Comment créer un calendrier de projet ? Apprenez à l'aide d'un exemple concret !

Le calendrier est la base de la mise en œuvre de tout projet. Tous les calendriers ne se présentent pas sous la forme d’un diagramme de Gantt avec un chemin critique, mais tous les calendriers comportent une liste de tâches à accomplir dans le cadre du projet, une définition des responsabilités des personnes chargées de les accomplir et des délais à respecter. Un exemple pratique de construction d’un calendrier de projet à l’aide de FlexiProject sera décrit ci-dessous.

Optimisez la clarté du projet grâce à une charte de projet

Assurez-vous de bien comprendre les résultats du projet et les résultats commerciaux. La meilleure façon d’y parvenir est de rédiger une charte de projet, un document qui sert de boussole, guidant l’orientation du projet et garantissant sa bonne exécution.

De nombreuses équipes de projet démarrent un projet sans élaborer une bonne charte de projet ni même créer un bon calendrier – elles commencent à agir et à mettre en œuvre le projet. Il s’agit d’une erreur importante et de la raison la plus fréquente de l’échec potentiel d’un projet.

Pour établir un bon calendrier, vous devez savoir ce que vous voulez atteindre. La charte de projet est le document de base du projet et l’un des plus importants. À ce stade, le concept est formé, définissant les objectifs commerciaux, la portée, les étapes, les délais critiques, les risques et les coûts du projet. En remplissant la charte de projet, de nombreuses questions et préoccupations se posent, et leurs réponses permettent de cristalliser de plus en plus le projet.

À ce stade, les différentes parties prenantes du projet peuvent également s’exprimer – tout le monde est d’accord pour dire que le projet doit ressembler à ceci et non à cela. Une fois que nous sommes sûrs de disposer d’une charte de projet bien élaborée, celle-ci doit être formellement approuvée par les règles de l’entreprise concernée. Je pense qu’il convient également d’ajouter que la charte de projet doit être mise à jour au cours de sa mise en œuvre afin de refléter en permanence la forme actuelle du projet. Un exemple de charte de projet du système FlexiProject est présenté dans l’illustration suivante :

Identifier les principaux produits que le projet est censé fournir

Il existe une méthode de création d’un plan de projet appelée planification par produit. Il s’agit de définir les produits/résultats que le projet fournira, puis de construire les phases, les étapes, les tâches et les jalons qui permettront de fournir ces produits. Il s’agit d’une méthode très efficace, même si, dans la pratique, la définition des produits et la structure des tâches menant à leur réalisation se font souvent en parallèle. Cette approche itérative fonctionne très bien dans la pratique. Ainsi, après avoir rédigé la charte de projet, nous dressons une liste des produits que le projet est censé fournir et nous les décrivons de manière concise afin qu’aucune ambiguïté ne subsiste. L’illustration suivante montre la liste des livrables créés dans FlexiProject :

Dans l’illustration ci-dessus, vous pouvez voir que chaque produit est associé à une tâche dans le calendrier du projet, ce qui garantit que ce produit sera créé et placé à un endroit spécifique. Bien entendu, ce lien avec les tâches programmées ne sera établi que lorsque nous commencerons à construire la structure des tâches du projet, décrite dans la section suivante. Cette approche garantit qu’aucun produit ne sera « orphelin », comme on peut le voir avec les deux avant-derniers produits de la liste, qui ne sont liés à aucune tâche planifiée – dans ce cas, une lumière rouge devrait immédiatement s’allumer dans la tête du chef de projet pour lui signaler que le calendrier du projet n’est pas complet.

L’illustration suivante, en revanche, montre comment, en pratique, dans le système de gestion de projets FlexiProject, vous pouvez lier un produit à une tâche spécifique. Sur la fiche produit, nous disposons d’un champ « calendrier » qui, lorsqu’il est cliqué, nous montre la structure du calendrier – nous sélectionnons une tâche particulière, nous cliquons sur OK, et j’ai un produit associé au calendrier.

Une autre illustration ci-dessous montre comment, sur la structure du calendrier elle-même, vous pouvez voir quelles tâches sont spécifiquement affectées à des livrables de projet – le symbole « paquet/boîte » apparaît alors dans la ligne de cette tâche. Cette approche conforte le chef de projet dans l’idée qu’il n’a rien oublié.

