delle risorse deve essere semplificato, spesso sviluppa una soluzione MS Excel. Nelle organizzazioni più piccole, questo approccio può funzionare bene. Tuttavia, le grandi organizzazioni che coinvolgono decine o addirittura centinaia di persone in progetti paralleli non possono lavorare efficacemente solo con Excel. Non è facile progettare un processo di gestione delle risorse efficace con Excel. Un processo del genere richiede l’interazione tra project manager, responsabili delle risorse e membri del team di progetto. Excel non è in grado di gestire il lavoro simultaneo di molti utenti e non è nemmeno uno strumento per la modellazione dei processi.

Naturalmente, Excel può servire come strumento di “transizione”. L’organizzazione inizia a imparare la gestione delle risorse con questo strumento e ne vede i limiti. Dopo un po’ di tempo, l’organizzazione decide di implementare uno strumento professionale per la gestione di progetti e risorse. In un programma professionale, tutti gli aspetti della gestione delle risorse sono integrati con le pianificazioni e le attività del progetto. Quando i dipendenti vengono assegnati al compito successivo, il sistema li informa immediatamente della disponibilità di un determinato dipendente. Questo facilita notevolmente il lavoro e coordina adeguatamente l’intero processo di gestione delle risorse. È fondamentale rendersi conto che l’inserimento dei dati sull’utilizzo delle risorse nel sistema informativo è, in una certa misura, ad alta intensità di lavoro. I vantaggi di una gestione professionale delle risorse sono di gran lunga superiori alla manodopera impiegata per l’inserimento dei dati.

La gestione efficace delle risorse di progetto nella pratica

Tutte le organizzazioni che vogliono raggiungere livelli crescenti di maturità progettuale dovrebbero implementare un processo di previsione e allocazione delle risorse ai progetti. Una gestione efficace delle risorse ha un impatto positivo inequivocabile su una maggiore efficienza nell’esecuzione dei progetti. Con molte risorse coinvolte nei progetti, vale la pena implementare un buon programma di gestione delle risorse di progetto e di progetto. Una soluzione integrata di questo tipo elimina gran parte del lavoro manuale, automatizza molti aspetti e fornisce informazioni precise sul grado di utilizzo delle risorse.