Managementul proiectelor, Unelte

Cum se creează un program de proiect? Învățați cu un exemplu practic!

Calendarul reprezintă baza pentru implementarea oricărui proiect. Nu toate programele sunt prezentate pe o diagramă Gantt cu o cale critică, dar fiecare program are o listă de sarcini care trebuie îndeplinite în cadrul proiectului, o responsabilitate definită a celor care trebuie să le îndeplinească și până la ce termen limită. Un exemplu practic de construire a unui program de proiect folosind FlexiProject va fi descris mai jos.

Ce veți învăța din acest articol? Cum să creați un program de proiect – vă vom arăta printr-un exemplu practic. De ce este esențială definirea rezultatelor proiectului și a obiectivelor de afaceri în Carta proiectului. Cum să identificați principalele faze, repere și sarcini ale unui proiect. Cum să stabiliți dependențe între sarcini și să atribuiți responsabilități. Cum să îmbunătățiți programul cu câmpuri suplimentare pentru a facilita gestionarea. Ce beneficii rezultă din utilizarea sistemului FlexiProject pentru crearea și monitorizarea graficelor de proiect.

Maximizați claritatea proiectului cu o Cartă de proiect

Asigurați-vă că înțelegeți în mod clar rezultatele proiectului și rezultatele comerciale. Această claritate se obține cel mai bine prin completarea unei Carte a proiectului, un document care servește drept busolă, ghidând direcția proiectului și asigurând livrarea cu succes a acestuia.

Multe echipe de proiect demarează un proiect fără a elabora o Cartă a proiectului bună sau chiar fără a crea un calendar bun – ele încep să acționeze și să implementeze proiectul. Aceasta este o greșeală de fond și cel mai frecvent motiv pentru un potențial eșec al proiectului.

Pentru a construi un program bun, trebuie să știți ce doriți să realizați. Carta proiectului este documentul de bază și unul dintre cele mai importante documente ale proiectului. În această etapă, se formează conceptul, definind obiectivele de afaceri ale proiectului, domeniul de aplicare, etapele de referință, termenele limită critice, riscurile și costurile. În timpul completării Cartei de proiect, apar multe întrebări și preocupări, iar răspunsurile la acestea asigură o cristalizare din ce în ce mai mare a proiectului.

În acest stadiu, diferitele părți interesate de proiect își pot spune și ele părerea – toată lumea este de acord că proiectul trebuie să arate exact așa și nu așa. Odată ce suntem siguri că avem o Cartă de proiect bine elaborată, aceasta ar trebui să fie aprobată în mod oficial de către regulile unei anumite companii. De asemenea, cred că merită adăugat faptul că Carta de proiect ar trebui să fie actualizată în timpul implementării sale pentru a reflecta în permanență forma actuală a proiectului. Un exemplu de Cartă de proiect a sistemului FlexiProject este prezentat în următoarea ilustrație:

Identificați principalele produse pe care se așteaptă ca proiectul să le livreze

Există o metodă de creare a unui plan de proiect numită Planificare bazată pe produs. Aceasta implică definirea produselor/rezultatelor pe care le va furniza proiectul și apoi construirea fazelor, etapelor, sarcinilor și etapelor de referință pentru a furniza aceste produse. Aceasta este o metodă foarte eficientă, deși, în practică, destul de des, definirea produselor și structura sarcinilor care duc la realizarea lor se fac în paralel. Această abordare iterativă funcționează foarte bine în practică. Așadar, după ce completăm Carta de proiect, creăm o listă de produse pe care proiectul trebuie să le livreze și le descriem concis, astfel încât să nu rămână nicio ambiguitate. Următoarea ilustrație prezintă lista de livrabile create în FlexiProject:

În ilustrația de mai sus, puteți vedea că fiecare produs are o sarcină asociată în programul proiectului, asigurând că acest produs va fi creat și plasat într-un anumit loc. Bineînțeles, această legătură cu sarcinile programate va fi făcută numai după ce vom începe să construim structura sarcinilor proiectului, descrisă în secțiunea următoare. Această abordare garantează că niciun produs nu va fi „orfan”, așa cum se poate observa în cazul penultimelor două produse din listă, care nu sunt legate de nicio sarcină programată – caz în care managerului de proiect ar trebui să i se aprindă imediat o lumină roșie în cap că programul proiectului nu este complet.

Pe de altă parte, următoarea ilustrație arată cum, în practică, în sistemul de gestionare a proiectelor FlexiProject, puteți lega un produs de o sarcină specifică. Pe fișa produsului, avem un câmp „program” care, atunci când facem clic pe el, ne arată structura programului – selectăm o anumită sarcină, facem clic pe OK și avem un produs asociat cu programul.

O altă ilustrație de mai jos arată cum, pe structura programului propriu-zis, puteți vedea ce sarcini au alocate în mod specific livrabilele proiectului – atunci simbolul „pachet/cutie” apare pe linia acelei sarcini. Această abordare îl liniștește pe managerul de proiect că nu a uitat nimic.

