Gestionarea eficientă a resurselor în cadrul proiectelor: Un ghid practic

Planificarea eficientă și utilizarea optimă a resurselor proiectului sunt esențiale pentru gestionarea strategică a proiectelor. Fiecare studiu global arată că numărul de proiecte desfășurate în organizații crește constant. Astfel, cererea de resurse este în creștere, extinzând baza de costuri a organizației. O bază de costuri mai extinsă afectează negativ profitabilitatea companiei, care este deja un subiect pe care managementul nu îl poate banaliza. În special în organizațiile mari cu multe proiecte simultane, gestionarea eficientă a resurselor în cadrul proiectelor este principala sarcină a Biroului de gestionare a resurselor. Aceasta este o sarcină destul de dificilă, dar, în același timp, este laborioasă și dificil de realizat fără un instrument bun de gestionare a proiectelor. Așadar, cum gestionăm eficient resursele în cadrul proiectelor?

Lipsa resurselor este un obstacol important în calea implementării eficiente a strategiei. Cum o putem aborda?

Un studiu global interesant privind barierele în calea implementării eficiente a strategiilor a identificat lipsa resurselor adecvate ca fiind o barieră cheie în atingerea obiectivelor proiectului. Pentru a gestiona eficient resursele proiectelor, merită să înțelegem în profunzime factorii care contribuie la prea multe proiecte și prea puține resurse pentru a le implementa în mod corespunzător. Cei mai importanți dintre acești factori sunt:

O abordare nemetodică a selectării de noi proiecte din numeroasele idei identificate. În acest sens, nu se utilizează modele de notare, iar managerii nu discută cu discernământ despre proiectele care trebuie urmărite.
Lipsa corelării obiectivelor strategice ale întreprinderii cu proiectele și cu parametrii KPI. Fiecare companie este preocupată de atingerea obiectivelor sale strategice și de consolidarea poziției sale pe piață. Măsurătorile KPI ne spun dacă obiectivele strategice sunt atinse și în ce măsură. Puteți citi mai multe despre managementul strategic bazat pe proiecte în articolul: Cum să corelați obiectivele strategice ale unei companii cu KPI și proiectele?
Nicio abordare (metodologie) definită nu explică modul în care organizația dorește să gestioneze eficient resursele în cadrul proiectelor.

Merită să înțelegeți că este mai bine să implementați mai puține proiecte simultan pentru a le oferi un sprijin adecvat din punct de vedere al resurselor.

Cum alegeți cele mai bune idei pentru implementare?

Managerii și consiliile de administrație ale întreprinderilor trebuie să aibă competența de a selecta proiectele pentru implementare dintre numeroasele propuneri disponibile. Managerii de proiect sau membrii echipei de proiect decid destul de rar acest lucru. Ilustrația de mai jos arată că organizațiile au adesea mult mai multe idei de proiecte potențiale decât oportunități de implementare. Dacă o organizație ar dori să pună în aplicare toate ideile bune, diferența dintre resursele disponibile și cele necesare ar fi semnificativă. Prin urmare, singura modalitate de a pune în aplicare un proces bun este de a selecta și de a implementa în mod obiectiv numai cele mai bune proiecte.

Uneori, organizația nu înțelege pe deplin cum și de ce a fost luată decizia de a implementa un proiect sau altul. Astfel de situații sunt inacceptabile în contextul gestionării profesionale a proiectelor. Organizația trebuie să aibă un proces care să asigure o selecție obiectivă a proiectelor. Un model de notare ar trebui să facă parte dintr-un astfel de proces. Un exemplu de model de notare este prezentat în figura de mai jos și se referă la selectarea de noi produse.

Construirea unui astfel de model presupune definirea unor criterii/întrebări și atribuirea unor ponderi corespunzătoare acestora. Apoi, atunci când avem, de exemplu, 10 idei pentru produse noi și analizăm fiecare dintre aceste idei cu ajutorul unui model de notare, vom obține informații cu privire la ideile care sunt cele mai atractive. Amintiți-vă că un astfel de model ar trebui să sprijine mai degrabă discuțiile între experți decât o decizie clară. Pentru mai multe informații despre construirea modelelor de scoring și utilizarea lor în procesul decizional, consultați articolul: Cum să evaluăm eficient ideile de proiect?

