Hatékony erőforrás-gazdálkodás a projektekben: Gyakorlati útmutató

A stratégiai projektmenedzsment kulcsa a hatékony tervezés és a projektforrások optimális felhasználása. Minden globális tanulmány azt mutatja, hogy a szervezetekben végrehajtott projektek száma folyamatosan növekszik. Így az erőforrásigény is növekszik, bővítve a szervezet költségalapját. A kiterjedtebb költségbázis negatívan befolyásolja a vállalat jövedelmezőségét, ami már olyan téma, amelyet a vezetés nem bagatellizálhat el. Különösen a nagy szervezetekben, ahol sok párhuzamosan futó projekt van, a projektek erőforrásainak hatékony kezelése az erőforrás-gazdálkodási iroda fő feladata. Ez meglehetősen nehéz feladat, ugyanakkor munkaigényes és kihívást jelent egy jó projektmenedzsment eszköz nélkül. Hogyan kezeljük tehát hatékonyan az erőforrásokat a projektekben?

Az erőforrások hiánya a stratégia hatékony végrehajtásának egyik fő akadálya. Hogyan kezelhetjük ezt?

Egy érdekes globális tanulmány a hatékony stratégia végrehajtásának akadályairól a megfelelő erőforrások hiányát jelölte meg a projektcélok elérésének egyik fő akadályaként. A projektforrások hatékony kezelése érdekében érdemes mélyen megérteni azokat a tényezőket, amelyek hozzájárulnak ahhoz, hogy túl sok projekt van, és túl kevés az erőforrás a megfelelő megvalósításhoz. E tényezők közül a legfontosabbak a következők:

Nem módszertani megközelítés az új projektek kiválasztására a számos azonosított ötlet közül. E tekintetben nem használnak pontozási modelleket, és a vezetők nem vitatják meg éleslátóan, hogy mely projekteket kell folytatni.
A vállalat stratégiai céljainak a projektekhez és a KPI mérőszámokhoz való kapcsolódásának hiánya. Minden vállalatnak fontos stratégiai céljainak elérése és piaci pozíciójának megerősítése. KPI A mérőszámok megmondják, hogy a stratégiai célok megvalósulnak-e és milyen mértékben. A projektalapú stratégiamenedzsmentről bővebben a cikkben olvashat: Hogyan kössük össze a vállalat stratégiai céljait a KPI-kkel és a projektekkel?
Nincs meghatározott megközelítés (módszertan), amely megmagyarázná, hogy a szervezet hogyan kívánja hatékonyan kezelni az erőforrásokat a projektekben.

Érdemes megérteni, hogy jobb, ha kevesebb projektet hajtunk végre egyszerre, hogy megfelelő erőforrás-támogatást biztosítsunk számukra.

Hogyan választja ki a legjobb ötleteket a megvalósításhoz?

A vezetőknek és a vállalatok igazgatótanácsainak hozzáértőnek kell lenniük ahhoz, hogy a rendelkezésre álló számos javaslat közül kiválasszák a megvalósítandó projekteket. A projektvezetők vagy a projektcsapat tagjai meglehetősen ritkán döntenek erről. Az alábbi ábra azt mutatja, hogy a szervezeteknek gyakran sokkal több ötletük van a potenciális projektekre, mint megvalósítási lehetőségük. Ha egy szervezet az összes jó ötletet meg akarná valósítani, a rendelkezésre álló és a szükséges erőforrások közötti különbség jelentős lenne. Tehát a jó folyamat megvalósításának egyetlen módja az, hogy objektíven csak a legjobb projekteket választják ki és valósítják meg.

Előfordul, hogy a szervezet nem teljesen érti, hogyan és miért született döntés ennek vagy annak a projektnek a megvalósításáról. Az ilyen helyzetek a professzionális projektmenedzsment keretében elfogadhatatlanok. A szervezetnek rendelkeznie kell egy olyan folyamattal, amely biztosítja az objektív projektkiválasztást. A pontozási modellnek egy ilyen folyamat részét kell képeznie. A pontozási modellre az alábbi ábrán látható példa az új termékek kiválasztására vonatkozik.

Egy ilyen modell felépítése magában foglalja a kritériumok/kérdések meghatározását és megfelelő súlyozásukat. Ezután, amikor például 10 új termékötletünk van, és minden egyes ötletet elemezünk egy pontozási modellel, információt kapunk arról, hogy mely ötletek a legvonzóbbak. Ne feledje, hogy egy ilyen modellnek inkább a szakértői vitát kell támogatnia, mintsem az egyértelmű döntést. A pontozási modellek felépítéséről és a döntéshozatalban való felhasználásukról bővebben a cikkben olvashat: Hogyan értékeljük hatékonyan a projektötleteket?

