Gestion efficace des ressources dans les projets : Un guide pratique

Une planification efficace et une utilisation optimale des ressources du projet sont les clés d’une gestion de projet stratégique. Toutes les études mondiales montrent que le nombre de projets menés dans les organisations augmente régulièrement. La demande de ressources augmente donc, ce qui élargit la base de coûts de l’organisation. Une base de coûts plus étendue a un impact négatif sur la rentabilité de l’entreprise, ce qui est déjà un sujet que la direction ne peut pas banaliser. La gestion efficace des ressources dans les projets est la tâche principale du bureau de gestion des ressources, en particulier dans les grandes organisations qui mènent de nombreux projets simultanés. Il s’agit d’une tâche assez difficile, mais en même temps, elle demande beaucoup de travail et est difficile à réaliser sans un bon outil de gestion de projet. Alors, comment gérer efficacement les ressources dans les projets ?

Le manque de ressources est un obstacle majeur à la mise en œuvre d'une stratégie efficace. Comment y remédier ?

Une étude mondiale intéressante sur les obstacles à une mise en œuvre efficace des stratégies a identifié le manque de ressources adéquates comme l’un des principaux obstacles à la réalisation des objectifs prévus pour les projets. Pour gérer efficacement les ressources d’un projet, il est utile de comprendre en profondeur les facteurs qui contribuent à un trop grand nombre de projets et à un manque de ressources pour les mettre en œuvre correctement. Les plus importants de ces facteurs sont les suivants :

Approche non méthodique de la sélection de nouveaux projets parmi les nombreuses idées identifiées. Les modèles de notation ne sont pas utilisés à cet égard et les responsables ne discutent pas de manière approfondie des projets à poursuivre.
Absence de lien entre les objectifs stratégiques de l’entreprise et les projets et KPI métriques. Chaque entreprise souhaite atteindre ses objectifs stratégiques et renforcer sa position sur le marché. KPI metrics nous indique si les objectifs stratégiques sont atteints et dans quelle mesure. Pour en savoir plus sur la gestion de la stratégie par projet, consultez l’article : Comment relier les objectifs stratégiques d’une entreprise aux indicateurs de performance clés et aux projets ?
Aucune approche définie (méthodologie) n’explique comment l’organisation souhaite gérer efficacement les ressources dans les projets.

Il est utile de comprendre qu’il est préférable de mettre en œuvre moins de projets simultanément afin de leur fournir un soutien adéquat en termes de ressources.

Comment choisir les meilleures idées à mettre en œuvre ?

Les dirigeants et les conseils d’administration des entreprises doivent être compétents pour sélectionner les projets à mettre en œuvre parmi les nombreuses propositions disponibles. Les chefs de projet ou les membres de l’équipe de projet en décident rarement. L’illustration ci-dessous montre que les organisations ont souvent beaucoup plus d’idées de projets potentiels que d’opportunités de mise en œuvre. Si une organisation voulait mettre en œuvre toutes les bonnes idées, l’écart entre les ressources disponibles et les ressources nécessaires serait considérable. Par conséquent, la seule façon de mettre en œuvre un bon processus est de sélectionner et de mettre en œuvre uniquement les meilleurs projets de manière objective.

Parfois, l’organisation ne comprend pas bien comment et pourquoi la décision de mettre en œuvre tel ou tel projet a été prise. De telles situations sont inacceptables dans le cadre d’une gestion de projet professionnelle. L’organisation doit disposer d’un processus garantissant une sélection objective des projets. Un modèle de notation doit faire partie de ce processus. Un exemple de modèle de notation est présenté dans la figure ci-dessous et concerne la sélection de nouveaux produits.

La construction d’un tel modèle implique de définir des critères/questions et de leur attribuer une pondération appropriée. Ensuite, lorsque nous aurons, par exemple, 10 idées de nouveaux produits et que nous analyserons chacune de ces idées à l’aide d’un modèle de notation, nous obtiendrons des informations sur les idées les plus attrayantes. N’oubliez pas qu’un tel modèle doit servir de support à une discussion d’experts plutôt qu’à une décision claire. Pour en savoir plus sur l’élaboration de modèles de notation et leur utilisation dans la prise de décision, consultez l’article : Comment évaluer efficacement les idées de projet ?