Identifier les phases, les étapes et les jalons du projet

Après avoir identifié les produits livrables du projet – ce qui, comme nous l’avons dit plus haut, se fait souvent en parallèle dans la pratique – nous identifions les principales phases du projet. C’est important pour imaginer les grandes « composantes » de notre projet. Par exemple, dans le cas de projets de développement de nouveaux produits, la première phase peut être le « développement du concept », et la deuxième phase peut être la « préparation de l’analyse de rentabilité », etc.

Après avoir défini les phases du projet, nous pouvons diviser chaque phase en étapes et ajouter des jalons. Ce dernier mérite d’être placé après l’achèvement de chaque phase afin d’en faire une synthèse formelle et de pouvoir ainsi passer à la phase suivante. Une telle focalisation sur la structure globale du projet dès le début est tout à fait logique dans la pratique.

Identifier les tâches du projet

Une fois la structure globale du calendrier élaborée, nous identifions les tâches spécifiques du projet, comme le montre l’illustration suivante.

Établir des liens logiques/des dépendances entre les différentes tâches

En établissant des liens ou des dépendances logiques entre les tâches de votre projet, vous pouvez planifier efficacement le projet, maintenir l’ordre et assurer une progression logique. Cette approche profite également aux personnes responsables de tâches qui dépendent d’autres personnes, car elles seront informées de l’achèvement de la tâche précédente et pourront commencer leur travail. En outre, tout retard dans la tâche précédente sera facilement visible sur le diagramme de Gantt, ce qui vous donnera une bonne visibilité :

Attribuer la responsabilité de la mise en œuvre des différentes tâches et de leur date d'achèvement.

Après avoir construit la structure globale du calendrier et décrit les produits et les dépendances logiques entre les tâches, nous pouvons déterminer la responsabilité et les dates de mise en œuvre des tâches individuelles, leur intensité de travail et leur durée. À ce stade, il sera utile d’établir des relations entre les tâches – s’il y en a, le système gardera un œil sur les dates des tâches dépendantes afin qu’elles ne se chevauchent pas.

Complétez le calendrier avec des champs supplémentaires qui vous aideront à mieux le gérer à l'avenir

Il s’agit d’une fonctionnalité pratique offerte par le système FlexiProject, car elle permet une grande flexibilité dans la planification et le détail du calendrier. En effet, le système de gestion de projet FlexiProject vous permettra de créer des colonnes sur le calendrier avec le nom que vous souhaitez.

Supposons qu’un chef de projet veuille hiérarchiser les tâches individuelles, c’est-à-dire montrer quelles sont les tâches prioritaires et quelles sont celles qui sont essentielles et routinières. Ensuite, il crée une colonne « Priorité » supplémentaire et définit les champs possibles pour la sélection. En outre, si le chef de projet souhaite que les flux de projets soient équivalents aux cellules organisationnelles de l’entreprise, il crée une colonne « département » de l’entreprise et l’utilise dans le calendrier. Si cela est fait, il est facile de filtrer le calendrier et de voir quelles tâches sont assignées au département des ventes et au département de la production, et quelles sont leurs priorités.

En outre, le système FlexiProject vous permet d’afficher un diagramme de Gantt coloré, par exemple, par priorité ou par département de l’entreprise. Cette approche est pratique dans la mesure où de nombreuses personnes sont des apprenants visuels et, en voyant, par exemple, une tâche en orange, elles savent immédiatement qu’il s’agit de la tâche la plus prioritaire – l’illustration suivante montre un diagramme de Gantt coloré par priorité :

Approuver le calendrier de suivi des déviations au stade de la mise en œuvre.

Le calendrier ainsi construit peut être sauvegardé en tant que « baseline », ou plan de base du projet, auquel nous nous référerons ultérieurement au cours de la mise en œuvre et de l’analyse des écarts. Sur le diagramme de Gantt, comme dans l’illustration ci-dessous, le plan de base est représenté par une fine ligne noire à côté de chaque tâche et l’état d’avancement du projet par une barre bleue plus épaisse :

Tout en travaillant sur le calendrier, notez les risques qui vous viennent à l'esprit et les coûts potentiels.

Lors de l’élaboration du calendrier, les risques potentiels du projet viennent souvent à l’esprit et il convient de les noter immédiatement afin qu’ils ne nous échappent pas. Le système FlexiProject nous permet d’enregistrer les risques du projet au niveau des tâches, ce qui est très pratique dans un tel cas. Si nous identifions un risque spécifique et que nous l’assignons à une tâche particulière, nous verrons apparaître dans la ligne de cette tâche un triangle avec un point d’exclamation, comme dans l’illustration suivante :

De la conception à l'achèvement : établir un calendrier efficace