Skuteczne zarządzanie zasobami w projektach: Praktyczny przewodnik

Efektywne zaplanowanie i optymalne wykorzystanie zasobów projektowych to kluczowy aspekt strategicznego zarządzania projektami. Praktycznie każde światowe badanie pokazuje, że liczba projektów realizowanych w organizacjach systematycznie rośnie. Tym samy rośnie zapotrzebowanie na zasoby a to w konsekwencji zwiększa bazę kosztową organizacji. Większa baza kosztowa negatywnie wpływa na rentowność firmy, co już jest tematem, które nie może być zbagatelizowany przez zarząd. Szczególnie w dużych organizacjach, które równolegle realizują dużo projektów, skuteczne zarządzanie zasobami w projektach jest głównym zadaniem Biura Zarządzania zasobami. Jest to zadanie dość trudne, jednocześnie pracochłonne i trudne do wykonania bez dobrego narzędzia do zarządzania projektami.

Brak zasobów jest kluczową przeszkodą w skutecznym wdrażaniu strategii. Jak możemy sobie z tym poradzić?

W jednym bardzo ciekawym światowym badaniu dotyczącym barier w skutecznym wdrażaniu strategii w życie jako kluczową barierę wskazano właśnie brak adekwatnych zasobów, aby osiągnąć zamierzone cele w projektach. Aby skutecznie zarządzać zasobami projektowymi, warto dogłębnie zrozumieć czynniki, które wpływają na to, że mamy zbyt dużo projektów i jednocześnie zbyt mało zasobów, aby je właściwie zrealizować. Najważniejsze z tych czynników to:

Niemetodyczne podejście do wyboru nowych projektów spośród wielu zidentyfikowanych pomysłów. Brak wykorzystania modeli scoringowych w tym zakresie jak również brak wnikliwej dyskusji w gronie osób zarządzających o tym, który projekt realizować, a który nie.
Brak powiązania celów strategicznych firmy z projektami i miernikami KPI. Każdej firmie chodzi o to, aby osiągać założone cele strategiczne i poprzez to umacniać swoją pozycję rynkową. Mierniki KPI mówią nam o tym, czy rzeczywiście cele strategiczne są osiągane i w jakim stopniu.
Brak zdefiniowanego podejścia (metodyki) mówiącej o tym, jak organizacja chce skutecznie zarządzać zasobami w projektach.

Warto zrozumieć, że lepiej jest realizować w tym samym czasie mniej projektów po to, aby zapewnić im właściwe wsparcie zasobowe.

Jak wybierać najlepsze pomysły do wdrożenia?

Wybór projektów do realizacji spośród wielu dostępnych propozycji to kluczowa kompetencja menedżerów oraz zarządów firm. Dość rzadko decydują o tym kierownicy projektów albo też członkowie zespołów projektowych. Na ilustracji poniżej wyraźnie pokazano, że organizacje mają najczęściej zdecydowanie więcej pomysłów na potencjalne projekty niż możliwości ich realizacji. Jeśli organizacja chciałaby zrealizować wszystkie dobre pomysły, to luka pomiędzy dostępnymi a wymaganymi zasobami byłaby bardzo duża. Tak więc jedynym sposobem jest wdrożenie dobrego procesu, pozwalającego obiektywnie wybierać i realizować tylko najlepsze projekty.

Zdarza się, że organizacja sama do końca nie rozumie, w jaki sposób i dlaczego została podjęta decyzja o realizacji tego czy innego projektu. Takie sytuacje są niedopuszczalne w kontekście profesjonalnego zarządzania projektami. Organizacja musi mieć proces, który zapewni obiektywny wybór projektów do realizacji. Elementem takiego procesu powinien być model scoringowy. Przykład modelu scoringowego jest pokazany na rysunku poniżej i dotyczy wyboru nowych produktów.

Budowa takiego modelu polega na zdefiniowaniu kryteriów / pytań oraz przydzielenie im odpowiednich wag. Następnie, gdy mamy na przykładowo 10 pomysłów na nowe produkty i każdy z tych pomysłów przeanalizujemy modelem scoringowym to otrzymamy informację, które pomysły są najbardziej atrakcyjne. Warto pamiętać, że taki model powinien być raczej wsparciem do dyskusji w gronie ekspertów niż jednoznaczną decyzją. Więcej o tym jak budować modele scoringowe i je wykorzystywać do podejmowania decyzji znajdziesz w tym artykule: Jak skutecznie oceniać pomysły na projekty?