În plus față de modelele de punctare, merită în continuare să se stabilească o legătură între proiecte și obiectivele strategice ale întreprinderii. Managerii se întreabă: acest proiect sprijină vreun obiectiv din strategia noastră și în ce măsură? O astfel de discuție de fond face ca proiectele slabe să nu fie implementate. Următoarea ilustrație arată o legătură între un obiectiv strategic specific, proiecte și KPI.

Cum prognozați și cum alocați resursele proiectului?

Previzionarea și alocarea de resurse specifice proiectelor sunt două procese organizaționale diferite. Prognoza permite, la un nivel înalt, estimarea necesarului de resurse pentru anul următor. Vorbim aici de estimare, nu de planificare precisă, deoarece aceasta este practic imposibilă în majoritatea cazurilor. Să presupunem că se apropie sfârșitul anului și dorim să estimăm cererea de resurse pentru proiect pentru anul următor. Într-o astfel de situație, orice număr de proiecte care sunt în prezent în curs de desfășurare vor continua anul viitor. De asemenea, anul viitor vor fi lansate mai multe proiecte. Deși dispunem de informații relativ bune și adesea detaliate cu privire la proiectele care sunt în curs de desfășurare, vom avea informații limitate cu privire la proiectele care urmează să înceapă. Nu vom avea planuri detaliate pentru aceste proiecte, dar vom avea o schiță a acestora plasată, de exemplu, în cartele de proiect. Prin urmare, previziunile se fac la nivel de roluri sau competențe, nu de angajați specifici. De exemplu, creșterea preciziei previziunilor se poate face prin realizarea unor programe de proiect la nivel înalt, care vor avea faze semnificative specifice și, potențial, etape importante. Ca urmare a previziunilor, vom obține informații relativ precise cu privire la competențele de care vom avea nevoie în anul următor, în ce cantități și cum va fi distribuită această nevoie în timp. Astfel de informații sunt foarte valoroase, deoarece ne vor permite să planificăm mai bine distribuția proiectului în timp și ne vor da timp să recrutăm resursele necesare. Figura de mai jos prezintă cererea de resurse pentru primele luni ale anului 2025.

Vom aloca resurse specifice odată ce lansăm un anumit proiect pentru implementare. Adesea, procesul arată astfel: managerul de proiect solicită o anumită resursă/competență de la managerul de resurse, iar managerul de resurse alocă o astfel de resursă proiectului pe nume.

Optimizarea muncii și a disponibilității resurselor

Procesele de gestionare a resurselor (previziuni și alocări) ar trebui monitorizate pentru eficacitate și îmbunătățire. Biroul de gestionare a proiectelor ar trebui să asigure cea mai bună utilizare posibilă a resurselor proiectului în cadrul organizației. Optimizarea utilizării resurselor necesită o bună planificare a resurselor și monitorizarea măsurii în care aceste planuri sunt utilizate. Alocarea resurselor pentru un anumit proiect implică atribuirea de sarcini unui anumit angajat și stabilirea numărului de ore care ar trebui să fie suficiente pentru a finaliza sarcina. Figura de mai jos arată angajamentul angajatului față de proiecte și sarcini specifice pe orizontul lunii următoare. Figura arată că angajatul este angajat la trei proiecte în luna următoare și enumeră toate sarcinile în care va fi implicat.

Monitorizarea orelor efectiv lucrate în timpul proiectului este o idee bună. Acest lucru se poate face prin înregistrarea timpului de lucru pentru întregul proiect sau exact pentru fiecare sarcină efectuată. Figura de mai jos prezintă o comparație între timpul de lucru planificat și cel real.