Identificarea fazelor, etapelor și etapelor proiectului

După ce identificăm produsele livrabile ale proiectului – ceea ce, așa cum am spus mai devreme, se întâmplă destul de des în paralel în practică – identificăm principalele faze ale proiectului. Acest lucru este important pentru a ne imagina din ce mari „blocuri” va consta proiectul nostru. De exemplu, în cazul proiectelor de dezvoltare de noi produse, prima fază ar putea fi „Dezvoltarea conceptului”, iar a doua fază ar putea fi „Pregătirea cazului de afaceri” etc.

După ce am definit fazele proiectului, putem împărți fiecare fază în etape și putem adăuga repere. Aceasta din urmă merită să fie plasată după finalizarea fiecărei etape, astfel încât să fie rezumată în mod formal și să putem trece astfel la următoarea etapă. O astfel de concentrare asupra structurii generale a proiectului la început are destul de mult sens în practică.

Identificați sarcinile din cadrul proiectului

După ce a fost elaborată structura generală a programului, identificăm sarcinile specifice ale proiectului, așa cum se arată în ilustrația următoare.

Construiți legături/dependențe logice între diferite sarcini

Prin stabilirea de legături sau dependențe logice între sarcinile din proiect, puteți programa eficient proiectul, menține ordinea și asigura o progresie logică. Această abordare îi avantajează, de asemenea, pe cei responsabili de sarcinile care depind de alții, deoarece vor fi notificați atunci când sarcina precedentă este finalizată și își pot începe activitatea. În plus, orice întârzieri în sarcina anterioară vor fi ușor vizibile pe graficul Gantt, oferind o vizibilitate clară:

Atribuirea responsabilității pentru punerea în aplicare a sarcinilor individuale și a datelor de finalizare a acestora

După ce am construit întreaga structură a programului și am descris produsele și dependențele logice dintre sarcini, putem determina responsabilitatea și datele de implementare a sarcinilor individuale, intensitatea muncii și durata acestora. În acest moment, va fi benefică crearea de relații între sarcini – dacă există relații, sistemul va urmări datele sarcinilor dependente, astfel încât acestea să nu se suprapună.

Completați programul cu câmpuri suplimentare care vă vor ajuta să îl gestionați mai bine în viitor.

Aceasta este o funcționalitate utilă oferită de sistemul FlexiProject, deoarece permite o mare flexibilitate în planificarea și detalierea programului. Concret, sistemul de gestionare a proiectelor FlexiProject vă va permite să creați coloane pe program cu orice nume doriți.

Să presupunem că un manager de proiect dorește să prioritizeze sarcinile individuale, adică să arate care sarcini au prioritate și care sunt esențiale și de rutină. Apoi, el construiește o coloană suplimentară „Prioritate” și definește câmpurile posibile pentru selecție. În plus, în cazul în care managerul de proiect dorește să vadă fluxurile de proiecte echivalente cu celulele organizaționale din cadrul companiei, acesta construiește o coloană „departament” a companiei și o utilizează în program. Dacă se face acest lucru, este simplu să se filtreze programul și să se vadă ce sarcini sunt atribuite departamentului de vânzări, care sunt atribuite departamentului de producție și ce priorități au acestea.

În plus, sistemul FlexiProject vă permite să afișați o diagramă Gantt colorată, de exemplu, în funcție de prioritate sau departament în cadrul companiei. Această abordare este practică în măsura în care mulți oameni sunt persoane care învață vizual și, văzând, de exemplu, o sarcină de culoare portocalie, ei știu imediat că este cea mai mare prioritate – următoarea ilustrație prezintă o diagramă Gantt colorată în funcție de prioritate:

Aprobarea planului de planificare pentru monitorizarea abaterilor în etapa de implementare

Programul construit în acest mod poate fi salvat ca așa-numita bază de referință sau planul de bază al proiectului, la care ne vom referi ulterior în timpul implementării și vom analiza abaterile. Pe diagrama Gantt, ca în ilustrația de mai jos, planul de bază va fi afișat cu o linie neagră subțire lângă fiecare sarcină și progresul actual al proiectului cu o bară albastră mai groasă:

În timp ce lucrați la program, notați riscurile care vă vin în minte și costurile potențiale.

În timp ce construim programul, ne vin adesea în minte potențialele riscuri ale proiectului, care merită să fie notate imediat pentru a nu „scăpa de noi”. Sistemul FlexiProject ne permite să înregistrăm riscurile proiectului de la nivelul sarcinii proiectului, ceea ce este foarte convenabil într-un astfel de caz. Dacă identificăm un risc specific și îl atribuim unei anumite sarcini, atunci în dreptul acelei sarcini vom vedea un triunghi cu semnul exclamării, ca în ilustrația următoare:

De la concept la finalizare: construirea unui program eficient