A pontozási modellek mellett még mindig érdemes a projekteket a vállalat stratégiai céljaihoz kapcsolni. A vezetők felteszik maguknak a kérdést: támogatja-e ez a projekt a stratégiánk valamelyik célját, és milyen mértékben? Egy ilyen érdemi vita azt eredményezi, hogy a rossz projektek nem valósulnak meg. A következő ábra egy konkrét stratégiai cél, a projektek és a KPI-k közötti kapcsolatot mutatja be.

Hogyan prognosztizálja és osztja el a projekt erőforrásait?

Az előrejelzés és a konkrét erőforrások projektekhez való hozzárendelése két különböző szervezeti folyamat. Az előrejelzés lehetővé teszi, hogy magas szinten megbecsüljük a következő év erőforrás-szükségletét. Itt becslésről beszélünk, nem pedig pontos tervezésről, mivel az a legtöbb esetben gyakorlatilag lehetetlen. Tegyük fel, hogy közeledik az év vége, és meg akarjuk becsülni a következő év projekterőforrásigényét. Ilyen helyzetben tetszőleges számú, jelenleg folyamatban lévő projekt folytatódik jövőre. További projektek is indulnak majd jövőre. Míg a folyamatban lévő projektekről viszonylag jó és gyakran részletes információkkal rendelkezünk, addig a még beindításra váró projektekről korlátozott információval fogunk rendelkezni. Ezekről a projektekről nem rendelkezünk majd részletes tervekkel, de vázlatosan ismertetni fogjuk őket, például a projekttervekben. Az előrejelzés tehát a szerepek vagy kompetenciák szintjén történik, nem pedig konkrét alkalmazottak szintjén. Az előrejelzés pontosságának növelése például úgy történhet, hogy magas szintű projektütemterveket készítünk, amelyeknek konkrét jelentős fázisai és esetleg mérföldkövei lesznek. Az előrejelzés eredményeként viszonylag pontos információkat kapunk arról, hogy milyen kompetenciákra lesz szükségünk a következő évben, milyen mennyiségben, és hogy ez a szükséglet hogyan oszlik meg az idő folyamán. Az ilyen információ nagyon értékes, mivel lehetővé teszi számunkra, hogy jobban megtervezzük a projektek időbeli elosztását, és időt ad a szükséges erőforrások toborzására. Az alábbi ábra a 2025 első hónapjaira vonatkozó erőforrásigényt mutatja.

Konkrét forrásokat akkor fogunk elkülöníteni, ha egy adott projektet elindítunk a megvalósításhoz. Gyakran a folyamat így néz ki: a projektvezető egy adott erőforrást/kompetenciát kér az erőforrás-kezelőtől, az erőforrás-kezelő pedig név szerint hozzárendel egy ilyen erőforrást a projekthez.

A munka és az erőforrások rendelkezésre állásának optimalizálása

Az erőforrás-gazdálkodási folyamatokat (előrejelzés és elosztás) figyelemmel kell kísérni a hatékonyság és a javulás érdekében. A projektmenedzsment irodának biztosítania kell a projekt erőforrásainak lehető legjobb felhasználását a szervezeten belül. Az erőforrások felhasználásának optimalizálása jó erőforrás-tervezést és e tervek felhasználásának nyomon követését igényli. Az erőforrások egy adott projekthez való hozzárendelése magában foglalja a feladatok hozzárendelését egy adott alkalmazotthoz, és annak meghatározását, hogy hány órának kell elegendőnek lennie a feladat elvégzéséhez. Az alábbi ábra az alkalmazott projektekre és konkrét feladatokra való elkötelezettségét mutatja a következő hónap horizontján. Az ábra azt mutatja, hogy a munkavállaló három projektre kötelezte el magát a következő hónapban, és felsorolja az összes feladatot, amelyben részt fog venni.

Jó ötlet a projekt során ténylegesen ledolgozott munkaórák nyomon követése. Ez történhet a teljes projekt munkaidejének rögzítésével vagy pontosan az egyes elvégzett feladatokra vonatkozóan. Az alábbi ábra a tervezett és a tényleges munkaidő összehasonlítását mutatja.