Programarea regulată a resurselor și înregistrarea timpului efectiv de lucru oferă informații neprețuite în timp pentru o mai bună planificare și, astfel, o mai bună utilizare a resurselor proiectului. La sfârșitul unui proiect, merită, de asemenea, să analizăm și să descriem concluziile privind eficacitatea gestionării în fișa de închidere a proiectului. Astfel de concluzii sunt neprețuite atunci când lansăm un alt proiect similar în cadrul organizației. Optimizarea utilizării resurselor implică, de asemenea, alocarea judicioasă a sarcinilor către fiecare angajat. Merită să ne asigurăm că angajații au competențele potrivite pentru a îndeplini funcțiile atribuite. În caz contrar, vom obține o muncă de calitate scăzută, care se manifestă adesea prin frustrarea angajaților.

Conflictele legate de resurse: de unde provin acestea și cum le putem rezolva?

Conflictele de resurse sunt un fenomen destul de comun. Acestea implică, în principal, faptul că o resursă este solicitată simultan în cadrul mai multor proiecte sau atribuită simultan la prea multe sarcini. În plus, în anumite perioade, volumul său de lucru este mult mai mare decât disponibilitatea sa.

O astfel de situație apare atunci când managerul de proiect sau managerul de resurse nu dispune de informații complete cu privire la implicarea angajatului în activitatea de proiect atunci când atribuie un proiect sau o sarcină angajatului respectiv. Cel mai adesea, acest lucru se datorează lipsei unui software bun de gestionare a proiectelor care să sprijine gestionarea resurselor proiectului. Atunci când managerul de proiect sau managerul de resurse poate accesa informații precise cu privire la sarcinile cărora le este atribuit un anumit angajat, astfel de situații pot fi evitate în mare măsură.

Este Excel suficient pentru a gestiona eficient resursele proiectului?

Multe organizații, chiar și cele mari, nu prevăd deloc utilizarea resurselor de proiect. Se ia decizia de a demara mai multe proiecte, iar managerii de proiect și membrii echipelor sunt repartizați pe proiecte fără a se cunoaște volumul lor total de muncă. Acest lucru duce la perioade în care anumiți angajați sunt suprasolicitați sau subîncărcați cu muncă. Atunci când o organizație își dă seama că procesul de gestionare a resurselor trebuie să fie simplificat, aceasta dezvoltă adesea o soluție MS Excel. În organizațiile mai mici, această abordare poate funcționa bine. Cu toate acestea, organizațiile mari care implică zeci sau chiar sute de persoane în proiecte paralele nu pot lucra eficient folosind doar Excel. Nu este ușor să concepi un proces eficient de gestionare a resurselor în Excel. Un astfel de proces necesită interacțiune între managerii de proiect, managerii de resurse și membrii echipei de proiect. Excel nu poate gestiona activitatea simultană a mai multor utilizatori și, de asemenea, nu este un instrument pentru modelarea proceselor.

Desigur, Excel poate servi ca un instrument „de tranziție”. Organizația începe să învețe gestionarea resurselor cu acesta și îi vede limitările. După ceva timp, organizația decide și implementează un proiect profesional și un instrument de gestionare a resurselor proiectului. Într-un program profesional, toate aspectele legate de gestionarea resurselor sunt integrate cu programele și sarcinile proiectului. Atunci când angajații sunt repartizați la următoarea sarcină, sistemul îi informează imediat cu privire la disponibilitatea unui anumit angajat. Acest lucru facilitează foarte mult munca și coordonează în mod adecvat întregul proces de gestionare a resurselor. Este esențial să realizăm că introducerea datelor privind utilizarea resurselor în sistemul informatic este, într-o anumită măsură, laborioasă. Beneficiile gestionării profesionale a resurselor depășesc cu mult munca depusă pentru introducerea datelor.

Gestionarea eficientă a resurselor proiectului în practică

Toate organizațiile care doresc să atingă niveluri din ce în ce mai ridicate de maturitate a proiectelor ar trebui să implementeze un proces de previzionare și alocare a resurselor pentru proiecte. Gestionarea eficientă a resurselor are un impact pozitiv fără echivoc asupra unei eficiențe sporite în execuția proiectelor. Având în vedere numărul mare de resurse implicate în proiecte, merită să se implementeze un bun program de gestionare a resurselor proiectelor și a proiectelor. O astfel de soluție integrată elimină o mare parte din munca manuală, automatizează multe aspecte și oferă informații precise cu privire la gradul de utilizare a resurselor.