Jak vytvořit harmonogram projektu? Učte se na praktickém příkladu!

Maximalizujte přehlednost projektu pomocí projektové charty

Ujistěte se, že jasně rozumíte výsledkům projektu a obchodním výstupům. Této jasnosti nejlépe dosáhnete vyplněním projektové charty, dokumentu, který slouží jako kompas, určuje směr projektu a zajišťuje jeho úspěšnou realizaci.

Mnoho projektových týmů zahajuje projekt, aniž by vypracovaly dobrou Chartu projektu nebo dokonce vytvořily dobrý harmonogram – začnou jednat a realizovat projekt. Jedná se o podstatnou chybu a nejčastější příčinu možného neúspěchu projektu.

Chcete-li sestavit dobrý plán, musíte vědět, čeho chcete dosáhnout. Projektová charta je základním a jedním z nejdůležitějších dokumentů projektu. V této fázi se vytváří koncepce, která definuje obchodní cíle projektu, rozsah, milníky, kritické termíny, rizika a náklady. Při vyplňování Charty projektu se objevuje mnoho otázek a obav, jejichž zodpovězení zajišťuje, že se projekt stále více krystalizuje.

V této fázi se mohou vyjádřit i různé zainteresované strany projektu – všichni se shodnou na tom, že projekt by měl vypadat přesně takhle a ne jinak. Jakmile jsme si jisti, že máme dobře vypracovanou Chartu projektu, měli bychom ji formálně schválit podle pravidel dané společnosti. Myslím, že je také vhodné dodat, že Charta projektu by měla být v průběhu jeho realizace neustále aktualizována, aby odrážela aktuální podobu projektu. Příklad systémové projektové charty ze systému FlexiProject je uveden na následujícím obrázku:

Určete hlavní produkty, které má projekt přinést.

Existuje metoda tvorby plánu projektu, která se nazývá plánování na základě produktu. Zahrnuje definování produktů/výstupů, které projekt přinese, a následné sestavení fází, etap, úkolů a milníků pro dodání těchto produktů. Jedná se o velmi účinnou metodu, i když v praxi se často definice produktů a struktura úkolů vedoucích k jejich realizaci provádí paralelně. Tento iterativní přístup se v praxi velmi dobře osvědčuje. Po dokončení Charty projektu tedy vytvoříme seznam produktů, které má projekt přinést, a stručně je popíšeme tak, aby nevznikly žádné nejasnosti. Následující obrázek ukazuje seznam výstupů vytvořených na adrese FlexiProject:

Na obrázku výše vidíte, že každý produkt má v harmonogramu projektu přiřazený úkol, který zajišťuje, že tento produkt bude vytvořen a umístěn na určité místo. Toto propojení s naplánovanými úkoly bude samozřejmě provedeno až poté, co začneme vytvářet strukturu úkolů projektu, popsanou v následující části. Tento přístup zajišťuje, že žádný produkt nezůstane „osiřelý“, jak je vidět na předposledních dvou produktech v seznamu, které nejsou spojeny s žádným naplánovaným úkolem – v takovém případě by se vedoucímu projektu měla okamžitě rozsvítit červená kontrolka, že harmonogram projektu není kompletní.

Následující obrázek naopak ukazuje, jak lze v praxi v systému řízení projektů FlexiProject propojit produkt s konkrétním úkolem. Na kartě produktu máme pole „plán“, které nám po kliknutí zobrazí strukturu plánu – vybereme konkrétní úkol, klikneme na tlačítko OK a k plánu je přiřazen produkt.

Další obrázek níže ukazuje, jak na samotné struktuře harmonogramu vidíte, které úkoly mají konkrétně přiřazené výstupy projektu – v řádku tohoto úkolu se pak objeví symbol „balíčku/boxu“. Tento přístup uklidňuje projektového manažera, že na nic nezapomněl.

Určete fáze, etapy a milníky projektu.

Po určení výstupů projektu – což, jak jsme již uvedli, se v praxi často děje paralelně – určíme hlavní fáze projektu. To je důležité pro představu, z jakých velkých „stavebních kamenů“ se bude náš projekt skládat. Například v případě projektů vývoje nových produktů může být první fází „vývoj koncepce“, druhou fází „příprava obchodního případu“ atd.