Az erőforrások rendszeres ütemezése és a tényleges munkaidő nyilvántartása idővel felbecsülhetetlen értékű információt nyújt a jobb tervezéshez és ezáltal a projekt erőforrásainak jobb felhasználásához. A projekt végén érdemes a projektzáró lapon elemezni és leírni a menedzsment hatékonyságára vonatkozó következtetéseket is. Ezek a megállapítások felbecsülhetetlen értékűek, amikor egy másik hasonló projektet indítunk a szervezetben. Az erőforrások felhasználásának optimalizálása magában foglalja az egyes munkatársak közötti feladatok körültekintő elosztását is. Érdemes gondoskodni arról, hogy az alkalmazottak megfelelő kompetenciákkal rendelkezzenek a kijelölt feladatok elvégzéséhez. Ellenkező esetben rossz minőségű munkát kapunk, ami gyakran a munkavállalók frusztrációjában nyilvánul meg.

Erőforráskonfliktusok: honnan erednek, és hogyan oldjuk meg őket?

Az erőforráskonfliktusok meglehetősen gyakori jelenségek. Ezek főként azzal járnak, hogy egy erőforrásra egyszerre több projektben is szükség van, vagy túl sok feladatot osztanak ki egyszerre. Ráadásul bizonyos időszakokban a munkaterhelése jóval nagyobb, mint a rendelkezésre állása.

Ilyen helyzet akkor áll elő, ha a projektvezető vagy az erőforrás-menedzser nem rendelkezik átfogó információkkal a munkavállaló projektmunkában való részvételéről, amikor egy projektet vagy feladatot rendel ki az adott munkavállalóhoz. Ez leggyakrabban a projekt erőforrás-menedzsmentet támogató jó projektmenedzsment szoftver hiánya miatt van így. Ha a projektmenedzser vagy az erőforrás-menedzser pontos információkhoz juthat arról, hogy egy adott alkalmazott milyen feladatokhoz van hozzárendelve, az ilyen helyzetek nagyrészt elkerülhetők.

Elég az Excel a projekt erőforrásainak hatékony kezeléséhez?

Sok szervezet, még a nagy szervezetek is, egyáltalán nem készítenek előrejelzést a projekt erőforrásainak felhasználásáról. Döntéseket hoznak több projekt indításáról, és a projektvezetőket és a csapattagokat úgy osztják be a projektekbe, hogy nem ismerik a teljes munkaterhelésüket. Ez olyan időszakokat eredményez, amikor a kiválasztott alkalmazottak túl- vagy alulterheltek a munkával. Amikor egy szervezet felismeri, hogy az erőforrás-gazdálkodási folyamatot racionalizálni kell, gyakran valamilyen MS Excel-megoldást fejleszt ki. Kisebb szervezeteknél ez a megközelítés jól működhet. A nagy szervezetek azonban, amelyek több tucat vagy akár több száz embert vonnak be párhuzamos projektekbe, nem tudnak hatékonyan dolgozni pusztán az Excel segítségével. Nem könnyű hatékony erőforrás-kezelési folyamatot tervezni Excelben. Egy ilyen folyamat megköveteli a projektmenedzserek, az erőforrás-menedzserek és a projektcsapat tagjai közötti interakciót. Az Excel nem képes kezelni sok felhasználó egyidejű munkáját, és nem is alkalmas a folyamatmodellezésre.

Természetesen az Excel „átmeneti” eszközként is szolgálhat. A szervezet elkezdi megtanulni vele az erőforrás-gazdálkodást, és látja a korlátait. Egy idő után a szervezet úgy dönt, hogy professzionális projekt- és projekterőforrás-kezelő eszközt alkalmaz és vezet be. Egy professzionális programban az erőforrás-gazdálkodás minden aspektusa integrálódik a projekt ütemtervekkel és feladatokkal. Amikor a munkatársakat a következő feladatra osztják be, a rendszer azonnal tájékoztatja őket az adott munkatárs elérhetőségéről. Ez nagyban megkönnyíti a munkát, és megfelelően koordinálja a teljes erőforrás-kezelési folyamatot. Lényeges tudatosítani, hogy az erőforrás-felhasználási adatok bevitele az információs rendszerbe bizonyos mértékig munkaigényes. A professzionális erőforrás-gazdálkodás előnyei messze felülmúlják az adatbevitelre fordított munkaerőt.

Hatékony projekt erőforrás-menedzsment a gyakorlatban

Minden szervezetnek, amely növekvő projektérettségi szintet szeretne elérni, be kell vezetnie egy folyamatot a projektek erőforrásainak előrejelzésére és elosztására. A hatékony erőforrás-gazdálkodás egyértelműen pozitív hatással van a projektvégrehajtás nagyobb hatékonyságára. Mivel a projektekben sok erőforrás vesz részt, érdemes egy jó projekt- és projekterőforrás-kezelési programot megvalósítani. Egy ilyen integrált megoldás kiküszöböli a kézi munka nagy részét, számos szempontot automatizál, és pontos információkat nyújt az erőforrások kihasználtságának mértékéről.