Outre les modèles de notation, il est toujours utile de relier les projets aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Les responsables se posent la question suivante : ce projet soutient-il un objectif de notre stratégie, et dans quelle mesure ? Une telle discussion de fond permet de ne pas mettre en œuvre des projets médiocres. L’illustration suivante montre un lien entre un objectif stratégique spécifique, des projets et des indicateurs de performance clés.

Comment prévoyez-vous et affectez-vous les ressources du projet ?

La prévision et l’affectation de ressources spécifiques à des projets sont deux processus organisationnels différents. Les prévisions permettent, à un niveau élevé, d’estimer les besoins en ressources pour l’année suivante. Il s’agit ici d’une estimation et non d’une planification précise, qui est pratiquement impossible dans la plupart des cas. Supposons que la fin de l’année approche et que nous voulions estimer la demande de ressources du projet pour l’année suivante. Dans une telle situation, un certain nombre de projets actuellement en cours se poursuivront l’année prochaine. D’autres projets seront également lancés l’année prochaine. Si nous disposons d’informations relativement bonnes et souvent détaillées sur les projets en cours, nous n’aurons que des informations limitées sur les projets qui doivent encore être lancés. Nous n’aurons pas de plans détaillés pour ces projets, mais nous en aurons les grandes lignes placées, par exemple, dans des chartes de projet. Par conséquent, les prévisions sont effectuées au niveau des rôles ou des compétences, et non au niveau d’employés spécifiques. Par exemple, il est possible d’accroître la précision des prévisions en établissant des calendriers de projet de haut niveau, qui comporteront des phases significatives spécifiques et, éventuellement, des jalons. Grâce aux prévisions, nous obtiendrons des informations relativement précises sur les compétences dont nous aurons besoin au cours de l’année suivante, en quelles quantités et comment ces besoins seront répartis dans le temps. Ces informations sont très précieuses, car elles nous permettent de mieux planifier la répartition du projet dans le temps et nous donnent le temps de recruter les ressources nécessaires. La figure ci-dessous montre la demande de ressources pour les premiers mois de 2025.

Nous attribuerons des ressources spécifiques une fois que nous aurons lancé un projet particulier en vue de sa mise en œuvre. Souvent, le processus se déroule comme suit : le chef de projet demande une ressource/compétences spécifique au gestionnaire de ressources, et ce dernier l’affecte au projet par son nom.

Optimisation du travail et de la disponibilité des ressources

Les processus de gestion des ressources (prévision et allocation) doivent être contrôlés pour en vérifier l’efficacité et l’amélioration. Le bureau de gestion de projet doit assurer la meilleure utilisation possible des ressources du projet au sein de l’organisation. L’optimisation de l’utilisation des ressources nécessite une bonne planification des ressources et un suivi de l’utilisation de ces plans. L’affectation des ressources à un projet spécifique implique l’attribution de tâches à un employé particulier et la détermination du nombre d’heures nécessaires à l’accomplissement de la tâche. La figure ci-dessous montre l’engagement de l’employé dans des projets et des tâches spécifiques à l’horizon du mois suivant. La figure montre que le salarié est engagé dans trois projets au cours du mois à venir et énumère toutes les tâches dans lesquelles il sera impliqué.

Il est judicieux de contrôler les heures réellement travaillées au cours du projet. Pour ce faire, vous pouvez enregistrer le temps de travail pour l’ensemble du projet ou précisément pour chaque tâche effectuée. La figure ci-dessous montre une comparaison entre le temps de travail planifié et le temps de travail réel.