Po definování fází projektu můžeme každou fázi rozdělit na etapy a přidat milníky. Ten je vhodné umístit za ukončení každé fáze, aby byl formálně shrnut a my tak mohli přejít k další fázi. Takové zaměření na celkovou strukturu projektu na začátku má v praxi poměrně velký smysl.

Identifikace úkolů v projektu

Po vytvoření celkové struktury harmonogramu určíme konkrétní úkoly projektu, jak je znázorněno na následujícím obrázku.

Vytváření logických vazeb/závislostí mezi různými úkoly

Vytvořením vazeb nebo logických závislostí mezi úkoly v projektu můžete efektivně naplánovat projekt, udržet v něm pořádek a zajistit jeho logický průběh. Tento přístup je výhodný i pro osoby odpovědné za úkoly, které závisí na ostatních, protože budou upozorněny na dokončení předchozího úkolu a mohou začít pracovat. Kromě toho budou na Ganttově diagramu snadno patrná všechna zpoždění předchozího úkolu, což zajistí jasnou viditelnost:

Přidělení odpovědnosti za realizaci jednotlivých úkolů a termínů jejich dokončení.

Po sestavení celé struktury harmonogramu a popisu produktů a logických závislostí mezi úkoly můžeme určit odpovědnost a termíny realizace jednotlivých úkolů, jejich pracnost a dobu trvání. V tomto okamžiku bude výhodné vytvořit vztahy mezi úkoly – pokud nějaké existují, systém bude hlídat data závislých úkolů, aby se nepřekrývala.

Doplňte plán o další pole, která vám v budoucnu pomohou lépe jej spravovat.

Jedná se o praktickou funkci, kterou systém FlexiProject nabízí, protože umožňuje velkou flexibilitu při plánování a podrobném rozpisu. Konkrétně vám systém pro správu projektů FlexiProject umožní vytvořit v harmonogramu sloupce s libovolným názvem.

Předpokládejme, že projektový manažer chce stanovit priority jednotlivých úkolů, tj. ukázat, které úkoly mají prioritu a které jsou zásadní a rutinní. Poté vytvoří další sloupec „Priorita“ a definuje možná pole pro výběr. Pokud chce navíc projektový manažer vidět projektové toky odpovídající organizačním buňkám ve firmě, vytvoří sloupec „oddělení“ firmy a použije jej v harmonogramu. Pokud je to provedeno, je možné jednoduše filtrovat plán a zjistit, které úkoly jsou přiřazeny obchodnímu oddělení, které výrobnímu oddělení a jaké mají priority.

Systém FlexiProject navíc umožňuje zobrazit Ganttův diagram barevně rozlišený například podle priorit nebo oddělení ve firmě. Tento přístup je praktický, protože mnoho lidí se učí vizuálně, a když vidí například úkol v oranžové barvě, okamžitě poznají, že jde o úkol s nejvyšší prioritou – následující obrázek ukazuje barevný Ganttův diagram podle priority:

Schválení plánu harmonogramu pro sledování odchylek ve fázi realizace.

Takto sestavený harmonogram lze uložit jako tzv. baseline neboli základní plán projektu, na který se budeme později při realizaci odvolávat a analyzovat odchylky. Na Ganttově diagramu, jako na obrázku níže, bude základní plán zobrazen tenkou černou čarou vedle každého úkolu a aktuální průběh projektu silnějším modrým pruhem:

Při práci na harmonogramu si zapište rizika, která vás napadnou, a případné náklady.

Při sestavování harmonogramu často přicházejí na mysl potenciální rizika projektu, která je vhodné okamžitě zaznamenat, aby nám „neutekla“. Systém FlexiProject nám umožňuje evidovat rizika projektu z úrovně projektového úkolu, což je v takovém případě velmi výhodné. Pokud identifikujeme konkrétní riziko a přiřadíme ho k určitému úkolu, pak se v řádku tohoto úkolu zobrazí trojúhelník s vykřičníkem, jako na následujícím obrázku:

Od konceptu k dokončení: sestavení efektivního harmonogramu