Como avaliar ideias de projectos na prática?
A decisão de lançar o teu próximo projeto implica quase sempre um compromisso financeiro. Porquê? Todos os projectos requerem um compromisso de recursos – quer sejam os teus recursos humanos ou compras externas – e todos os recursos têm um custo. É também importante notar que a maioria dos projectos implementados deve ter um retorno inevitável do investimento. Quanto mais baixos forem os custos e maiores forem os benefícios da implementação, mais valor o projeto trará à organização. O teu papel neste processo é crucial como parte vital da organização. Muitas vezes, há mais ideias para bons projectos do que a organização consegue implementar num determinado período. A razão mais comum para esta situação é o facto de a empresa ter recursos limitados. Por conseguinte, torna-se crucial desenvolver um processo tão objetivo quanto possível para selecionar as melhores ideias de projectos. Por melhores, quero dizer aqueles que terão o impacto mais significativo no aumento do valor da empresa. Este artigo aborda três ferramentas que, quando utilizadas em simultâneo, contribuem significativamente para uma boa tomada de decisões:
-
Caso de negócio do projeto
-
Avaliação da pontuação
-
Ligar os projectos à estratégia da empresa
Ferramenta n.º 1: Desenvolve um bom caso de negócio para o projeto
Em termos mais simples, um business case de projeto é uma declaração dos custos e benefícios de um projeto que uma empresa pretende implementar. Além disso, para justificar as potenciais receitas ou poupanças e despesas, o business case deve descrever os pressupostos do projeto, as oportunidades de mercado, as ameaças e os riscos mais críticos. O business case deve também incluir indicadores financeiros fundamentais, como o exemplo do VAL ou do período de retorno do investimento.
Ferramenta n.º 2: Avaliação da pontuação
Este artigo irá discutir a pontuação do projeto com base no módulo “Scoring”, parte do sistema de gestão de projectos FlexiProject.
No FlexiProject, podes desenvolver qualquer número de modelos de pontuação. Cada projeto é avaliado em duas dimensões: benefícios e complexidade. Para cada dimensão, podes organizar as perguntas e atribuir-lhes pesos. Uma vantagem adicional neste caso é a opção de definir quem na organização deve responder a estas perguntas para avaliar a atratividade da ideia de projeto.
Figura 1: Exemplo de um conjunto de perguntas para a dimensão “benefícios” e respectivas ponderações, bem como para os avaliadores
Figura 2: Cartão para uma única pergunta mostrando as opções de resposta possíveis do avaliador
Se uma empresa divide os projectos em portfólios de projectos e utiliza simultaneamente o módulo de pontuação, o sistema de gestão FlexiProject classificará automaticamente as ideias e os projectos em termos da sua atratividade, como mostra a Figura 3.
Ilustração n.º 3: Projectos classificados por atratividade numa determinada carteira
Uma ferramenta como a apresentada na Figura 3 permite que a direção de uma empresa conduza eficazmente uma discussão sobre quais os projectos a prosseguir e quais os mais atractivos para a empresa.
Ferramenta n.º 3: Relacionar ideias/projectos de projectos com a estratégia da empresa
As empresas com uma estratégia empresarial formulada implementam frequentemente os objectivos contidos na estratégia através da execução de projectos específicos. Esta ligação pode ser implementada no FlexiProject de forma semelhante à análise de pontuação usando o módulo “strategy”.
Figura n.º 4: Ligação das ideias/projectos aos objectivos estratégicos da empresa
Como mostra a ilustração acima, as linhas contêm os objectivos estratégicos da empresa e as colunas contêm projectos ou ideias de projectos. Avaliar a atratividade de uma ideia implica determinar o nível de apoio de uma determinada ideia a um determinado objetivo estratégico. Assim, se na intersecção de um determinado objetivo e projeto houver o algarismo 9, significa um apoio sólido a um determinado objetivo, e se houver o algarismo 1, significa frágil. Assim, com recursos limitados, vale a pena perseguir os projectos que mais contribuem para a implementação da estratégia da empresa.
Enhance project management efficiency with a integrated tool for complex projects, quick wins, and daily tasks, boosting productivity significantly.
Utiliza ferramentas para uma avaliação precisa das ideias de projeto
Aconselha-se a utilização simultânea das ferramentas acima descritas, em vez de te baseares exclusivamente numa delas. É também de salientar que os resultados apresentados por cada ferramenta podem não ser idênticos. Depois, é necessária uma decisão final de um perito com base na experiência e no conhecimento da empresa e do seu ambiente competitivo. No entanto, estas ferramentas estruturam e objectivam de alguma forma essa discussão e vale a pena utilizá-las na prática.