La programmation régulière des ressources et l’enregistrement du temps de travail effectif fournissent des informations précieuses au fil du temps pour une meilleure planification et, par conséquent, une meilleure utilisation des ressources du projet. À la fin d’un projet, il est également utile d’analyser et de décrire les conclusions sur l’efficacité de la gestion dans la fiche de clôture du projet. Ces conclusions sont précieuses lorsque nous lançons un autre projet similaire dans l’organisation. L’optimisation de l’utilisation des ressources passe également par une répartition judicieuse des tâches entre les différents employés. Il est important de s’assurer que les employés possèdent les compétences nécessaires pour remplir les fonctions qui leur sont assignées. Dans le cas contraire, nous obtenons un travail de qualité médiocre, qui se traduit souvent par la frustration des employés.

Conflits de ressources : d'où viennent-ils et comment les résoudre ?

Les conflits de ressources sont un phénomène assez courant. Ils impliquent principalement qu’une ressource soit sollicitée simultanément pour plusieurs projets ou affectée simultanément à un trop grand nombre de tâches. En outre, à certaines périodes, sa charge de travail est beaucoup plus élevée que sa disponibilité.

Une telle situation se produit lorsque le chef de projet ou le gestionnaire de ressources ne dispose pas d’informations complètes sur l’implication de l’employé dans le travail du projet lorsqu’il lui assigne un projet ou une tâche. Le plus souvent, cette situation est due à l’absence d’un bon logiciel de gestion de projet pour soutenir la gestion des ressources du projet. Lorsque le chef de projet ou le gestionnaire de ressources peut accéder à des informations précises sur les tâches auxquelles un employé donné est affecté, de telles situations peuvent être évitées dans une large mesure.

Excel est-il suffisant pour gérer efficacement les ressources d'un projet ?

De nombreuses organisations, même de grande taille, ne prévoient pas du tout l’utilisation des ressources des projets. Des décisions sont prises pour lancer davantage de projets, et les chefs de projet et les membres de l’équipe sont affectés à des projets sans connaître leur charge de travail globale. Il en résulte des périodes où certains employés sont surchargés ou sous-chargés de travail. Lorsqu’une organisation se rend compte que le processus de gestion des ressources doit être rationalisé, elle développe souvent une solution MS Excel. Dans les petites organisations, cette approche peut donner de bons résultats. Cependant, les grandes organisations qui impliquent des dizaines, voire des centaines de personnes dans des projets parallèles ne peuvent pas travailler efficacement en utilisant uniquement Excel. Il n’est pas facile de concevoir un processus de gestion des ressources efficace dans Excel. Un tel processus nécessite une interaction entre les chefs de projet, les gestionnaires de ressources et les membres de l’équipe de projet. Excel ne peut pas gérer le travail simultané de nombreux utilisateurs et n’est pas non plus un outil de modélisation de processus.

Bien entendu, Excel peut servir d’outil « transitoire ». L’organisation commence à apprendre la gestion des ressources avec cet outil et constate ses limites. Après un certain temps, l’organisation décide de mettre en place un outil professionnel de gestion des projets et des ressources. Dans un programme professionnel, tous les aspects de la gestion des ressources sont intégrés aux calendriers et aux tâches du projet. Lorsque les employés sont affectés à la tâche suivante, le système les informe immédiatement de la disponibilité d’un employé particulier. Cela facilite grandement le travail et coordonne de manière adéquate l’ensemble du processus de gestion des ressources. Il est essentiel de comprendre que la saisie des données relatives à l’utilisation des ressources dans le système d’information demande, dans une certaine mesure, beaucoup de travail. Les avantages d’une gestion professionnelle des ressources l’emportent largement sur le travail consacré à la saisie des données.

Gestion efficace des ressources d'un projet dans la pratique

Toutes les organisations qui souhaitent atteindre des niveaux de maturité de projet croissants devraient mettre en œuvre un processus de prévision et d’allocation des ressources aux projets. Une gestion efficace des ressources a un impact positif sans équivoque sur l’efficacité de l’exécution des projets. Étant donné que de nombreuses ressources sont impliquées dans les projets, la mise en œuvre d’un bon programme de gestion des projets et des ressources en vaut la peine. Une telle solution intégrée élimine une grande partie du travail manuel, automatise de nombreux aspects et fournit des informations précises sur le degré d’utilisation des ressources.