Oprócz modeli scoringowych warto jeszcze powiązać projekty z celami strategicznymi firmy. Menedżerowie zadają sobie pytanie „, czy ten projekt wspiera jakiś cel w naszej strategii i w jakim stopniu?”. Taka merytoryczna dyskusja powoduje, że słabe projekty nie są realizowane. Na poniższej ilustracji pokazano powiązanie konkretnego celu strategicznego z projektami i wskaźnikami KPI.

Więcej o tym jak zarządzać strategią firmy poprzez projekty i wkaźniki KPI, możesz przeczytać w tym artykule: Jak powiązać cele strategiczne firmy z KPI i projektami?

Jak prognozować i alokować zasoby projektowe?

Prognozowanie i alokacja konkretnych zasobów do projektów to w zasadzie dwa różne procesy w organizacji. Prognozowanie pozwala na poziomie high level oszacować zapotrzebowanie na zasoby np. na kolejny rok. Warto zwrócić uwagę, że mówimy tu o szacowaniu, a nie o precyzyjnym planowaniu, ponieważ takie w większości przypadków jest praktycznie niemożliwe. Załóżmy, że zbliża się koniec roku i chcemy zaprognozować zapotrzebowanie na zasoby projektowe na kolejny rok. W takiej sytuacji jakaś liczba projektów, które są obecnie realizowane, będzie kontynuowana w przyszłym roku. Ale też w przyszłym roku zostaną uruchomione kolejne projekty. O ile mamy dość dobrą i często szczegółową informację o projektach, które się toczą, o tyle będziemy dysponowali ograniczoną informacją o projektach, które dopiero mają się rozpocząć. Dla tych projektów nie będziemy dysponowali szczegółowymi planami, lecz będziemy mieli ich zarys umieszczony na przykład w Kartach Projektów. Z tego względu, prognozowanie odbywa się na poziomie ról albo kompetencji, a nie konkretnych pracowników. Zwiększyć dokładność prognozowania można na przykład poprze zrobienie high level harmonogramów projektów, które będą miały określone główne fazy i etapy, potencjalnie kamienie milowe. W wyniku prognozowania otrzymamy względnie dokładną informację, o tym, jakich kompetencji będziemy potrzebowali w kolejnym roku i w jakich ilościach oraz jak w czasie będzie rozłożone to zapotrzebowanie. Taka informacja jest bardzo cenna, ponieważ pozwoli lepiej zaplanować rozłożenie projektów w czasie oraz da czas na potencjalną rekrutację potrzebnych zasobów. Poniższy rysunek pokazuje zapotrzebowanie na zasoby na pierwsze miesiące roku 2025.

Przydzielamy określone zasoby po uruchomieniu konkretnego projektu do wdrożenia. Często proces ten wygląda następująco: kierownik projektu prosi menedżera zasobów o konkretny zasób/kompetencję, a menedżer zasobów przypisuje taki zasób do projektu według nazwy.

Optymalizacja pracy i dostępności zasobów

Procesy zarządzania zasobami (prognozowanie i alokacja) powinny być monitorowane pod kątem skuteczności i poprawy. Biuro Zarządzania Projektami powinno zapewnić jak najlepsze wykorzystanie zasobów projektowych w organizacji. Optymalizacja wykorzystania zasobów wymaga dobrego planowania zasobów i monitorowania stopnia wykorzystania tych planów. Przydzielenie zasobów do konkretnego projektu wiąże się z przypisaniem zadań do konkretnego pracownika i określeniem, ile godzin powinno wystarczyć na wykonanie zadania. Poniższy rysunek przedstawia zaangażowanie pracownika w projekty i konkretne zadania w perspektywie kolejnego miesiąca. Rysunek pokazuje, że pracownik jest zaangażowany w trzy projekty w nadchodzącym miesiącu i wymienia wszystkie zadania, w które będzie zaangażowany.

W trakcie realizacji projektu warto monitorować faktycznie przepracowane na projekcie godziny. Można to robić, rejestrując czas pracy na cały projekt lub też precyzyjnie na każde realizowane zadanie. Poniższy rysunek prezentuje porównanie planowanego i rzeczywistego czasu pracy.

Regularne planowanie zasobów oraz rejestracja rzeczywistego czasu pracy dostarczają z czasem bezcennych informacji do coraz lepszego planowania a przez to coraz lepszego wykorzystania zasobów projektowych. Zdecydowanie warto też przy zakończeniu projektu, przeanalizować i opisać wnioski dotyczące efektywności zarządzania w Karcie Zamknięcia Projektu. Takie wnioski są bezcenne wtedy, kiedy uruchamiamy kolejny, podobny projekt w organizacji. Optymalizacja wykorzystania zasobów polega również na rozsądnej alokacji zadań do poszczególnych pracowników. Warto zadbać o to, aby pracownicy mieli odpowiednie kompetencje do realizacji zadań, które są im przydzielane. W przeciwnym przypadku uzyskujemy niską jakość pracy, a często też objawia się to frustracją pracowników.

Konflikty zasobowe: skąd się biorą i jak je rozwiązywać?

Konflikty zasobowe to dość często występujące zjawisko. Polega ono głównie na tym, że dany zasób jest albo wymagany w tym samym czasie na kilku projektach, albo jest przydzielony jednocześnie do zbyt dużej ilości zadań. Na dodatek w wybranych okresach czasowych jego obłożenie pracą jest zdecydowanie większe niż jego dostępność.

Taka sytuacja ma miejsce wówczas, kiedy przy przydzielaniu projektu lub zadania do konkretnego pracownika Kierownik Projektu, lub Menedżer Zasobów nie dysponują całościową informacją o zaangażowaniu pracownika w prace projektowe. Najczęściej wynika to z braku dobrego programu do zarządzania projektami, który wspiera zarządzanie zasobami.

W momencie, kiedy Kierownik Projektu lub Menedżer Zasobów ma dostęp do precyzyjnej informacji o tym, do jakich zadań konkretny pracownik jest przydzielony, to takich sytuacji w znacznej mierze można uniknąć.

Czy Excel jest wystarczający do skutecznego zarządzania zasobami projektowymi?

Wiele organizacji, nawet dużych, w ogóle nie prognozuje wykorzystania zasobów projektowych. Podejmowane są decyzje o uruchamianiu kolejnych projektów i przydzielani są do nich zarówno kierownicy projektów jak też członkowie zespołów bez wiedzy o tym, jak wygląda ich całościowe obłożenie pracą projektową. Efektem takiego działania są okresy, kiedy wybrani pracownicy są zbyt mocno lub niewystarczająco obciążeni pracą. Kiedy organizacja zdaje sobie sprawę, że proces zarządzania zasobami musi być usprawniony, dość często podejmuje decyzje o opracowaniu jakiegoś rozwiązania w MS Excel. W mniejszych organizacjach takie podejście może się sprawdzać. Jednak duże organizacje, które równolegle angażują w projekty kilkadziesiąt lub nawet kilkaset osób nie są w stanie pracować efektywnie, wyłącznie korzystając z Excela.

W Excelu bardzo trudno jest zaprojektować skuteczny proces zarządzania zasobami. Taki proces najczęściej wymaga interakcji pomiędzy kierownikami projektów, menedżerem zasobów oraz członkami zespołów projektowych. Excel nie jest w stanie zapewnić jednoczesnej pracy wielu użytkowników i nie jest też narzędziem do modelowania procesów.

Oczywiście Excel może służyć jako narzędzie „przejściowe”. Organizacja zaczyna się z nim uczyć zarządzać zasobami i dostrzega wyraźnie jego ograniczenia. Po jakimś czasie organizacja decyduje się i wdraża profesjonalne narzędzie do zarządzania projektami oraz zasobami projektowymi. W profesjonalnym programie wszystkie aspekty zarządzania zasobami są zintegrowane z harmonogramami projektów oraz zadaniami. W momencie kiedy pracownikami przydzielane jest kolejne zadanie, system od razu informuje o poziomie dostępności danego pracownika. To znacznie ułatwia pracę oraz powoduje, że cały proces zarządzania zasobami jest odpowiednio skoordynowany. Należy zdawać sobie sprawę, że wprowadzanie danych o wykorzystaniu zasobów do systemu informatycznego jest w jakimś stopniu pracochłonne. Ale korzyści uzyskiwane z profesjonalnego zarządzania zasobami zdecydowanie przewyższają nakład pracy poświęcony na wprowadzanie danych.

Skuteczne zarządzanie zasobami projektu w praktyce

Wszystkie organizacje, które chcą osiągać coraz wyższy poziom dojrzałości projektowej, powinny wdrożyć proces prognozowania i alokacji zasobów do projektów. Skuteczne zarządzania zasobami ma jednoznacznie pozytywny wpływ na większą efektywność w realizacji projektów. Przy dużej ilości zasobów angażowanych w projekty zdecydowanie warto wdrożyć doby program do zarządzania projektami i zasobami projektowymi. Takie zintegrowane rozwiązanie eliminuje dużą część manualnej pracy, wiele aspektów automatyzuje i jednocześnie dostarcza precyzyjną informację o stopniu wykorzystania zasobów.